Banyaknya aktivitas yang dilakukan karyawan dalam sehari menambah penting analisis data karyawan untuk perusahaan dapat terus update dan mengetahui apa saja yang telah dilakukan oleh karyawan saat berkontribusi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan itu sendiri. Analisis data karyawan yaitu aktivitas yang dilakukan untuk mengukur aktivitas karyawan mulai dari tingkat kehadiran karyawan, efektivitas jadwal dan rencana kerja, tingkat produktivitas karyawan jarak jauh, jam lembur, hingga tingkat retensi karyawan yang cukup penting bagi perusahaan serta karyawan itu sendiri.
Bagi sebuah perusahaan, memiliki akses ke data yang benar dan akurat akan menjadi sangat berharga. Data yang relevan akan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat, yang nantinya akan memberikan keuntungan bisnis secara keseluruhan. Ini juga akan membantu Anda untuk melihat hal-hal apa saja yang belum sesuai dengan tujuan awal yang telah ditetapkan, atau kemungkinan terjadinya masalah di dalam organisasi, sehingga data akan membantu Anda untuk segera mengambil tindakan, sebelum segala sesuatunya menjadi tidak terkendali.
Baca Juga : Memanfaatkan Analisis Data Karyawan untuk Produktivitas Kinerja
Jika dilakukan dengan benar, pengumpulan data dapat memberikan manfaat yang banyak bagi perusahaan Anda. Namun penting untuk memastikan bahwa informasi yang ingin Anda dapatkan untuk dikumpulkan dengan cara yang benar dan sesuai, sehingga tidak akan merugikan karyawan Anda. Misalnya, memantau jam kerja dan produktivitas tim Anda merupakan salah satu pengecekan data yang wajar, dan merupakan salah satu contoh bagaimana pelacakan waktu dapat memberikan hasil yang jauh lebih baik daripada mengumpulkan data yang justru tidak relevan dengan kegiatan kerja mereka yang kemudian dapat membuat karyawan merasa tidak nyaman.
Melakukan analisis data karyawan tidak hanya akan memberi keuntungan untuk perusahaan, tetapi juga untuk karyawan dimana karyawan jadi bisa menyalurkan bagaimana cara mereka bekerja, dan apa saja ekspektasi mereka selama bekerja di perusahaan Anda. Untuk itu, penting bagi Anda untuk melakukan tracing data karyawan agar perusahaan mampu menggunakan data tersebut untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, serta mengenal karyawan Anda dengan lebih baik selama mereka bekerja di perusahaan Anda dan berkontribusi untuk perkembangan perusahaan.
Analisis data karyawan tidak hanya sekedar untuk mengetahui hal-hal yang telah disebutkan tadi. Faktanya, melakukan analisis data karyawan dapat membantu Anda untuk mengetahui dan menjaga beberapa hal penting lainnya juga. Melansir dari Buddypunch, Berikut ini adalah beberapa alasan penting mengapa perusahaan Anda perlu melakukan analisis data karyawan:
1. Menjaga Kejujuran Karyawan
Sudah bukan merupakan rahasia lagi bahwa ada masanya dimana karyawan Anda menghabiskan waktu kerja dengan percuma beberapa jam dalam sehari. Faktanya, sebuah studi yang dilakukan The Muse, rata-rata karyawan mengaku membuang-buang waktu 3 jam ditengah-tengah jam kerja mereka. Dengan melacak data karyawan, Anda dapat melihat apa saja yang dilakukan karyawan selama jam kerja berlangsung, berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk benar-benar bekerja, dan berapa banyak waktu yang dihabiskan tanpa melakukan apa-apa. Istirahat memang penting dilakukan tidak peduli seberapa sibuk karyawan Anda, karena tanpa istirahat, karyawan Anda justru bisa merasa kelelahan yang nantinya akan menimbulkan performa yang kurang baik. Namun, jika kejadiannya karyawan Anda hanya membuang-buang waktu percuma, disinilah yang harus Anda sedikit khawatirkan.
Berbekal informasi ini, Anda selanjutnya dapat mulai menciptakan tempat kerja yang lebih efisien bagi karyawan. Meskipun karyawan Anda mungkin merasa kurang nyaman pada awalnya, mengetahui bahwa produktivitas mereka dilacak, namun Anda harus membuat karyawan mengerti bahwa pelacakan yang dilakukan bertujuan untuk dapat membantu mereka agar bisa bekerja lebih efisien tanpa membuang-buang waktu yang percuma.
Sebelum Anda melakukan analisis produktivitas karyawan, perlu diingat bahwa ada lebih dari satu cara untuk mengukur produktivitas pekerja. Banyak perusahaan melakukannya dengan merujuk pada hasil kerja yang diberikan oleh karyawan, yang melibatkan pelacakan kemampuan karyawan mereka untuk memenuhi target dan bagaimana menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan, bukan dari aktivitas menit ke menit karyawan itu sendiri. Alih-alih membuat tim Anda stres dengan memaksa mereka untuk terus bekerja di bawah tekanan, carilah cara untuk mengenali mereka, dan dorong mereka untuk bisa mencapai target kerja mereka.
Melakukan analisis produktivitas akan membantu memotivasi karyawan untuk terus melakukan yang terbaik, dan menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi untuk perusahaan. Terakhir, jika Anda mempertimbangkan untuk menanamkan sistem pelacakan waktu untuk perusahaan Anda, pastikan Anda meluangkan waktu untuk membantu karyawan Anda memahami cara kerjanya, mengapa hal ini perlu dilakukan, dan memberitahu mereka tentang manfaatnya juga bagi mereka. Hal ini akan membuat baik Anda maupun karyawan Anda sama-sama saling jujur dalam bekerja dengan satu sama lain.
2. Mengurangi Terjadinya Kesalahan
Melakukan analisis data karyawan juga dapat membantu Anda untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan saat karyawan melakukan tugasnya. Jika berhubungan dengan metode pencatatan waktu tradisional, seperti memasukkan atau menuliskan jam kerja secara manual, kemungkinan besar terjadi kesalahan. Karyawan Anda mungkin mencatat waktu yang salah, atau mengatakan bahwa mereka bekerja lebih lama dari yang mereka lakukan. Kemungkinan lainnya yang mungkin terjadi adalah dimana karyawan Anda lupa untuk absen ketika selesai bekerja juga, yang mengakibatkan kerugian untuk karyawan itu sendiri.
Baca Juga : Macam-macam Bias yang Dapat Muncul dalam Proses Hiring
Dengan analisis data karyawan, Anda bisa melihat hal-hal apa saja yang sekiranya masih perlu perbaikan di dalam tim Anda. Ketika karyawan melakukan kesalahan, akan lebih mudah untuk Anda untuk mengetahuinya dan mencari cara cepat agar kesalahan tersebut tidak akan terulang kembali di lain waktu. Anda juga dapat melihat seberapa efektif rencana kerja yang telah Anda tetapkan untuk tim Anda. Terkadang, seorang karyawan cenderung lebih sering pulang kerja lebih awal atau bahkan tidak muncul di tempat kerja sama sekali, karena mereka tidak senang dengan jadwal dan rencana kerja yang telah Anda tetapkan untuk mereka. Inilah sebabnya mengapa Anda perlu secara teratur bereksperimen dengan berbagai jenis jadwal dan rencana kerja, untuk melihat rencana penjadwalan mana yang membuat karyawan bertahan lebih lama di tempat kerja.
Maka dari itu, melacak kehadiran karyawan dengan melakukan verifikasi jam kerja masuk dan keluar yang mengharuskan karyawan Anda absen melalui kamera web atau metode terverifikasi lainnya yang tidak bisa dimanipulasi, Anda dapat melihat ketika karyawan Anda sudah datang, ada di lokasi, dan siap bekerja tepat waktu.
3. Membantu Anda untuk Terus Stay Ahead of The Game
Melakukan analisis data karyawan memberi Anda akses ke informasi berharga yang dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan penting. Ketika terjadi kesalahan, Anda bisa langsung mengambil tindakan untuk memperbaiki masalah potensial tersebut sebelum menjadi terlalu besar dan berulang-ulang. Ini tidak hanya membantu Anda, tetapi juga akan membantu karyawan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan saat bekerja. Selain itu, dengan melakukan analisis data karyawan, Anda bisa mempersiapkan target atau rencana kerja yang lebih baik setelah melakukan pengecekan efektivitas rencana atau jadwal kerja yang telah Anda tetapkan sebelumnya.
Jika jadwal kerja yang telah Anda tetapkan nyatanya kurang memberikan efek yang positif atau kurang efektif, Anda bisa melupakannya dan mulai mencari cara baru untuk bisa membuat karyawan Anda mampu bekerja lebih baik lagi. Stay ahead of the game, maksudnya adalah Anda selalu terdepan dan update dalam melakukan pembaharuan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda dengan lebih baik lagi. Ini juga akan membantu mengurangi tingkat retensi karyawan karena ketika sebuah perusahaan mengetahui serta mengerti apa yang diinginkan oleh karyawan, balasan akan loyalitas karyawan akan semakin besar.
4. Meningkatkan Produktivitas
Pada akhirnya, melakukan analisis data karyawan dapat menghemat waktu dan uang Anda, serta membantu meningkatkan keuntungan perusahaan. Memiliki data yang akurat dapat membantu menghilangkan banyak kesalahan yang merugikan, mengurangi waktu yang terbuang percuma, meningkatkan faktur dan memperkirakan akurasi, serta memberikan perusahaan data yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan berdasarkan fakta. Itu adalah sesuatu yang dapat menguntungkan sejumlah perusahaan di hampir setiap industri.
Terakhir, sebagai perusahaan, Anda ingin memastikan bahwa Anda memantau karyawan Anda dengan cara yang etis dan sesuai dengan hukum. Undang-undang Privasi Komunikasi Elektronik melarang penangkapan atau pengungkapan yang disengaja atas komunikasi elektronik apapun. Artinya, dalam banyak kasus, situasi ini merujuk ke keadaan dimana karyawan tidak tahu bahwa mereka sedang dipantau. Sebelum Anda menerapkan program analisis data karyawan. Baik itu untuk analisis waktu kerja, analisis waktu istirahat karyawan, atau bahkan mengecek penggunaan komputer seperti website apa saja yang diakses oleh karyawan Anda, selalu ada baiknya untuk memberitahu mereka tentang hal itu terlebih dahulu untuk menghindari kesalahpahaman yang tidak diinginkan.
Itulah beberapa manfaat dari melakukan analisis data karyawan untuk perusahaan dan juga karyawan Anda. Intinya adalah, analisis data karyawan dapat menguntungkan perusahaan dan juga karyawan dimana masing-masing menjadi tahu kelebihan dan kekurangan yang ada selama proses bekerja berlangsung, serta hal-hal apa saja yang masih bisa ditingkatkan ataupun terus dijaga agar produktivitas karyawan terhadap perusahaan Anda menjadi semakin baik.
Salah satu cara untuk mengumpulkan data karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan assessment. Assessment Talentics menawarkan teknologi dan alat ukur terbaik, untuk membantu meningkatkan kinerja bisnis melalui analisa mendalam terkait kinerja talenta dan calon talenta Anda, sehingga Anda bisa lebih mudah melakukan tracking data karyawan untuk menunjang produktivitas di perusahaan. Bersama Talentics, proses manajemen karyawan akan terasa lebih efektif dan efisien dibandingkan sebelumnya.
Ikuti uji coba dashboard gratisnya sekarang!
Article Editor: Nadia Fernanda
(Images by Unsplash)
