Talentics Blog

Tren, Wawasan, dan Opini seputar HR & People Analytics

Case Study

Frisian Flag Indonesia memangkas waktu rekrutmen sebesar 60% menggunakan Talentics

29 Sep 2020 Rahma Yulita

Sebagai perusahaan global, Frisian Flag Indonesia (FFI) selalu membutuhkan Future Leaders untuk terus berinovasi dan berkembang. Untuk itu, FFI menerapkan strategi pencarian talenta terbaik melalui program MT (Management Trainee) yang bertujuan untuk mencari early talents potensial untuk dilatih dan dikembangkan dalam program trainee berdurasi 1-2 tahun sebelum mereka terjun ke unit bisnis yang ada. Bersama Talentics, di tahun 2020 ini FFI mampu memangkas waktu rekrutmen hingga 60% dan meningkatkan efisiensi rekrutmen hingga 70% dibandingkan proses mereka sebelumnya.

Virtual Campus Recruitment - Pandemi Covid-19 memaksa FFI untuk beradaptasi dan mengubah strategi rekrutmen tanpa melewatkan talenta terbaik

Pandemi Covid-19 yang terjadi di awal tahun 2020 memunculkan banyak tantangan bagi perusahaan dalam menemukan talenta terbaik, tidak terkecuali FFI. Sebelum pandemi, FFI melakukan proses rekrutmen program Management Trainee (MT) melalui roadshow ke peruruan tinggi yang menjadi target, diantaranya adalah Universitas Indonesia, Institut Teknologi Bandung, Universitas Gadjah Mada, Institut Teknologi Surabaya, Universitas Brawijaya, serta beberapa perguruan tinggi lainnya.

Proses tersebut biasanya memakan waktu sedikitnya 2 - 3 bulan, yang mencakup perencanaan, roadshow untuk on-campus recruitment di berbagai kota, hingga proses teknis rekrutmen seperti screening, assessment, Leaderless Group Discussion (LGD), interview, finalisasidan job offering.  Meskipun selalu berjalan dengan baik, bukan berarti proses yang sudah ada tidak dapat ditingatkan agar lebih optimal. Dengan cara yang relatif konvensional, FFI hanya mampu melakukan rekrutmen ke perguruan tinggi yang itu-itu saja, dan berpotensi melewatkan talenta terbaik dari perguruan tinggi lainnya. Selain tim rekrutmen yang terbatas, pengalaman rekrutmen menggunakan job portal juga dirasa tidak efektif, karena kandidat yang didapatkan seringkali tidak sesuai dengan yang di targetkan. 

Kondisi semakin dipersulit pada masa pandemi dimana semua perguruan tinggi memutuskan untuk menutup akses kampus mereka secara offline sampai waktu yang belum ditentukan. Proses campus roadshow yang seharusnya menjadi "agenda utama" FFI dalam berkomunikasi dan menjaring para talenta otomatis tidak bisa dilakukan. Dari sisi lain, kebutuhan rekrutment Management Trainee yang harus terus berjalan membuat FFI perlu mencari pendekatan lain dalam attracting, sourcing, and assessing tanpa harus mengorbankan kualitas talenta yang akan didapatkan.

Platform rekrutmen dan asesmen digital yang terintegrasi - Talentics menjadi solusi terbaik untuk Frisian Flag Indonesia  

Situasi pandemi memberikan kenyataan dimana proses talent acquisition dan rekrutmen  harus mampu menyesuaikan kondisi dan kebutuhan. Sebagai salah satu perusahaan FMCG global terdepan, FFI memahami bahwa kecepatan dalam akusisi talenta adalah kunci. Terlebih kompetisi perusahaan untuk akuisisi talenta-talenta terbaik dirasa semakin intens dalam beberapa tahun terakhir. Selain kecepatan, Talent Experience menjadi salah satu kunci utama untuk memenangkan kompetisi ini.  Dalam mengedepankan kecepatan dan Talent Experience  dibutuhkan sebuah proses rekrutmen secara virtual yang terintegrasi, mulai dari attracting, sourcing, screening (Online Assessment). Bagi FFI, platform dan ekosistem Talentics adalah satu-satunya solusi untuk berbagai kebutuhhan talent acquisition dan rekrutmen FFI.

Talentics Early Talent Recruitment Managed Service: untuk proses rekrutmen yang lebih cepat, efektif, dan terintegrasi

Talentics menawarkan teknologi dan fitur yang mendukung proses talent acquisition, assessment dan rekrutmen dalam satu platform yang terintegrasi. Seluruh proses dimulai dari attracting, sourcing, screening kandidat, online assessment, virtual assessment center dan interview dilakukan dalam satu platform yang memudahkan proses rekrutmen dan mengedepankan candidate experience.

Ekosistem talenta yang terintegrasi adalah kunci. 
Selain teknologi rekrutmen, asesmen dan applicant tracking system (ATS), ekosistem talenta Talentics menjadi aset kunci dari proses talent acquisition dan rekrutmen FFI. Hal ini didukung oleh kurasi lebih dari 2 juta profil early talents yang berada di platform Rencanamu. Selain itu, platform Talentics juga terintegrasi langsung dengan lebih dari 160 universitas terbaik di Indonesia. Sehingga proses yang dilakukan akan lebih efektif dan efisien karena dapat dilakukan dalam satu platform saja.

Proses rekrutmen end-to-end, berbasis data didukung oleh teknologi Talentics

Kick-off rekrutmen dilakukan dengan rangkaian alignment meeting antara tim rekrutmen FFI dengan tim Talentics yang terdiri dari Campaign Strategist, Creative, Program Manager, Psychometrics, hingga tim Psikolog dan Assessor. Hal ini untuk memastikan bahwa seluruh strategi dan proses rekrutmen FFI dapat tereksekusi dengan baik. Proses ini beberapa diantaranya adalah attracting, sourcing, screening, online assessment, LGD, interview yang selanjutnya dilakukan internal oleh FFI. Walaupun keseluruhan implementasi dilakukan oleh Talentics namun proses rekrutmen dikendalikan sepenuhnya dan dimonitor oleh tim FFI.

Fase pertama dari proses rekrutmen yaitu melakukan attraction terhadap kandidat potential. Untuk menarik kandidat terbaik, tim Talentics membuatkan Employer Job Page (terintegrasi dengan built-in ATS) dan membuat berbagai Campaign asset baik berupa artikel, video, poster dan materi-materi campaign yang akan dipublikasikan ke berbagai kanal baik itu on-network Talentics Rencanamu and off-network. Selain Employer Job Page, laman Frisian Flag Indonesia di Rencanamu juga diaktifkan sebagai kanal informasi program MT dan engagement antara kandidat dan tim FFI.

Pada fase berikutnya, candidate sourcing, tim Talentics memfokuskan sourcing ke tiga channel utama yaitu platform dan database Rencanamu dengan lebih dari 2 juta pengguna. Talentics juga memfokuskan menarik talenta-talenta yang selama ini sudah melakukan engagement dengan brand FFI di platform Rencanamu. Selain itu amplifikasi rekrutmen juga dilakukan melalui jaringan media sosial milik Rencanamu (Instagram, Tiktok, Youtube, Twitter) dengan jumlah followers lebih dari 750 ribu, dan juga publikasi ke jaringan kampus yang ditargetkan. Dengan pendekatan ini, FFI mampu menjaring kandidat sebagai berikut:
- 2X lebih banyak dari proses sebelumnya hanya dalam 4 hari (70% lebih singkat)
70% kandidat sesuai dengan kriteria FFI
- Kandidat 7X lebih bervariasi dibanding proses sebelumnya (increased diversity)

Talentics Talent Management Dashboard

Banyaknya kandidat yang didapatkan tidak menjadi permasalahan yang berarti bagi tim Talentics untuk menyaring dan memilih Creme De La Creme dari talent pool tersebut. Disinilah peran Talent Management, Applicant Tracking System dan AI-supported assessment tools dari Talentics yang tidak hanya mempermudah menyaring kandidat terbaik, tapi juga kandidat yang yang memenuhi kriteria berdasarkan "Success Profile" yang sebelumnya ditentukan. Penyeteraan kompetensi juga dilakukan antara tim FFI dan talent specialist Talentics. Hasilnya adalah sebuah set alat ukur kompetensi Online Assessment Talentics yang sudah  disetarakanan dengan kamus kompetensi Friesland Campina global untuk proses penyaringan kandidat kandidat terbaik.

Assessment Inventory Tools Talentics dapat dengan mudah mencocokkan lebih detail kompetensi yang diharapkan dari kandidat dengan minimum requirements yang sudah ditetapkan dan mengeliminasi kandidat dengan kompetensi yang kurang sesuai.

Proses screening dilakukan oleh engine Talentics yang berbasis Artificial Intelligence untuk menyaring kandidat dengan kriteria, kualifikasi dan profil tertentu. Proses kemudian dilanjutkan dengan Online Assessment, rekalibrasi ulang kandidat, Leaderless Group Discussion yang kemudian dilanjutkan oleh wawancara dan tes selanjutnya.
 

Rangkaian proses rekrutmen dilakukan dengan sangat cepat, efisien dan hasil yang lebih optimal dari proses sebelumnya.

Proses rekrutmen secara digital yang terintegrasi memberikan hasil yang optimal bagi Frisian Flag Indonesia. Proses rekrutmen yang biasanya dilakukan selama 2 - 3 bulan, sekarang dapat diselesaikan hanya dalam waktu 1 bulan saja atau memangkas waktu hingga 70% dari proses sebelumnya. Selain menghemat waktu, proses rekrutmen terintegrasi juga memangkas proses internal FFI, menekan biaya dan memberikan akses ke kandidat yang jauh lebih beragam(talent diversity).

Fully digitized recruitment process yang diberikan Talentics juga mampu meningkatkan efektivitas proses rekrutmen secara signifikan. Biaya yang sebelumnya dikeluarkan untuk roadshow ke kampus-kampus dapat ditekan. Biaya menggandeng vendor assessment secara offline juga dapat dipangkas ketika dialihkan secara online. Secara total FFI mendapatkan solusi efektif dan terjangkau hingga 70% jika dibandingkan dengan proses yang mereka lakukan sebelumnya.

Proses rekrutmen secara virtual yang menjadi lebih efektif dan efisien, dengan AI-Supported Assessment Tools dan rekrutmen platform Talentics, FFI mampu mendapatkan kandidat Management Trainee yang tidak hanya berkualitas, namun juga best-fitted dengan kompetensi dan kultur kerja yang ditanamkan oleh mereka.
 

Author

Written by Rahma Yulita Head of Content and Media

Related Posts

No related post