Ditengah gempuran teknologi terbaru untuk menyortir CV, tak sedikit perusahaan yang masih meminta calon kandidat untuk mengisi application form dengan beberapa alasan tertentu. Beberapa formulir cukup pendek dan bisa selesai kurang dari sepuluh menit, namun beberapa masih cukup panjang dan membutuhkan waktu yang lama. Artikel ini akan membahas apa itu application form, mengapa formulir ini masih digunakan perusahaan, kapan waktu terbaik untuk memberikan formulir kepada calon karyawan, dan bagaimana cara membuat application form yang efektif.

Apa itu Application Form?

Application form atau formulir aplikasi pelamar adalah sebuah dokumen yang yang perlu dilengkapi oleh kandidat karyawan yang berisi kumpulan informasi yang diperlukan dalam proses melamar pekerjaan, dapat berupa formulir online ataupun dokumen yang perlu ditulis secara manual.

Informasi yang perlu dilengkapi cukup beragam pada setiap perusahaan karena setiap perusahaan memiliki best practices yang berbeda-beda. Namun pada umumnya, calon karyawan diminta untuk mengisi data pribadi, pengalaman kerja, kualifikasi pendidikan, dan informasi lain yang relevan dengan posisi yang dilamar. Informasi yang terdapat pada application form akan digunakan oleh tim HRD dalam mengevaluasi kemampuan, kualifikasi, dan kecocokan calon karyawan dengan posisi yang tersedia.

Pada beberapa perusahaan, application form juga dilengkapi dengan pertanyaan-pertanyaan psikologis atau psikotes sebagai bagian dari tes seleksi calon karyawan, agar proses rekrutmen dapat berjalan lebih lancar dan hanya kandidat yang paling memiliki potensi terbaik yang dipanggil pada tahap wawancara.

Baca juga: Contoh Undangan Interview yang Profesional

Mengapa Application Form Masih Digunakan?

Pertama, application form lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, termasuk pertanyaan yang spesifik sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Selain itu, application form dapat diakses secara online maupun offline, sehingga memudahkan para pencari kerja dalam mengakses dan mengirimkan formulir tersebut sesuai dengan kebutuhan mungkin dapat beragam.

Kedua, meskipun teknologi ATS menawarkan kecepatan dan efisiensi dalam pengolahan aplikasi, namun sistem ini masih memiliki keterbatasan dalam hal mendeteksi personality dan kemampuan interpersonal yang belum dapat ditangkap melalui scan informasi yang terdapat pada resume. Sehingga, masih ada perusahaan yang menggunakan application form dalam proses seleksi untuk memastikan bahwa kandidat memiliki kemampuan dan keahlian yang diperlukan untuk posisi yang diinginkan serta memastikan kualitas softskill kandidat yang akan diwawancara.

Periode Efektif Meminta Kandidat Melengkapi Application Form

Menempatkan application form sebelum proses wawancara memungkinkan HR untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kelayakan calon karyawan. Prose Ini memudahkan HR dalam menyaring pelamar yang tidak memenuhi syarat sebelum memutuskan untuk meneruskan ke tahap wawancara.

Kelebihan lainnya adalah memungkinkan HR untuk mempersiapkan pertanyaan yang lebih terarah selama wawancara berdasarkan informasi yang diberikan dalam application form. Namun, kekurangan dari metode ini adalah calon karyawan yang dapat merasa kurang nyaman dengan memberikan terlalu banyak informasi pribadi yang diminta pada tahap awal seleksi dan dapat mempengaruhi keputusan mereka untuk melanjutkan proses, tak sedikit yang tidak melanjutkan proses melamar pekerjaan karena informasi yang diminta pada formulir telah dituangkan dalam resume. Survey yang dilakukan oleh SHRM menyatakan 92% application form yang terlalu panjang ditinggalkan para calon kandidat.

Di sisi lain, ada pilihan lain yaitu hanya menggunakan resume pelamar untuk menentukan kandidat yang akan mendapatkan giliran wawancara dan menempatkan application form setelah proses wawancara. Hal ini akan memungkinkan calon karyawan untuk lebih fokus pada pengenalan diri dan kemampuan mereka selama wawancara. Resume atau CV dapat memberikan gambaran tentang pengalaman kerja, pendidikan, keterampilan, dan pencapaian yang dimiliki oleh pelamar. Informasi-informasi tersebut sangat penting untuk menilai kesesuaian antara pelamar dengan posisi yang dibutuhkan.

Baca juga: Cara Crosscheck Kontak Referensi

Namun demikian, perlu diingat bahwa resume tidak selalu terstandarisasi, belum lagi satu lamaran pekerjaan dapat diminati oleh ratusan orang. Menggunakan teknologi ATS memerlukan biaya yang tidak sedikit, ditambah CV tidak selalu memberikan gambaran yang lengkap tentang kualifikasi dan kepribadian pelamar secara komprehensif. Oleh karena itu, penggunaan application form secara kreatif dan singkat tetap dapat menjadi opsi.

Cara Membuat Application Form yang Efektif

Apabila perusahaan telah memutuskan untuk menggunakan application form, perlu diingat bahwa pengisian formulir aplikasi idealnya kurang dari 10 menit dan dapat diselesaikan tanpa perlu mengubah posisi duduk calon kandidat. Dengan metode ini, calon kandidat dapat fokus pada pengisian formulir tanpa terdistraksi oleh kegiatan lain yang bisa mempengaruhi konsentrasi. Oleh karena itu, formulir aplikasi yang efektif dan efisien sangat penting untuk menarik minat calon kandidat dan membantu proses rekrutmen menjadi lebih lancar. Informasi yang dibutuhkan biasa mencakup:

• Informasi personal: Nama lengkap, daerah domisili, nomor telepon, dan email kandidat.
• Pendidikan: Pendidikan terakhir, institusi, jurusan, tahun lulus, dan nilai akhir.
• Pengalaman kerja: Pengalaman kerja sebelumnya, nama perusahaan, posisi, tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan, dan tanggung jawab utama.
• Keterampilan dan kemampuan: Kemampuan teknis atau spesifikasi yang diperlukan untuk posisi tersebut, seperti kemampuan bahasa asing, penggunaan perangkat lunak, atau keahlian khusus lainnya.
• Pertanyaan khusus: Pertanyaan yang ditujukan untuk mengumpulkan informasi tambahan tentang kandidat, seperti apakah mereka memiliki izin kerja yang sah, atau apakah sertifikasi yang pernah diambil.
• Kontak referensi: Informasi kontak dari orang yang dapat memberikan rekomendasi tentang kandidat.
• Pernyataan kebenaran dan perlindungan data: Pernyataan dari kandidat bahwa semua informasi yang diberikan dalam formulir aplikasi benar dan akurat dan pengetahuan bahwa data yang dikirimkan akan aman serta tidak akan digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan lain tanpa sepengetahuan kandidat.

Penting untuk mempertimbangkan bahwa setiap perusahaan mungkin membutuhkan informasi tambahan yang spesifik untuk posisi tertentu atau untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan perusahaan untuk keperluan pelaporan.

Kesimpulan

Penggunaan application form dalam proses rekrutmen masih cukup umum dilakukan oleh banyak perusahaan. Namun, dengan adanya teknologi ATS, penggunaannya sudah semakin berkurang. Terdapat beberapa keuntungan dan challenge dalam penggunaan application form yang semuanya dapat disesuaikan pada kebutuhan dan keadaan perusahaan.

Pertimbangan informasi yang dibutuhkan dan bagaimana membuatnya mudah serta cepat diisi oleh calon kandidat adalah fokus utama dalam penggunaan application form. Praktisi HR yang profesional perlu mempertimbangkan strategi terbaik dalam penggunaan application form, penyortiran manual, dan teknologi ATS untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas proses rekrutmen perusahaan.

Baca juga: 7 Cara Merekrut Manajer

Sumber:

Indeed: What Is a Job Application Form? (With Types and Examples)

SHRM: Guidelines on Interview and Employment Application Questions 

SHRM: Most People—92%—Never Finish Online Job Applications