Proses rekrutmen adalah salah satu proses yang terpenting bagi suatu perusahaan dalam mewujudkan rencana strategisnya. Pada praktiknya, proses rekrutmen merupakan proses yang cukup memakan waktu, tenaga, dan biaya. Hal ini dikarenakan proses rekrutmen merupakan proses yang berlapis, mulai dari pemasangan iklan lowongan kerja di job portal/website perusahaan, screening, melakukan berbagai tes, wawancara, hingga pada akhirnya dapat menemukan kandidat yang paling sesuai dan melakukan proses onboarding.

Jika kita berbicara tentang perusahaan yang masih menggunakan metode konvensional dalam semua tahapnya, proses rekrutmen dapat berjalan dengan waktu yang lebih lama lagi. Praktisi HR bersama tim rekrutmen bertugas menjadi kunci utama dalam mencari kandidat, melakukan proses screening, mengundang wawancara, serta mengurus segala proses administratif yang dimana semua proses tersebut masih dilakukan secara manual. Perencanaan, eksekusi, analisis, hingga pengawasan yang dilakukan membutuhkan ketelitian tinggi sehingga akan sangat memakan waktu.

Berkat teknologi yang terus berkembang dan menjadi bagian dari setiap aspek dalam kehidupan kita, perusahaan telah mengembangkan solusi yang lebih efektif dan efisien untuk memudahkan proses perekrutan dengan memanfaatkan penggunaan teknologi. Menurut data, tercatat lebih dari 95% perusahaan Fortune 500 menggunakan recruitment tool yang dikenal dengan nama Applicants Tracking System (ATS).

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa alasan penting mengapa perusahaan perlu menggunakan ATS dalam proses rekrutmen. Jika perusahaan Anda merupakan perusahaan yang belum menggunakan recruitment tool ini, mungkin inilah saatnya Anda mempertimbangkannya.

Baca Juga : Fitur Penting yang Harus Ada dalam Applicant Tracking System Perusahaan Anda

1. Mempercepat proses rekrutmen

Ketika melakukan proses rekrutmen secara manual, praktisi HR sebagai rekruter harus menjadi kunci utama dalam menyaring setiap lamaran kandidat yang masuk. Proses screening kandidat merupakan proses yang cukup memakan waktu lama karena diperlukan ketelitian yang tinggi saat menyaring kandidat yang kira-kira cocok untuk mengisi posisi yang sedang dibuka.

Dengan menggunakan ATS, proses screening kandidat bisa berjalan menjadi lebih cepat. Setiap kandidat mengirimkan lamaran ke perusahaan Anda, sistem ATS akan langsung melakukan proses screening secara otomatis. Singkatnya, ATS mampu menghemat banyak waktu dengan mengotomatiskan banyak tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual.

2. Meningkatkan produktivitas tim rekrutmen

ATS memiliki banyak fitur dan fungsi yang mampu meningkatkan produktivitas tim rekrutmen, seperti posting lowongan pekerjaan yang terbuka di beberapa job boards dan template email terintegrasi hingga chatbot untuk memfasilitasi kegiatan komunikasi dengan kandidat agar lebih efektif. ATS juga memiliki fasilitas kolaboratif yang memungkinkan tim Anda saling memberikan umpan balik dan komentar tentang kandidat yang mendaftar atau yang sedang diproses. 

Dengan begitu, kolaborasi dalam tim HR dapat berjalan dengan baik karena segala aktivitas rekrutmen dapat dimonitor oleh setiap orang yang terlibat. Ini tidak hanya berdampak positif pada individu tetapi juga produktivitas tim dan meningkatnya proses pengambilan keputusan.

3. Membuat proses menjadi lebih efisien

ATS memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengelola dan melacak kandidat yang mengajukan lamaran ke dalam lowongan yang Anda buka, menjaga data tetap tersimpan rapi, dan dapat diakses oleh semua anggota tim Anda untuk ditinjau. Dengan ATS, menelusuri talent pool Anda untuk mencari kandidat berdasarkan berbagai kategori, seperti lokasi, keterampilan, atau pendidikan juga menjadi lebih mudah dan cepat. 

Selain itu, ATS dapat menstandarisasi tidak hanya semua data kandidat, tetapi juga proses rekrutmen itu sendiri, yang memungkinkan Anda sebagai rekruter dapat mengoptimalkan siklus rekrutmen, menemukan kandidat terbaik, dan membuat keputusan perekrutan yang tepat dibandingkan sebelumnya. Dengan ATS, proses rekrutmen yang Anda lakukan akan menjadi lebih efisien karena prosesnya dapat dilakukan dan ditinjau dalam satu platform saja.

Baca Juga : The Future of Hiring: Prediksi Tren Rekrutmen di Tahun 2021

4. Meningkatkan quality of hire

Dengan membantu Anda secara otomatis mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan persyaratan pekerjaan dan menyaring pelamar yang tidak memenuhi syarat, ATS memainkan peran besar dalam peningkatan kualitas perekrutan. Memiliki kemampuan untuk menyaring dan mengkualifikasi kandidat dengan lebih baik pada akhirnya akan berdampak positif pada tingkat retensi karyawan Anda.

Jika manajer perekrutan terlibat dalam proses perekrutan sejak awal, kemungkinan Anda akan mempekerjakan kandidat yang lebih cocok untuk pekerjaan itu. Anda sebagai praktisi HR profesional tentunya sudah memiliki pemahaman terbaik tentang karakteristik ideal untuk tim yang ada di perusahaan Anda, sehingga penting bagi Anda untuk ikut terlibat dalam pembuatan iklan pekerjaan dan memilih kandidat.

Teknologi rekrutmen memudahkan manajer perekrutan untuk terjebak sejak tahap awal. Mereka dapat meningkatkan daftar permintaan pekerjaan dalam perangkat lunak dan melihat lamaran kandidat saat diajukan daripada harus menunggu tim HR mengelola dan mengirimkannya secara manual. Semua informasi yang dibutuhkan terkait kandidat tersedia dalam sekejap, memberikan Anda sebagai praktisi HR visibilitas lengkap dari semua kandidat tanpa membanjiri mereka dengan lusinan email dan pesan yang tidak perlu.

5. Menghemat cost per hire

Secara sederhana, ada 3 cara utama Applicants Tracking System (ATS) dapat menghemat cost-per-hire Anda:

• Dengan mengotomatiskan tugas-tugas manual, Anda akan menghemat jam kerja. Anda dan tim HR dapat melakukan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat, yang akan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih produktif dan hemat biaya.
• ATS akan menunjukkan dari mana asal kandidat terbaik Anda. Dengan begitu, Anda dapat berhenti membuang-buang uang untuk strategi perekrutan dan menempatkan lowongan pekerjaan ke saluran bakat yang tidak berhasil sebelumnya.
• Dengan ATS, Anda dapat dengan mudah membangun dan memelihara talent pool. Dengan cara ini, Anda dapat memiliki kandidat potensial bahkan sebelum Anda membuka lowongan pekerjaan berikutnya. Ini adalah metode perekrutan yang paling hemat biaya karena metode ini mendorong proses perekrutan Anda langsung ke tahap terakhir, yaitu wawancara dengan beberapa kandidat terbaik. Dengan begitu Anda akan menghemat banyak biaya dan waktu.

6. Meningkatkan kualitas candidate experience

Menurut penelitian, 81% kandidat mengatakan bahwa satu hal utama yang sangat meningkatkan kualitas candidate experience mereka adalah ketika perusahaan terus-menerus mengkomunikasikan update dan memberikan follow-up mengenai status lamaran kepada mereka. Minimnya respon dari perusahaan menjadi penyebab utama terbentuknya candidate experience yang buruk.

ATS memiliki template email yang dapat Anda otomatisasi dan dikirim secara massal. Dengan begitu Anda dapat memastikan komunikasi tepat waktu dengan semua kandidat tanpa menghabiskan waktu yang banyak. Selain itu, Anda juga dapat mempersonalisasi pesan yang ingin dikirim ke kandidat sehingga komunikasi Anda dan kandidat akan terasa lebih intens.

Itulah beberapa alasan penting mengapa perusahaan Anda membutuhkan kehadiran ATS dalam meningkatkan proses rekrutmen. Dapat disimpulkan bahwa ATS berperan cukup penting dalam memangkas waktu rekrutmen, serta membuat proses rekrutmen dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

Talentics menghadirkan kemudahan online assessment dan ATS dashboard yang terintegrasi dalam satu platform, yang memudahkan proses rekrutmen end-to-end dan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan Anda. Jika Anda belum mencoba menggunakan ATS dalam proses rekrutmen Anda, bergabunglah dengan Talentics sekarang untuk pengalaman rekrutmen yang lebih cepat, praktis, dan efisien hanya dalam satu platform.

Article Editor: Nadia Fernanda

(Image by Shutterstock)