Talentics Blog

Tren, Wawasan, dan Opini seputar HR & People Analytics

Recruitment and Employer Branding

7 Hal Mendasar yang Perlu Diketahui Dalam Employee Background Checks

05 Jul 2021 Rahma Yulita

Seperti yang sudah dibahas dalam artikel sebelumnya, employee background checks atau pemeriksaan latar belakang adalah proses yang dilakukan oleh perusahaan ketika ingin mempekerjakan karyawan baru. Proses ini dilakukan untuk menyaring kandidat yang mendaftar dan mencari kandidat yang paling cocok dengan perusahaan dari beberapa sisi, bukan hanya berdasarkan skill saja.

Sama dengan hal lainnya, ada beberapa hal mendasar yang harus diketahui dan dikuasai oleh perusahaan mengenai employee background checks. Hal mendasar ini akan membantu rekruter untuk memahami lebih dalam mengenai apa yang akan dilakukannya ketika sudah menjalani employee background checks untuk calon karyawan perusahaan.

Berikut ini adalah 8 hal mendasar yang perlu diketahui dalam employee background checks, yaitu:

Mengapa perlu melakukan employee background checks?
Jika Anda adalah seorang rekruter dan ingin mengetahui dengan lebih dalam mengenai calon karyawan yang hendak Anda hire, sebaiknya lakukan employee background checks terlebih dahulu. Ini biasanya dapat dilakukan ketika Anda dihadapkan dengan beberapa pilihan calon karyawan dengan kualifikasi yang sama baiknya, namun Anda hanya memiliki kesempatan untuk memiliki sedikit atau bahkan salah satu diantara mereka. Dengan melakukan employee background checks, Anda dapat melihat kecocokan calon karyawan melalui sisi lain dan membantu menentukan pilihan dengan lebih tenang.

Employee background checks seperti apa saja yang ada?
Bentuk yang paling sering ditemukan dalam employee background checks adalah pengecekan catatan kriminal dan laporan kredit. Bentuk lainnya biasanya meliputi pemeriksaan catatan kesehatan, catatan mengemudi, pengalaman pendidikan, identitas meliputi alamat dan lain-lainnya. Selain dari beberapa bentuk pengecekan yang disebutkan tadi, biasanya ada pula pengecekan narkoba bahkan tes kebohongan, meskipun untuk tes kebohongan tidak semua instansi menggunakannya, hanya beberapa instansi tertentu saja.

Apa langkah hukum yang terlibat dalam employee background checks?
Ada empat langkah utama yang harus Anda ikuti untuk tetap berada di sisi hukum yang benar, yaitu:

Disclosure : Kandidat harus memahami bahwa Anda sedang melakukan pre-employment screening sebagai bagian dari proses rekrutmen. Edukasi kandidat bahwa setiap informasi yang diperoleh selama proses background checks akan bersifat rahasia.

Consent : Ketika ingin menggali informasi yang sifatnya pribadi - sensitif, maka perlu adanya persetujuan terlebih dahulu dari kandidat. Biasanya persetujuan tidak cukup hanya melalui verbal, maka dari itu harus dilakukan dalam bentuk tertulis, sehingga Anda punya bukti bahwa kandidat tidak keberatan dengan pre-employment screening yang akan dilakukan. Setelah kandidat setuju, kandidat harus memberikan segala rincian pribadi untuk di-screening.

Investigation : Melakukan investigasi terhadap laporan yang telah dikompilasi setelah kandidat memberikan rincian pribadi yang cukup untuk kemudian dilakukan pemeriksaan lebih lanjut.

Review : Anda harus menilai kembali hasil yang didapatkan. Pada titik ini, Anda dapat mempertimbangkan hasil yang diperoleh untuk menentukan apakah kandidat sesuai untuk diproses lebih lanjut hingga hired atau tidak.

Berapa biaya untuk employee background checks?
Ini merupakan salah satu bagian yang sulit. Banyak agen-agen yang menyediakan layanan background checks yang tampaknya mengenakan tarif yang bervariasi. Biaya pemeriksaan latar belakang pada dasarnya tidak pasti karena Anda tidak tahu apa yang akan Anda temukan. Untuk itu, Anda harus coba mencari dan menjelajahi layanan background checks apa yang ingin Anda gunakan dalam proses rekrutmen Anda. Jika ingin melakukannya dengan biaya yang lebih murah, Anda dapat melakukannya sendiri namun diperlukan kejelian yang tinggi karena rekruter harus melakukan pengecekan mendalam tentang kandidat.

Bagaimana jika employee background checks memberikan hasil yang negatif?
Ketika hasil dari employee background checks memberikan hasil yang kurang baik atau tidak sesuai dengan ekspektasi Anda, maka selanjutnya yang perlu Anda lakukan adalah menentukan apakah Anda ingin tetap melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat tersebut atau tidak. Jika Anda merasa ragu dan ingin melihat pembelaan dari kandidat mengenai hasil tersebut, Anda tentu bisa melakukannya dengan memberikan kandidat kesempatan untuk mengklarifikasi hasil yang diperoleh. Semua kembali lagi dengan keputusan Anda.

Hak-hak apa yang dimiliki seorang kandidat selama proses employee background checks?
Mereka memiliki hak untuk membantah laporan, yang mewajibkan Anda untuk mengulangi penyelidikan, memberikan perhatian khusus pada poin-poin yang menyebabkan adanya kerugian. Hal ini bisa termasuk verifikasi identitas yang keliru, atau beberapa fakta yang kebenarannya tidak valid. Maka dari itu, perlu adanya kesempatan yang diberikan kepada kandidat untuk memverifikasi kebenaran dari hasil background checks tersebut.

Haruskah seorang kandidat didiskualifikasi jika ditemukan sesuatu yang negatif?
Employee background checks harus digunakan untuk memberikan informasi mengenai kandidat, bukan untuk membuat keputusan perekrutan. Setiap perusahaan memiliki kebijakan perekrutan mereka sendiri, jadi penting diingat bahwa keputusan yang dibuat sebaiknya harus berdasarkan posisi yang sedang dibutuhkan. Sekali lagi, ingat ketika Anda melakukan employee background checks, jadikan proses ini sebagai panduan Anda, bukan sebagai keputusan akhir.

Author

Written by Rahma Yulita Head of Content and Media