Dalam bekerja sehari-hari, seorang praktisi HR bertanggung jawab akan serangkaian tugas dan aktivitas yang berulang dan terintegrasi, namun tujuan utamanya tetap untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan memenuhi kebutuhan bisnis. Beberapa tugas dan aktivitas diantaranya adalah rekrutmen, onboarding, dan menyelesaikan administrasi karyawan. Untuk beberapa perusahaan, proses ini cukup memakan waktu dan dapat diselesaikan dengan tenaga kerja outsourcing. Artikel ini akan membahas apa itu outsourcing, peraturan UU terhadap jasa outsourcing, contoh penggunaan outsourcing di beberapa perusahaan, manfaat dan tantangan outsourcing, serta tips dalam memilih perusahaan dan karyawan outsourcing yang sesuai kebutuhan.
Baca juga: Onboarding dan Offboarding Sama Pentingnya bagi Perusahaan
Apa itu Outsourcing?
Outsourcing adalah praktik dimana suatu perusahaan mempercayakan tugas atau aktivitas tertentu kepada pihak luar, biasanya dengan tujuan untuk menghemat biaya atau meningkatkan efisiensi.
Menurut UU nomor 13 tahun 2003 pasal 64, negara melegalkan praktik outsourcing dengan premis “Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis.”
Peraturan UU Terhadap Jasa Outsourcing
UU nomor 13 tahun 2003 melegalkan praktik outsourcing namun dengan beberapa aturan yang mengikutinya. Peraturan tersebut diantaranya:
- Diperlukan kesepakatan secara tertulis antara perusahaan dan perusahaan jasa outsourcing
- Pekerjaan yang dapat didelegasikan kepada perusahaan outsourcing adalah jenis pekerjaan yang terpisah dari kegiatan bisnis utama, menunjang kegiatan bisnis utama,
- Penyedia jasa pekerja outsourcing merupakan bentuk usaha yang berbadan hukum yang legal dan memiliki izin dari instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan.
Contoh Penggunaan Outsourcing Pada Perusahaan
Banyak contoh penggunaan jasa outsourcing pada perusahaan, berikut adalah dua contoh yang umum dipraktikan banyak perusahaan di Indonesia:
1. Karyawan Outsourcing Satpam untuk Perusahaan Telekomunikasi
Dalam contoh ini, perusahaan telekomunikasi mempercayakan tugas keamanan gedung dan lingkungan kerja kepada perusahaan jasa security eksternal. Jasa ini membantu perusahaan telekomunikasi menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi, karena perusahaan jasa security sudah memiliki sumber daya dan training yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas keamanan.
2. Jasa Auditor Outsourcing untuk Sebuah Bank
Dalam contoh ini, bank mempercayakan tugas audit keuangan dan operasional kepada perusahaan jasa auditor eksternal. Auditor outsourcing ini membantu bank menjaga kualitas dan independensi audit, karena perusahaan jasa auditor memiliki spesialisasi dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan tugas audit. Selain itu, bank juga bisa memastikan bahwa tugas audit dilakukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan standar yang berlaku. Pendelegasian tugas ini membantu bank menghemat biaya dan memfokuskan sumber daya internal terhadap tugas-tugas utama dan operasional lain.
Manfaat dan Tantangan Penggunaan Jasa Outsourcing
Semua hal memiliki dua sisi mata koin yang bisa menjadi positif maupun tantangan bagi perusahaan. Secara spesifik untuk jasa outsourcing adalah sebagai berikut:
Manfaat menggunakan karyawan outsourcing:
- Menghemat biaya: Perusahaan bisa menghemat biaya dengan mempercayakan tugas tertentu kepada perusahaan jasa outsourcing, karena perusahaan jasa outsourcing sudah memiliki sumber daya dan teknologi yang dibutuhkan.
- Efisiensi dan fleksibilitas: Perusahaan bisa meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas dengan mempercayakan tugas tertentu kepada perusahaan jasa outsourcing, karena perusahaan jasa outsourcing sudah memiliki spesialisasi dan pengalaman yang dibutuhkan.
- Kualitas terstandarisasi: Perusahaan bisa memastikan bahwa tugas tertentu dilakukan dengan baik dan sesuai dengan standar industri dengan mempercayakan tugas kepada perusahaan jasa outsourcing.
Tantangan menggunakan karyawan outsourcing:
- Komunikasi dan koordinasi: Perusahaan harus memastikan bahwa komunikasi dan koordinasi dengan perusahaan jasa outsourcing lancar dan efektif.
- Kontrol dan monitoring: Perusahaan harus memastikan bahwa tugas yang dipercayakan kepada perusahaan jasa outsourcing dilaksanakan sesuai dengan harapan dan standar yang ditetapkan.
- Integrasi dan harmonisasi: Perusahaan harus memastikan bahwa karyawan outsourcing dapat berintegrasi dan berharmonisasi dengan karyawan lain di perusahaan, dan bahwa tugas yang dipercayakan kepada perusahaan jasa outsourcing dapat berjalan dengan lancar.
5 Cara Memilih Perusahaan dan Karyawan Outsourcing yang Sesuai Kebutuhan
Setelah mengetahui outsourcing secara cukup mendalam, berikut adalah 5 langkah yang perlu dilakukan dalam memilih perusahaan dan karyawan outsourcing yang sesuai dengan kebutuhan:
1. Identifikasi Kebutuhan
Pertama-tama, penting untuk menentukan tugas apa yang akan diterima perusahaan outsourcing dan identifikasi kompetensi dan spesialisasi yang dibutuhkan. Ini membantu untuk memastikan bahwa perusahaan outsourcing memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dengan sukses.
2. Melakukan Riset
Setelah menentukan kebutuhan, melakukan riset untuk menemukan perusahaan outsourcing yang tepat. Cari informasi dan referensi, dan bandingkan layanan dan harga yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan. Ini membantu untuk memastikan bahwa perusahaan outsourcing yang dipilih memenuhi kriteria dan standar yang ditetapkan.
3. Memastikan Legalitas
Pastikan bahwa perusahaan outsourcing memiliki izin dan legalitas yang diperlukan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Ini memastikan bahwa perusahaan outsourcing dapat melakukan tugas yang dipercayakan dengan efektif dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Akan lebih baik apabila perusahaan outsourcing sudah data-driven dan menggunakan teknologi terbarukan.
4. Ketahui Proses Seleksi dan Training
Setelah memastikan bahwa perusahaan outsourcing memenuhi kriteria dan standar yang ditetapkan. Lakukan negosiasi dan buat kontrak yang memuat detail tugas dan tanggung jawab yang akan diterima calon karyawan outsourcing. Kelengkapan informasi berisikan profil karyawan, proses rekrutmen, jenis tes yang dilakukan, dan program training sesuai dengan kebutuhan posisi yang akan diselenggarakan. Semua hal tersebut penting untuk memastikan bahwa semua hal yang berkaitan dengan perjanjian outsourcing dipahami dan dilaksanakan dengan baik.
5. Monitoring dan evaluasi:
Terakhir, pastikan selalu melakukan pengecekan dan evaluasi berkala hasil kerja dari perusahaan outsourcing untuk memastikan bahwa tugas yang dipercayakan dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan perjanjian yang disepakati.
Gunakan General Competency Test melalui Talentics.id apabila perusahaan anda membutuhkan karyawan outsourcing namun masih memerlukan kredibilitas calon karyawan secara lebih akurat, detail, data-driven, dan tentunya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Baca juga: Pentingnya Internship atau Magang bagi Perusahaan dan Masa Depan Dunia Kerja
Sources:
