Collaborative hiring adalah metode rekrutmen yang melibatkan seluruh lini perusahaan, di mana tim dari departemen yang berbeda dan lintas tingkat mengambil bagian di dalamnya. Metode ini pun populer dipakai perusahaan-perusahaan di Silicon Valley, seperti Google dan Apple, bahkan dijuluki Steve Jobs sebagai cara terbaik merekrut talenta potensial.

Praktiknya membuat sistem perekrutan menjadi lebih strategis karena melibatkan anggota tim dari departemen pekerjaan terkait untuk berkolaborasi dalam proses perekrutan. Sehingga semua berhak untuk chip in ide atau saran dalam menentukan talenta mana yang kemudian direkrut.

Praktisi HR dalam hal ini dapat memilih mengikutsertakan mulai dari recruiters, hiring managers, HR manager, user (rekan kerja yang akan bekerja langsung sama), hingga ke pimpinan perusahaan (C-level executives), selama proses wawancara atau seleksi talenta potensial untuk mengidentifikasi yang sesuai secara kultur kerja perusahaan (culture fit) maupun kepribadiannya (personality fit).

Baca juga: Menciptakan Budaya Perusahaan yang Etis dengan Memanfaatkan Assessment

Menemukan Talenta yang Tepat dengan Collaborative Hiring

Metode ini melibatkan banyak orang dalam membuat keputusan sehingga perlu direncanakan dan dieksekusi dengan matang. Oleh karena itu, perusahaan wajib mencermati langkah-langkah yang tepat agar collaborative hiring berjalan efektif dan efisien.

Berikut adalah tiga langkah melakukan collaborative hiring untuk menemukan talenta yang tepat bagi perusahaan Anda:

1. Menentukan guidelines yang jelas

Tanpa menerapkan pedoman yang jelas, talenta perusahaan tidak akan tahu bagaimana proses collaborative hiring ini beroperasi. Setiap orang di tim perekrutan Anda harus memahami peran dan tanggung jawab mereka.

Selain itu, efisien dalam menetapkan tenggat waktu, mengadakan pertemuan rutin, dan menjaga komunikasi yang berkelanjutan pun penting dilakukan sebagai jalan mengeksekusi collaborative hiring dengan pedoman yang telah disusun.

Sepakati bagaimana informasi akan dibagikan, apakah berkomunikasi melalui Slack atau akankah berkolaborasi melalui email? Pastikan media yang dipakai cocok untuk semua orang yang terlibat.

Selain itu, perusahaan perlu juga menetapkan garis besar tujuan dilakukannya rekrutmen dengan metode kolaborasi—collaborative hiring, bukan rekrutmen satu pintu seperti biasanya. Goals secara keseluruhan mungkin terkait dengan metrik spesifik yang ingin dicapai, seperti memangkas 50% waktu pelaksanaan rekrutmen atau menggandakan jumlah referensi talenta perusahaan yang diterima.

Setelah ini, perusahaan wajib mendiskusikan target tersebut untuk memastikan semua orang memahami apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang perlu mereka lakukan untuk membantu mencapai tujuannya.

Idealnya, cobalah untuk selalu kembali ke misi dan nilai yang dipegang oleh perusahaan Anda untuk menekankan mengapa itu penting. Hal ini pun membantu tim merasa lebih engage dengan pekerjaan mereka.

2. Menawarkan pelatihan bagi talenta perusahaan Anda

Bersiaplah untuk secara aktif melatih dan memberi pengarahan kepada tim yang bertanggung jawab melaksanakan collaborative hiring. Kemungkinan besar tidak semua orang mengerti alur kerja dari metode ini.

Perusahaan wajib berasumsi saat ini sedang memperkenalkan sesuatu yang baru ke lingkungan kerja yang tidak dipahami oleh talentanya. Perusahaan tidak dapat mengharapkan mereka untuk melakukan pekerjaan terbaik jika mereka tidak menerima pelatihan yang tepat.

Sama halnya untuk urusan melibatkan mereka dalam collaborative hiring. Penting bagi Anda untuk menawarkan pelatihan dan memperkenalkan mereka pada best practice metode ini, yaitu referral program dan perekrutan internal.

Telusuri setiap tahap proses perekrutan, lihat perusahaan yang telah memperkenalkan collaborative hiring kepada karyawan mereka, dan biarkan tim perusahaan Anda belajar dari mereka.

Perusahaan pun dapat membuat simulasi perekrutan dengan meminta salah satu talenta perusahaan di luar tim perekrutan berperan sebagai kandidat dan melalui setiap tahap proses rekrutmen yang dilakukan. Dengan begitu, Anda dapat mencoba dan menguji rancangan collaborative hiring serta mendapat feedback secara real-time.

Luangkan waktu untuk pertemuan satu lawan satu dan kelompok untuk memastikan semua orang memahami peran dan tanggung jawabnya dalam melakukan collaborative hiring. Jika tidak melakukan pelatihan dengan sesuai, perusahaan mungkin tidak bisa menghindari hiring bias yang sering terjadi. Dua dampak negatif yang lumrah timbul adalah retention dan engagement talenta perusahaan yang rendah.

3. Memanfaatkan tools yang tepat

Saatnya untuk meninjau proses rekrutmen dan mulai hiring lebih banyak orang dengan memanfaatkan HR tools yang tepat. Ketika lowongan dipublikasi, perusahaan perlu mempersiapkan diri menghadapi berbagai macam talenta potensial. Terlebih ketika saat ini, komunikasi langsung secara temu fisik tidak mungkin dilakukan.

Rekrutmen virtual merupakan salah satu solusi yang tepat untuk kebutuhan khusus ini. Prosesnya tentu tetap menggunakan metode collaborative hiring, menawarkan fitur yang memberdayakan seluruh lini perusahaan untuk merekrut secara kolaboratif dengan fasilitas tatap muka secara virtual.

Melalui rekrutmen virtual, tim perekrutan dapat menilai kecocokan talenta potensial dengan lebih baik, lebih efisien, dan memberikan candidate experience yang lebih adil.

Baca juga: Cara Efektif untuk Menciptakan Candidate Experience yang Baik

Platform wawancara virtual memungkinkan tim perekrutan perusahaan untuk sama-sama menilai talenta potensial di waktu bersamaan. Hal ini memungkinkan pertimbangan, apakah seorang kandidat harus melanjutkan ke putaran wawancara berikutnya atau tidak, menjadi lebih cepat dan mudah dibuat.

Platform ini pun berguna ketika talenta meminta waktu wawancara di luar jam kerja reguler, atau jika mereka tinggal di luar kota, memungkinkan kandidat untuk merekam tanggapan mereka terhadap pertanyaan wawancara yang telah ditentukan sebelumnya. Tim perekrutan kemudian akan menerima email yang menunjukkan bahwa rekaman siap untuk ditinjau.

Rekrutmen virtual ini dapat didampingi dengan pemanfaatan tools online assessment yang dapat menilai kemampuan spesifik talenta potensial. Terlebih jika pekerjaan atau posisi yang dilamar membutuhkan keahlian khusus.

Sedangkan untuk referral program dan perekrutan internal dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dengan menggunakan Applicant Tracking Systems. Sistem ini adalah pilihan tepat karena biasanya disertai built-in referral program.

Perusahaan dapat dengan mudah mengelola lamaran talenta potensial dan tiap orang yang bertanggung jawab dalam proses rekrutmen akan menerima email dengan tautan yang dapat dibagikan. Mereka pun dapat menggunakannya untuk membagi dan delegasi pekerjaan. ATS memiliki banyak manfaat, termasuk fitur yang dibutuhkan tim perekrutan perusahaan untuk berkolaborasi dengan cepat dan efisien:

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, ketika perusahaan melibatkan banyak kepala untuk hiring talenta potensial, untuk membantu tim membuat keputusan pengadaan dan perekrutan sepanjang proses–dari kontak pertama hingga onboarding, platform ATS akan sangat berguna, karena secara otomatis memeringkat talenta potensial menggunakan kata kunci yang telah ditentukan, yang kemudian memungkinkan tim untuk melihat pelamar berdasarkan relevansinya dengan pekerjaan.

Tim perekrutan dapat melihat status, meneruskan CV yang menarik kepada rekan kerja atau pimpinan terkait, serta mengirim email kepada talenta pasif di pasar kerja untuk mengundang mereka bergabung dengan perusahaan Anda.

Memanfaatkan ATS secara signifikan membantu tim perekrutan dalam proses collaborative hiring untuk berkomunikasi dengan mudah dengan semua anggota sehingga mereka dapat menilai talenta potensial bersama-sama, secara real time.

Baca juga: Collaborative Hiring: Strategi Perusahaan Menemukan Talenta yang Tepat

Article Editor: Nadia Fernanda

Image credits: Pexels