Proses onboarding dan offboarding merupakan suatu siklus yang tidak pernah berhenti. Sering kali kita meilhat proses onboarding di laman media sosial seperti Linkedin yang sangat baik dengan tangan terbuka dan hangat, tak sedikit yang mendapat sebuah paket yang dapat menunjang pekerjaan seperti laptop, ID Card, dan beberapa souvenir kecil dari tempat bekerja baru. Namun rasanya prosses offboarding jarang begitu terdengar bahkan seperti nyaris muncul ke permukaan. Artikel ini akan membahas perbedaan proses tersebut dan menjelaskan mengapa keduanya sama-sama penting untuk perusahaan..
Apa itu Onboarding dan Offboarding
Onboarding adalah proses memperkenalkan dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi, serta memberikan dukungan dan alat yang diperlukan agar mereka dapat bekerja secara efektif dan produktif. Proses ini penting untuk meningkatkan kinerja kerja dan tingkat retensi karyawan baru, serta membantu mereka merasa terintegrasi dan nyaman dengan budaya dan kebijakan perusahaan.
Offboarding adalah proses mengakhiri hubungan karyawan dengan sebuah perusahaan. Proses ini terjadi biasanya melibatkan penyelesaian dokumen yang diperlukan, pengembalian aset atau properti perusahaan, dan memberikan suport kepada karyawan saat mereka bertransisi ke perusahaan lain atau pensiun. Proses ini penting untuk memastikan bahwa perpisahan dilakukan dengan cara yang profesional dan lancar, serta untuk melindungi reputasi dan kepentingan hukum perusahaan.
| Aspek | Onboarding | Offboarding |
| Tujuan | Integrasi karyawan baru | Mengakhiri hubungan bekerja |
| Waktu | karyawan pertama kali dipekerjakan | karyawan akan meninggalkan perusahaan |
| Fokus | Memperkenalkan semua hal tentang perusahaan | Menyelesaikan dokumen yang diperlukan dan mengembalikan aset perusahaan |
| Durasi | Beberapa minggu atau bulan | Beberapa hari atau minggu |
| Hasil | Membantu karyawan baru merasa diterima dan didukung, meningkatkan tingkat retensi dan kinerja kerja secara keseluruhan | Memastikan proses perpisahan dilakukan dengan cara yang profesional dan lancar, melindungi reputasi dan kepentingan hukum perusahaan |
Persiapan Proses Onboarding
Sebagai seorang profesional HR, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan agar karyawan baru mendapat impresi yang baik dan dapat bertahan dalam waktu yang cukup lama. Persiapan yang perlu dierhatikan adalah:
-
Dokumen yang diperlukan, seperti formulir pajak, data karyawan, dan infromasi tentang peraturan perusahaan
- Tempat kerja dan working kit yang nyaman dan aman bagi karyawan baru, apabila proses bekerja adalah full remote, pastikan semua akses untuk bekerja juga telah terdistribusi.
- Sesi perkenalan khusus yang menjelaskan budaya organisasi, kebijakan, dan prosedur
- Sesi training yang diperlukan bagi karyawan baru untuk menjalankan peran mereka dengan efektif
- Mentor atau senior untuk membantu memfasilitasi integrasi karyawan baru ke dalam tim
Baca juga: 7 Strategi Meningkatkan Kebahagiaan Karyawan
Persiapan Proses Offboarding
Menjadi seorang HR yang profesional juga berarti memiliki kemampuan untuk mempersiapkan segala hal yang dibuthkan ketika ada karyawan yang keluar, hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah:
- Dokumen yang diperlukan, seperti surat perklaring, surat yang berhubungan dengan ketenagakerjaan, serta formulir pengembalian aset
- Informasi tentang cara mendapatkan gaji terakhir, bonus dan tata cara mengakses dana pensiun apabila ada
- Informasi yang menjelaskan hak dan kewajiban karyawan setelah keluar dari organisasi
- Prosedur yang diperlukan untuk memastikan bahwa data karyawan dihapus dari sistem organisasi secara aman setelah mereka meninggalkan organisasi
- mengadakan sesi exit interview dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan.
Exit Interview Penting untuk Perusahaan
Exit interview adalah proses ketika praktisi HR atau manajer rekrutmen mengadakan wawancara dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan untuk mengumpulkan feedback tentang pengalaman kerja mereka sealam bekerja. Bertujuan mengumpulkan data yang dapat berupa kritik maupun saran dari karyawan tentang pengalaman selama bekerja dan hal-hal yang perlu diperbaiki.
Exit interview juga memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan masalah atau keluhan yang mungkin belum disampaikan sebelumnya, serta memberikan informasi lebih jelas tentang alasan-alasan mengapa karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan.
Proses in biasanya diselenggarakan beberapa hari atau minggu sebelum karyawan benar-benar meninggalkan perusahaan, dan dapat dilakukan secara lisan atau melalui kuesioner. Hasil dari exit interview dapat digunakan oleh HR dan manajemen untuk mengevaluasi proses onboarding dan offboarding, serta untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Baca juga: Catat 7 Tren Teknologi HR untuk Proses Rekrutmen 2023
Sumber:
