Dalam beberapa tahun terakhir, Artificial Intelligence (AI) semakin menjadi bagian tak terpisahkan dari dunia kerja, termasuk dalam bidang Human Resources (HR). AI bukan sekadar alat otomatisasi, tetapi juga memberikan wawasan berbasis data yang lebih akurat, cepat, dan objektif.

Di Indonesia, praktisi HR masih menghadapi berbagai tantangan seperti ketidaksesuaian keterampilan, tingginya tingkat  turnover, serta keterbatasan staff dalam mengelola dan meningkatkan employee experience. 

Dengan implementasi AI yang tepat dalam berbagai sektor HR, perusahaan dapat memperbaiki semua aspek dalam employee lifecycle, seperti menarik talenta yang lebih sesuai, meningkatkan keterlibatan karyawan, sampai mempertahankan tenaga kerja yang kompeten untuk mendukung pertumbuhan perusahaan. .

Attract

Perusahaan yang kompeten akan menarik talenta terbaik. Namun, setelah para kandidat mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan, ada beberapa proses yang bisa membuat mereka mundur. Seperti ketidakjelasan tentang company culture, proses lamaran yang terlalu rumit, atau transparansi kompensasi yang tidak jelas. 

Pastikan bahwa lowongan pekerjaan dan website perusahaan memberikan gambaran yang jelas dan detail tentang bagaimana karyawan akan bekerja, dilengkapi dengan budaya perusahaan yang dituliskan sesuai dengan kenyataan yang diterapkan sehari-hari di lingkungan kerja.

AI berperan dalam memastikan bahwa ketika kandidat yang tepat datang, mereka tidak merasa terhambat oleh proses administratif yang melelahkan. Berikut adalah dua teknologi utama yang bisa meningkatkan candidate experience:

• CV Parsing dengan ATS: Lamaran Cepat, Tanpa Form Panjang
  Kandidat yang serius biasanya sudah menyiapkan CV dengan matang. Dengan AI-powered CV parsing dalam sistem ATS, informasi dari CV bisa langsung diproses tanpa perlu pengisian formulir panjang. Hal ini mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan oleh kandidat, serta menghindarkan mereka dari rasa frustasi karena harus mengisi ulang data yang sudah ada di CV mereka. Proses yang lebih cepat dan efisien memastikan kandidat tidak kehilangan minat di tengah proses rekrutmen.
• Competitive Salary dengan AI-Driven Market Analysis
  Transparansi gaji adalah salah satu faktor penting dalam menarik kandidat berkualitas. AI dapat menganalisis data pasar dan kompetitor untuk membantu perusahaan menentukan kompensasi yang lebih kompetitif dan pemberitahuan kisaran gaji yang akan didapatkan sejak awal. 

Dengan akses ke data real-time tentang standar gaji di industri, perusahaan bisa memastikan penawaran mereka menarik bagi talenta terbaik tanpa harus melalui negosiasi panjang yang tidak produktif.

Hire

Proses rekrutmen yang efisien sangat penting untuk memastikan perusahaan mendapatkan kandidat terbaik. Terlalu banyak tahap yang harus dilalui seperti 8 tahap interview atau menunggu terlalu lama untuk mendapatkan feedback atau hasil dapat membuat kandidat terbaik beralih ke perusahaan lain. Berikut adalah dua solusi berbasis AI yang dapat mempercepat dan meningkatkan efektivitas proses rekrutmen:

• AI Video Interview
  Dengan AI video interview, perusahaan dapat menghemat waktu dibandingkan dengan wawancara HR tradisional. Kandidat dapat menjawab serangkaian pertanyaan wawancara melalui video yang direkam, yang kemudian dianalisis oleh AI sesuai dengan kriteria yang sudah ditentukan. Ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan evaluasi lebih cepat, mengurangi beban waktu bagi HR, dan memberikan fleksibilitas bagi kandidat. Proses wawancara yang lebih cepat dan fleksibel ini membantu perusahaan menyeleksi kandidat lebih efektif.
• Otomatisasi Rejection Letter
  Otomatisasi rejection letter membantu mengirimkan pemberitahuan kepada kandidat yang tidak terpilih secara cepat dan efisien. Dengan sistem ATS berbasis AI, surat penolakan dapat dikirim secara otomatis setelah proses seleksi selesai.

Proses ini memastikan bahwa kandidat tidak perlu menunggu terlalu lama dan mendapatkan informasi dengan jelas mengenai status lamaran mereka. Selain itu, surat penolakan dapat disesuaikan dengan lebih personal dan profesional, meningkatkan pengalaman kandidat meskipun mereka tidak lolos seleksi.

Engage

Untuk meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan, para manajer sebagai penengah antara karyawan dan perusahaan perlu mendapatkan informasi yang tepat dan relevan tentang tim mereka secara real-time. AI dapat membantu memberikan solusi untuk mendukung efektivitas manajer dalam memahami dan mengelola tim mereka lebih baik.

• AI Talent Alerts: Notifikasi untuk Manajer

AI Talent Alerts memberikan notifikasi kepada manajer garis pertama mengenai performa dan kondisi anggota tim mereka. Berdasarkan data yang terkumpul, seperti hasil penilaian kinerja, absensi, atau interaksi karyawan, AI memberikan insight yang relevan untuk membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik.

Dengan demikian, manajer dapat lebih cepat mendeteksi masalah atau peluang pengembangan untuk karyawan mereka, serta memberikan feedback atau penghargaan dengan lebih tepat waktu dan berbasis data.

• AI Engagement Analysis: Analisis Keterlibatan Karyawan

AI Engagement Analysis merupakan teknologi yang dapat menganalisis konten dari media sosial internal perusahaan dan survei karyawan. Teknologi ini mampu mengekstrak pola dan tema dari komentar-komentar karyawan dalam survei tahunan, pulse surveys, atau bahkan percakapan di platform internal perusahaan.

Dengan kemampuan untuk menganalisis ratusan ribu komentar dalam waktu singkat, manajer dapat dengan cepat memahami tingkat keterlibatan dan perasaan karyawan terhadap perusahaan. Hal ini memungkinkan tindakan yang lebih tepat dan terukur untuk meningkatkan motivasi karyawan.

Retain

Kunci untuk mempertahankan karyawan terbaik adalah memberikan kompensasi yang sesuai dengan kinerja dan nilai pasar. Namun, keputusan kompensasi yang tepat membutuhkan pertimbangan berbagai faktor, seperti keterampilan yang dimiliki, permintaan pasar, serta apakah lebih baik memberikan penghargaan dalam bentuk gaji pokok atau bonus. Untuk memastikan keputusan yang optimal, perusahaan membutuhkan pemahaman mendalam mengenai keterampilan karyawan, tarif pasar, dan tren permintaan keterampilan tersebut.

Berikut adalah bagaimana AI-based compensation support dapat menyederhanakan dan meningkatkan kualitas perencanaan kompensasi:

• Pengambilan Keputusan Kompensasi Berdasarkan Data
  Dengan menggunakan AI untuk analisis kompensasi, perusahaan dapat mempertimbangkan lebih banyak variabel daripada sebelumnya. AI menganalisis data terkait keterampilan, tarif pasar, dan kebutuhan keterampilan di industri untuk memberikan rekomendasi gaji yang lebih akurat. AI dapat membantu menentukan apakah lebih menguntungkan untuk memberikan penghargaan dalam bentuk gaji pokok atau bonus, serta mengidentifikasi keterampilan yang sedang naik daun dan berpotensi lebih bernilai di masa depan.
• Efisiensi dalam Proses Penentuan Kompensasi
  Jika Sebelumnya, proses perencanaan kompensasi memerlukan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari untuk menganalisis berbagai faktor yang relevan secara manual. 

Dengan bantuan AI, proses ini dapat dipersingkat menjadi hanya beberapa jam, sehingga memungkinkan HR untuk fokus pada keputusan strategis. AI dapat mengevaluasi ribuan data karyawan sekaligus, memperhitungkan kinerja, permintaan keterampilan, serta faktor lainnya, yang akan menghasilkan rekomendasi yang lebih baik dan lebih cepat.

Develop

AI memungkinkan perusahaan untuk memberikan pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap karyawan, berdasarkan keterampilan yang dimiliki, jenis pekerjaan yang dijalani, dan aspirasi karier mereka.

Dengan analisis kemampuan pada tahap awal rekrutmen serta identifikasi hasil performance review, AI dapat menyarankan pelatihan yang tepat untuk memperkuat keterampilan yang sudah ada, relevan dengan pekerjaan saat ini, dan mendukung tujuan karier jangka panjang karyawan.

Pendekatan personalisasi ini memastikan bahwa pelatihan yang diberikan tidak hanya efektif untuk kebutuhan jangka pendek tetapi juga mendukung pengembangan karier jangka panjang, menjadikan karyawan lebih siap menghadapi tantangan masa depan.

Grow

Pengembangan karier, khususnya kenaikan jabatan, merupakan salah satu aspek penting dalam menciptakan pengalaman kerja yang memotivasi bagi karyawan. Penilaian terhadap potensi kenaikan jabatan harus dilakukan secara objektif, berdasarkan data yang terukur, dan sesuai dengan aspirasi karier masing-masing karyawan.

Penting untuk membedakan antara career path manager dan career path individual contributor. Tidak semua karyawan yang memiliki kinerja baik dan potensial ingin beralih ke posisi manajerial. Beberapa karyawan lebih memilih untuk mengembangkan keterampilan teknis atau profesional mereka di jalur individual contributor tanpa harus naik ke posisi manajer.

Dengan menggunakan teknologi AI, perusahaan dapat menganalisis data kinerja, kemampuan, dan tujuan karier karyawan untuk memberikan rekomendasi yang tepat terkait langkah-langkah pengembangan karier yang sesuai. AI memungkinkan perusahaan untuk merancang jalur karier yang lebih personalized, baik untuk calon manajer maupun bagi karyawan yang ingin tetap berfokus pada keahlian teknis atau spesialisasi mereka.

Pendekatan ini memastikan bahwa setiap karyawan memiliki kesempatan yang sama untuk berkembang dalam organisasi, sesuai dengan jalur karier yang sesuai dengan aspirasi mereka, baik sebagai manajer maupun individual contributor, yang pada gilirannya akan meningkatkan motivasi dan kinerja secara keseluruhan.

Serve

Customer experience yang baik selalu dimulai dengan employee experience yang mumpuni. Oleh karena itu, perusahaan harus terlebih dahulu fokus pada pengalaman internal sebelum memperbaiki pandangan pelanggan. Karyawan yang merasa dihargai dan didukung akan lebih produktif dalam memberikan layanan yang lebih baik.

AI chatbot dapat memainkan peran penting dalam meningkatkan pengalaman karyawan dengan mempermudah interaksi dan meningkatkan efisiensi dalam berbagai proses HR. Chatbot adalah aplikasi berbasis AI yang memahami bahasa alami dan dapat berinteraksi dengan pengguna dalam percakapan yang mirip manusia, membantu menjawab berbagai pertanyaan terkait tunjangan, enrollment, atau kompensasi.

Dengan kemampuan untuk diintegrasikan dengan sistem HR, chatbot dapat menghemat waktu dan tenaga staf HR dengan memberikan jawaban cepat kepada karyawan. Implementasi chatbot ini mudah dilakukan, bahkan oleh staf HR non-teknis, berkat ketersediaan API yang mudah digunakan. Hal ini memudahkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan memfokuskan tenaga ahli untuk menangani masalah yang lebih kompleks.

Pilih Penggunaan AI yang Relevan dengan Kondisi Perusahaan

Tidak semua teknologi AI perlu diimplementasikan secara langsung, terutama jika perusahaan belum siap atau jika belum ada kebutuhan mendesak. Penggunaan AI harus disesuaikan dengan kondisi dan relevansi unik perusahaan, sehingga penerapannya benar-benar memberikan nilai tambah yang signifikan. Menggunakan AI secara bijak dan sesuai dengan prioritas yang ada akan memaksimalkan hasil yang diperoleh tanpa menambah beban atau risiko yang tidak perlu.

Setiap perusahaan memiliki dinamika yang berbeda, dan apa yang efektif untuk satu perusahaan mungkin tidak tepat untuk perusahaan lainnya. Oleh karena itu, penting untuk melakukan penilaian menyeluruh terhadap kebutuhan dan tujuan perusahaan sebelum memutuskan untuk mengintegrasikan teknologi AI. Fokus pada solusi yang sesuai dengan tantangan spesifik yang dihadapi perusahaan, sehingga AI dapat mendukung dan mempercepat pencapaian tujuan bisnis.

Kesimpulan

Penggunaan teknologi AI dalam HR dapat memberikan dampak signifikan terhadap seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari menarik talenta hingga mempertahankan mereka. AI membantu menciptakan pengalaman kerja yang lebih efisien, transparan, dan responsif dengan otomatisasi berbagai proses, seperti rekrutmen dan pengelolaan kinerja karyawan. 

Perlu dipahami secara mendalam juga perusahaan perlu bijak dalam memilih dan mengimplementasikan AI yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi. Tidak semua teknologi AI perlu diterapkan secara langsung, dan penggunaan yang tepat dapat memastikan hasil maksimal tanpa menambah beban. 

Fokuskan pada solusi yang relevan untuk mendukung tujuan perusahaan, guna menciptakan pengalaman karyawan yang lebih baik yang pada akhirnya akan meningkatkan pengalaman pelanggan.