Dalam dunia bisnis yang kompetitif, mengidentifikasi, mengembangkan, dan memanfaatkan bakat-bakat terbaik menjadi kunci keberhasilan suatu organisasi. Namun, mengevaluasi kualitas kandidat yang telah bekerja sesuai dengan kebutuhan dan strategi jangka panjang perusahaan dapat menjadi proses yang cukup rumit serta memakan waktu, terutama jika perusahaan sudah cukup besar dengan ratusan pegawai dari berbagai divisi.

Artikel ini akan memberikan informasi tentang 9 Box Talent Management sebagai strategi dalam pengelolaan karyawan. Dilengkapi dengan tujuan, kelebihan dan kekurangan, strategi penggunaan, serta cara menginterpretasi talenta menggunakan 9 Box.

Apakah 9 Box Talent Management itu?

9 Box Talent Management adalah sebuah strategi dalam manajemen sumber daya manusia (HR) yang bertujuan untuk mengoptimalkan potensi dan kinerja karyawan. Pendekatan ini menggunakan kotak berukuran 3 x 3, dengan total 9 kotak, yang memungkinkan HR Practitioner dan manajer untuk mengklasifikasikan karyawan berdasarkan pada dua kriteria penting, yaitu kinerja dan potensi.

Tujuan Penggunaan 9 Box Talent Management

Dalam penggunaanya, 9 Box digunakan sebagai alat evaluasi untuk menggambarkan posisi karyawan dalam hal kinerja saat ini dan potensi mereka untuk masa depan. Karyawan ditempatkan dalam salah satu kotak berdasarkan penilaian objektif yang dilakukan oleh HR Practitioner dan manajer.

Kotak-kotak tersebut mencerminkan kombinasi antara kinerja saat ini (seperti hasil kerja, pencapaian, dan kontribusi) dan potensi (seperti kemampuan untuk berkembang, beradaptasi, dan mengambil tanggung jawab yang lebih besar di masa depan).

Karyawan dengan kinerja tinggi dan potensi besar ditempatkan di kotak-kotak yang menunjukkan keunggulan mereka. Mereka adalah bakat berharga yang mungkin menjadi pemimpin masa depan dan mampu memberikan kontribusi signifikan bagi organisasi.

Di sisi lain, karyawan dengan kinerja rendah dan potensi terbatas ditempatkan di kotak yang mungkin membutuhkan perhatian ekstra. Hal ini dapat mencakup karyawan yang membutuhkan pengembangan keterampilan, dukungan tambahan, atau penyesuaian dalam peran mereka.

Manfaat dan Tantangan Penggunaan 9 Box Talent Management

Penggunaan 9 Box Talent Management memberikan sejumlah manfaat bagi organisasi dalam mengelola talenta mereka, namun juga dapat menghadapi beberapa tantangan. Berikut adalah beberapa manfaat dan tantangan yang terkait dengan penggunaan 9 Box Talent Management:

Manfaat:

• Identifikasi bakat potensial: Menggunakan 9 Box Talent Management memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi bakat potensial yang dapat dikembangkan menjadi calon manajer dan memberikan kontribusi signifikan bagi organisasi.
• Fokus pada pengembangan: Pendekatan ini membantu organisasi untuk mengalokasikan sumber daya dan perhatian yang tepat kepada karyawan yang membutuhkan pengembangan keterampilan atau dukungan tambahan untuk mencapai potensi maksimal mereka.
• Meningkatkan retensi karyawan: Dengan memberikan perhatian dan pengembangan yang tepat kepada seluruh karyawan, organisasi dapat meningkatkan tingkat retensi dan mempertahankan top-talent di dalam perusahaan.

Tantangan:

• Penilaian yang subjektif: Penempatan karyawan dalam kotak 9 Box dapat menjadi subjektif tergantung pada penilaian individu oleh HR Practitioner dan manajer. Perbedaan persepsi dan penilaian yang tidak konsisten dapat mengakibatkan ketidakadilan dalam pengelolaan talenta.
• Keterbatasan data: Penggunaan 9 Box Talent Management membutuhkan data yang akurat dan komprehensif mengenai kinerja dan potensi karyawan. Tantangan muncul ketika data yang tersedia terbatas atau tidak lengkap, yang dapat mempengaruhi ketepatan penempatan karyawan dalam kotak 9 Box.
• Perubahan kebutuhan perusahaan: Karyawan yang mungkin memiliki potensi besar pada awalnya dapat mengalami perubahan dalam kinerja atau potensi mereka seiring berjalannya waktu. Hal ini menuntut fleksibilitas dalam mengelola talenta dan peninjauan secara berkala terhadap penempatan karyawan dalam kotak 9 Box.
  Baca juga: Memaksimalkan Potensi Talent Management dalam 5 Strategi

Strategi Membuat 9 Box Talent Management

Terdapat tiga tahapan dalam penerapan 9 box talent management yang perlu dilakukan secara terstruktur:

Tahap Pertama: Performance Appraisal

Tahap pertama dalam strategi 9 Box Talent Management adalah melakukan performance appraisal atau evaluasi kinerja karyawan. Evaluasi kinerja ini dilakukan secara objektif oleh HR Practitioner dan manajer untuk memperoleh pemahaman yang jelas mengenai kinerja individu.

Selama proses ini, kriteria penilaian yang relevan dengan pekerjaan karyawan akan digunakan. Beberapa kriteria umum yang dapat dievaluasi meliputi hasil kerja, pencapaian target, dan kualitas kerja.

Evaluasi kinerja dapat melibatkan berbagai metode, seperti penilaian langsung oleh atasan, pengumpulan data kinerja, wawancara, atau penggunaan alat penilaian kinerja yang terstruktur. Selama proses ini, penting untuk memastikan bahwa penilaian dilakukan secara adil, transparan, dan berdasarkan bukti yang objektif. Dalam tahap pertama ini karyawan diklasifikasikan dalam 3 kategori:

• High Performance (Kinerja Tinggi): Karyawan yang mencapai hasil kerja yang sangat baik, mencapai atau melebihi target, dan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tim atau organisasi.
• Medium Performance (Kinerja Baik): Karyawan yang memiliki kinerja yang memenuhi ekspektasi dengan hasil kerja yang cukup baik, tetapi mungkin masih perlu peningkatan atau pembaharuan dalam beberapa aspek pekerjaan.
• Low Performance (Kinerja Kurang Baik): Karyawan yang memiliki kinerja di bawah ekspektasi, tidak mencapai target, atau memberikan kontribusi yang kurang memadai.
  Baca juga: 9 Cara Melakukan Performance Appraisal yang Objektif dan Anti Bias

Tahap Kedua: Menentukan Potensi Pengembangan Karyawan

Setelah tahap pertama evaluasi kinerja selesai, tahap kedua dalam strategi 9 Box Talent Management adalah menentukan potensi pengembangan karyawan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengidentifikasi potensi individu dan melihat kemampuan mereka untuk berkembang di masa depan.

Dalam menentukan potensi pengembangan, beberapa faktor yang dapat dipertimbangkan namun tetap perlu disesuaikan dengan keperluan manajerial perusahaan antara lain:

• Kemampuan Belajar: Evaluasi kemampuan individu untuk belajar dan menguasai keterampilan baru, serta sejauh mana mereka dapat mengembangkan pengetahuan dan kompetensi tambahan.
• Fleksibilitas dan Adaptabilitas: Kemampuan karyawan untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan kerja, menghadapi tantangan baru, serta mampu mengubah pendekatan atau strategi dalam menjalankan tugas mereka.
• Leadership: Potensi individu untuk mengambil peran kepemimpinan yang lebih besar di masa depan, seperti kemampuan memimpin tim, mengambil inisiatif, dan mengelola proyek secara efektif.
• Kreativitas dan Inovasi: Evaluasi kemampuan individu untuk berpikir kreatif, menghasilkan ide-ide baru, serta berkontribusi dalam menciptakan solusi dan inovasi di tempat kerja.

Melalui tahap ini, karyawan akan ditempatkan dalam kategori potensi pengembangan yang mencerminkan tingkat potensi mereka:

• High Potential (Potensi Tinggi): Karyawan yang memiliki kemampuan dan potensi yang tinggi untuk berkembang di masa depan. Mereka memiliki bakat yang signifikan untuk mengambil peran yang lebih besar dan memberikan kontribusi yang berarti bagi organisasi.
• Medium Potential (Potensi Menengah): Karyawan yang memiliki potensi yang dapat dikembangkan lebih lanjut, tetapi mungkin memerlukan beberapa pengembangan keterampilan atau pengalaman tambahan untuk mencapai puncak potensi mereka.
• Low Potential (Potensi Terbatas): Karyawan yang memiliki potensi terbatas untuk pengembangan lebih lanjut di masa depan. Mereka mungkin memerlukan perhatian ekstra atau dukungan khusus untuk mengembangkan keterampilan yang diperlukan.

Tahap Ketiga: Mengintegrasikan Kinerja dan Potensi dalam 9 Box

Tahap ketiga dalam strategi 9 Box Talent Management adalah mengintegrasikan kinerja dan potensi karyawan dalam 9 box. Pada tahap ini, HR Practitioner dan manajer akan menggabungkan informasi tentang kinerja dan potensi pengembangan karyawan untuk menempatkannya dalam kotak-kotak yang sesuai dalam grid 9 box.

Menginterpretasi Data Box Talent Management

Setelah mengetahui posisi karyawan dalam 9 box talent management, HR practitioner perlu menginterpretasi hasil yang tersedia untuk selanjutnya mempersiapkan action plan agar SDM yang ada dapat terus menunjang perusahaan untuk terus berkembang dan lebih baik. Ada 4 pengelompokan dengan treatment yang cukup beragam, yaitu:

1.   Kesalahan Perekrutan

Terdapat karyawan-karyawan yang mendapatkan penilaian rendah baik dari segi kinerja maupun potensi. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan mereka antara lain kesalahan perekrutan, bad hire atau underperformer. Menginvestasikan waktu, budget, dan sumber daya pada karyawan-karyawan ini dapat mengganggu kesuksesan perusahaan.. Oleh karena itu, penting untuk menghadapi situasi ini dengan cepat namun adil.

Dalam menghadapi bad hire, ada beberapa langkah yang dapat diambil. Pertama, identifikasi hambatan personal yang mungkin menyebabkan kinerja rendah dan kurangnya pertumbuhan. Namun, perlu diingat untuk tidak terlalu banyak menginvestasikan waktu dan sumber daya pada mereka, agar tidak merugikan karyawan lain yang memiliki kinerja baik. Kedua, duduk bersama individu tersebut untuk mencari tugas yang lebih sesuai di mana mereka dapat memanfaatkan keterampilan mereka dengan lebih baik.

Jika kedua langkah tersebut tidak memberikan hasil yang memuaskan, langkah terakhir adalah membuat rencana keluar bersama di mana HR Practitioner membantu individu tersebut menemukan peran yang lebih cocok di luar organisasi.

2.   Membutuhkan Strategi Pengembangan

Karyawan yang membutuhkan strategi pengembangan adalah mereka yang tergolong dalam kategori "Low Performance" dan "Low Potential" dalam 9 box grid, namun memiliki satu penilaian medium.

Karyawan dengan kinerja "Low Performance + Medium Potential" belum mencapai ekspektasi, kurang mencapai target, atau memberikan kontribusi yang kurang memuaskan. Mereka membutuhkan pengembangan keterampilan, dukungan tambahan, atau penyesuaian dalam peran yang diemban.

Di sisi lain, karyawan dengan potensi "Low Potential + Medium Performance" memiliki keterbatasan dalam pengembangan karir di masa depan. Mereka memerlukan perhatian ekstra dan dukungan khusus untuk mengembangkan keterampilan yang diperlukan.

Buatlah performance improvement plan (PIP) secara bersama untuk mengidentifikasi hambatan yang terjadi dan keterampilan yang diperlukan memaksimalkan potensi dan kinerja mereka. Berikan expectation  yang terukur dan tetapkan dengan jelas seperti apa kinerja yang baik akan terlihat. Karyawan harus jelas mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

Dianjurkan untuk melakukan evaluasi setiap bulan untuk meninjau kemajuan yang dicapai dalam PIP tersebut. Selalu dokumentasikan pertemuan-pertemuan ini dengan rapi dan terstruktur karena ini akan membantu HR Practitioner membuat keputusan yang lebih baik berbasis data.

3.   Membutuhkan Perhatian Khusus

Terdapat juga karyawan-karyawan yang membutuhkan perhatian khusus. Mereka tergolong memiliki dua ekstrim yang berlainan, seperti  "High Performance namun Low Potential" dan "High Potential namun Low Performance" , sehingga membutuhkan perhatian khusus.

Karyawan dengan kinerja "High Performance namun Low Potential" memiliki kinerja yang sangat baik saat ini, tetapi memiliki potensi pengembangan yang terbatas. Mereka perlu mendapatkan perhatian khusus agar dapat mengembangkan potensi mereka dan berkontribusi lebih besar di masa depan. Dalam hal ini, perlu diberikan peluang pengembangan, pelatihan, dan pembinaan agar karyawan tersebut dapat mengembangkan keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk peran yang lebih strategis.

Di sisi lain, karyawan dengan potensi "High Potential namun Low Performance" memiliki potensi pengembangan yang tinggi, namun saat ini kinerjanya masih rendah. Mereka membutuhkan perhatian khusus untuk meningkatkan kinerja mereka dan memanfaatkan potensi yang dimiliki. Dalam hal ini, perlu dilakukan evaluasi menyeluruh untuk mengidentifikasi hambatan atau faktor yang menyebabkan kinerja rendah, serta merancang rencana perbaikan yang efektif untuk membantu mereka mencapai tingkat kinerja yang sesuai dengan potensi yang dimiliki.

4.   Calon Pemimpin Perusahaan

Calon pemimpin perusahaan tergolong dalam tiga kategori dalam 9 box grid, yaitu "medium potential + medium performance", "medium potential + high performance", dan "high potential + medium performance". Mereka memiliki potensi pengembangan yang baik dan juga telah menunjukkan kinerja yang memadai dalam perannya.

Karyawan dengan kategori "medium potential + medium performance" menunjukkan potensi yang dapat dikembangkan lebih lanjut dan memiliki kinerja yang memenuhi ekspektasi. Dalam hal ini, penting untuk memberikan kesempatan pengembangan dan pembinaan yang tepat agar mereka dapat terus meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka. Tujuan utama adalah memindahkan mereka ke kotak "high potential" dengan kinerja yang terus meningkat.

Karyawan dengan kategori "medium potential + high performance" telah menunjukkan kinerja yang sangat baik dan juga memiliki potensi pengembangan yang baik. Mereka adalah aset berharga bagi perusahaan dan memiliki potensi untuk mengambil peran kepemimpinan di masa depan. Dalam hal ini, perusahaan perlu memperhatikan pengembangan karir mereka, memberikan peluang yang lebih besar, dan membantu mereka tumbuh menjadi pemimpin yang sukses.
Baca juga: Merencanakan Jenjang Karier Karyawan

Karyawan dengan kategori "high potential + medium performance" memiliki potensi pengembangan yang tinggi, namun kinerjanya masih perlu ditingkatkan. Mereka menunjukkan kemampuan untuk berkembang menjadi pemimpin yang efektif, tetapi perlu mendapatkan dukungan dan pembinaan untuk mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi. Dalam hal ini, perusahaan perlu merancang rencana pengembangan yang efektif untuk membantu mereka mencapai potensi penuh mereka.

5.   Talenta Terbaik

Talenta terbaik dalam organisasi adalah mereka yang termasuk dalam kategori "High Potential + Performance" dalam 9 box grid. Mereka merupakan karyawan yang memiliki potensi pengembangan yang tinggi dan telah menunjukkan kinerja yang luar biasa.

Karyawan dengan kategori ini memiliki potensi yang sangat besar untuk mengambil peran kepemimpinan yang strategis dalam organisasi. Mereka telah menunjukkan kinerja yang sangat baik dan konsisten, serta memiliki bakat dan kemampuan yang dapat membawa kontribusi signifikan bagi pertumbuhan dan keberhasilan perusahaan.

Dalam mengelola talenta terbaik ini, perusahaan perlu memberikan perhatian khusus untuk memastikan mereka tetap terlibat, termotivasi, dan berkembang. Langkah-langkah yang dapat diambil termasuk memberikan peluang pengembangan karir yang menantang, memberikan tugas-tugas yang strategis, dan memberikan dukungan dan pembinaan yang kontinu.

Mendorong kolaborasi dan pengakuan atas kontribusi mereka juga penting untuk mempertahankan talenta terbaik dalam organisasi. Perusahaan harus secara proaktif mengidentifikasi dan memperhatikan kebutuhan serta aspirasi mereka, sehingga mereka merasa dihargai dan memiliki kesempatan untuk terus tumbuh dan berkembang.

Kesimpulan

9 Box Talent Management adalah strategi efektif dalam mengelola karyawan dan mengoptimalkan potensi mereka. Dalam pendekatan ini, karyawan ditempatkan dalam kotak-kotak berdasarkan kinerja dan potensi. Ada 5 kategori interpretasi posisi karyawan dalam 9 box grid dengan rencana pengemangan dan treatment yang berbeda-beda.

Dalam mengelola talenta, perusahaan perlu memastikan proses penilaian dilakukan secara objektif dan fokus pada perkembangan karyawan serta perusahaan. Pada praktiknya, karyawan perlu diberikan perhatian khusus, rencana pengembangan karir yang sesuai, dan dukungan yang tidak pernah berhenti.
Baca juga: 7 Strategi Meningkatkan Kebahagiaan Karyawan

References:

AI HR – The 9 Box Grid: A Practitioner’s Guide
Kata Data – Berapa Jumlah Angkatan Kerja Indonesia 2022?

Image copyright – Canva Studio via Pexels