Talentics Blog

Tren, Wawasan, dan Opini seputar HR & People Analytics

Talent Assessment and Selection

Langkah dan Tips dalam Menggunakan Virtual Assessment Center (VAC) untuk Proses Rekrutmen

02 Mar 2021 Rahma Yulita

Virtual Assessment Center (VAC) menjadi salah satu recruitment tool yang populer pada saat ini. Dengan berubahnya lanskap rekrutmen dari offline menjadi online dimana proses rekrutmen memanfaatkan teknologi digital, HR  terdorong untuk menjadi lebih agile dalam melaksanakan tugasnya merekrut kandidat terbaik untuk perusahaan.

Karena situasi saat ini, dimana seluruh orang di dunia masih menghadapi pandemi COVID-19, banyak perusahaan menyesuaikan strategi perekrutan mereka untuk memastikan kandidat masih dapat mengambil bagian dalam proses rekrutmen yang ideal. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan Assessment Center berbasis virtual.

Seperti yang telah dibahas dalam artikel sebelumnya, Assessment Center (AC) adalah proses yang ketat untuk menilai perilaku kandidat dan menemukan kecocokan kandidat untuk suatu peran. AC biasanya dirancang dan dilakukan oleh HR profesional, karena AC dapat digunakan untuk menilai dan mengevaluasi peran apa pun di tingkat manapun.

Karena keterbatasan fisik AC, dan ditambah dengan munculnya pandemi COVID-19 yang menyebabkan adanya dorongan perusahaan untuk melakukan segala kegiatan secara remote/work from home, kehadiran Virtual Assessment Center (VAC) mulai menjadi pilihan terbaik. Dengan memanfaatkan teknologi, perusahaan sekarang dapat menikmati reliabilitas Assessment Center sekaligus menghemat waktu dan biaya dengan menerapkan secara virtual. Sama seperti AC, VAC memiliki beberapa alat yang dipetakan ke kompetensi kandidat.

Assessment Center (AC) biasanya terdiri dari beberapa aktivitas yang dijalankan sepanjang hari, dan dirancang untuk menguji bagaimana kandidat menghadapi situasi terkait pekerjaan. Aktivitas yang dimaksud disini adalah aktivitas seperti presentasi, latihan in-tray, tes psikometri, studi kasus, dan latihan kelompok. Namun, Anda tidak perlu khawatir dengan konsep offline yang biasa dijalankan oleh AC. Dalam VAC, semua aktivitas ini masih tetap dapat berjalan, perbedaannya hanya seluruh proses akan dijalankan secara online, tanpa perlu mengunjungi kantor perusahaan atau bertemu perekrut secara langsung.

Baca Juga : Mengenal Virtual Assessment Center (VAC) dan 3 Kunci Penting di Dalamnya

Sebelum menjalankan VAC ke dalam proses rekrutmen Anda, ada beberapa tips dan langkah penting yang perlu Anda perhatikan agar penerapannya dapat berjalan dengan baik. Berikut ini adalah beberapa langkah-langkah penting sebelum menggunakan Virtual Assessment Centre (VAC).

1. Job Analysis

Baik menggunakan VAC untuk perekrutan atau improvement, prinsip utamanya adalah menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu, dan tanpa terlebih dahulu memahami secara menyeluruh pekerjaan yang ingin kita isi, mustahil untuk mengetahui siapa orang yang tepat.

Dalam melakukan analisis pekerjaan, setidaknya kita perlu memahami akuntabilitas langsung dan tidak langsung dari pekerjaan, seperti apa ruang lingkup pekerjaan dalam kacamata masa kini dan masa depan, kompetensi baik kepemimpinan maupun fungsional yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, dan kemahiran yang dibutuhkan di antara kompetensi tersebut.

2. Define Competencies

Setelah pekerjaan dianalisis, harus ada kerangka kerja yang jelas dalam hal kompetensi yang memberi tahu Anda, apa-apa saja yang harus ditunjukkan oleh kandidat berpotensi tinggi. Pastikan untuk mendefinisikan kompetensi ini dengan jelas untuk menghindari kebingungan.

Untuk lebih lanjutnya, tanyakan apakah kompetensi kandidat tersebut dapat diukur oleh assessment centre. Kompetensi tertentu hanya akan terlihat di tempat kerja atau dari waktu ke waktu namun sebagian besar kepemimpinan dan beberapa kompetensi teknis dapat dengan mudah diukur melalui VAC.

3. Exercise Mapping & Design

Memanfaatkan hasil dari analisis pekerjaan, identifikasi set kompetensi dan kriteria. Dengan memanfaatkan hasil tersebut, beberapa latihan yang mencerminkan simulasi elemen kunci dan konteks pekerjaan kandidat sekarang dapat dipetakan. Rancangan penggunaan beberapa latihan adalah untuk memiliki gambaran lengkap tentang bagaimana kandidat akan merespons pekerjaannya dalam skenario yang berbeda dan memvalidasi kinerja mereka dengan mengukur setiap kompetensi lebih dari satu kali. Latihan-latihan ini dapat berkisar dari penilaian psikometri, tes kognitif, simulasi bisnis, wawancara video, dan lain-lain.

Setelah memahami langkah-langkah yang perlu disiapkan sebelum memulai menerapkan Virtual Assessment Center (VAC) ke dalam proses rekrutmen Anda, ada beberapa tips yang dapat membantu Anda untuk meningkatkan keberhasilan dari proses VAC yang dilakukan. Berikut inilah tips untuk menerapkan VAC:

1. Tentukan Assessment yang ingin digunakan

Tips pertama adalah dengan menentukan tipe assessment seperti apa yang ingin Anda gunakan. Ada beberapa tipe assessment yang dapat dilakukan dalam Virtual Assessment Center (VAC) seperti; Case Study, Inbox / Tray Exercise, Subordinate Interaction, Situational Judgement, Peers Interaction, dan lain-lain.

Pemilihan assessment harus disesuaikan dengan tujuan yang ingin Anda dapatkan dari seorang kandidat, sehingga keberhasilan rekrutmennya akan sejalan dengan hasil dari VAC yang telah dilakukan. Selain itu, pemilihan assessment juga berdasar dengan job/role yang ada, karena akan ada beberapa perbedaan pada setiap job/role yang berbeda tergantung dengan kebutuhannya masing-masing. Maka dari itu, Anda perlu mempersiapkan beberapa tipe assessment yang memang sesuai dengan ekspektasi job/role tersebut.

Baca Juga : Kompetensi Penting yang Harus Dimiliki Karyawan selama Work From Home

2. Memberikan instruksi dengan jelas

Tidak hanya berlaku untuk peserta Virtual Assessment Center (VAC), tetapi mempersiapkan segalanya dengan baik juga merupakan hal krusial untuk Anda sebelum memulai VAC. Ketika Anda sudah memilih kandidat yang lolos untuk kemudian berlanjut ke tahap VAC, pastikan untuk memberikan informasi dan instruksi mengenai VAC sejelas-jelasnya sehingga tidak akan ada kesalahan minor maupun major ketika tesnya berlangsung.

Hal ini juga dapat membantu meningkatkan candidate experience, dimana kandidat yang diproses akan merasa dilayani dengan baik karena cukupnya informasi yang Anda berikan sebelum kandidat tersebut mengikuti VAC. Pastikan untuk menuliskan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan oleh kandidat seperti koneksi internet yang stabil, komputer / laptop dengan spesifikasi yang sesuai, aplikasi apa saja yang butuh diunduh jika ada, dan dress code yang baik digunakan ketika on cam.

3. Tetap berkomunikasi dengan kandidat

Meskipun Virtual Assessment Center (VAC) dilakukan secara virtual, tetaplah sedia jika kandidat memiliki pertanyaan yang mungkin akan menghambat jalannya proses tersebut. Anda bisa melakukan konfirmasi ketersediaan kandidat untuk mengikuti VAC sehari sebelum tesnya berlangsung untuk memastikan kandidat akan hadir tepat waktu.

Karena komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting terutama di kondisi yang serba virtual seperti saat ini, jangan lupa untuk terus update mengenai progres kandidat ketika mengikuti VAC dan ketika hasilnya keluar. Jangan biarkan kandidat menunggu terlalu lama untuk mendapatkan kabar dari Anda, hal ini juga penting untuk menjaga candidate experience tetap positif dari awal proses rekrutmen hingga akhir.


Hal yang paling penting dari Virtual Assessment Center (VAC) adalah kesiapan perusahaan Anda dalam pelaksanaannya, sehingga prosesnya akan berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan yang mungkin terjadi dan membuat candidate experience menjadi buruk. Dengan VAC yang baik, quality-of-hire di perusahaan Anda akan meningkat juga.

Talentics dapat membantu Anda menilai serta mengidentifikasi kompetensi dan area pengembangan kandidat secara instan dengan tidak terbatas lokasi untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan Anda. Buat keputusan seleksi dan suksesi karyawan dengan lebih akurat dari jarak jauh sekalipun dengan Talentics. Ikuti uji coba dashboard gratisnya sekarang!

Article Editor: Nadia Fernanda

(Images by Shutterstock)

Author

Written by Rahma Yulita Head of Content and Media