Setelah semua tahapan rekrutmen mulai dari menyortir CV, melakukan tahapan wawancara mulai dari HR sampai user, bahkan beberapa disertai beberapa technical assessment dan semua hal dirasa cocok, pihak HR perlu segera mengirimkan offer letter atau surat penawaran kerja agar calon kandidat dapat mulai bergabung secepatnya.
Terdapat bagian-bagian penting yang tidak boleh dilewatkan dalam menyusun surat penawaran yang menarik dan membuat calon karyawan setuju dengan penawaran perusahaan. Artiklel ini akan membahas bagian-bagian penting dan contoh offer letter yang profesional.
Dilengkapi juga dengan tips hal-hal yang perludan jangan dilakukan saat mengirim offer letter dan estimasi waktu tunggu yang ideal.
Apa itu Offer Letter?
Surat penawaran kerja atau offer letter adalah sebuah dokumen yang dikirimkan oleh perusahaan kepada calon karyawan yang dirasa cocok sebagai karyawan, surat ini pendanda bahwa calon karyawan lolos semua tahap rekrutmen.
Isi surat tersebut antara lain mencakup rincian gaji, jabatan, manfaat, dan informasi lainnya mengenai pekerjaan yang ditawarkan. Offer letter penting untuk menjadi bukti tertulis kesepakatan antara karyawan dan perusahaan, sehingga kedua belah pihak memiliki acuan yang sama mengenai rincian pekerjaan dan manfaat yang diterima.
10 Bagian Offer Letter
Telah disebutkan beberpa bagian penting yang tercantum dalam sebuah offer letter, secara spesifik kesepuluh bagian tersebut adalah:
- Judul: Surat Penawaran Kerja
- Identitas perusahaan: nama, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan
- Identitas kandidat: nama, alamat, dan informasi kontak lainnya
- Deskripsi pekerjaan: jabatan, tugas, tanggung jawab, dan nama direct report
- Gaji dan tunjangan: jumlah gaji, jangka waktu, jenis tunjangan, dan kebijakan perusahaan mengenai kenaikan gaji dan bonus
- Waktu kerja: jam kerja, hari kerja, cuti, dan waktu pengangkatan resmi
- Kebijakan perusahaan: aturan dan kebijakan perusahaan mengenai peraturan WHO/WFH/WFA/Hybrid, jadwal performance review, peraturan perusahaan, dan perlindungan data
- Durasi kontrak/status karyawan tetap
- Lokasi dan Tanggal pembuatan surat
- Tanda tangan dan nama pejabat perusahaan yang mengeluarkan surat dan calon karyawan
Contoh Offer Letter yang Profesional
Judul: Surat Penawaran Kerja
Kepada [Nama Kandidat]
[Alamat Kandidat]
[Informasi Kontak Lainnya]
Kami merasa senang untuk menawarkan posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan], dengan detail sebagai berikut:
Deskripsi Pekerjaan:
Tugas dan tanggung jawab utama termasuk [Detail Tugas dan Tanggung Jawab]
Melaporkan langsung ke [Nama Atasan Langsung]
Gaji dan Tunjangan:
Gaji bulanan sebesar [Jumlah Gaji], akan dibayarkan pada akhir bulan setiap tanggal 25
Jenis tunjangan dan bonus akan diterima termasuk [Jenis Tunjangan]
Detail mengenai gaji, tunjangan, dan fasilitas dapat dilihat pada lampiran yang telah kami sertakan
Waktu Kerja:
Jam kerja [Jam Kerja] dari hari [Hari Kerja]
Jumlah cuti yang diperbolehkan sebanyak [Jumlah Cuti] hari per tahun
Pengangkatan resmi akan dilakukan pada [Tanggal Pengangkatan] setelah habisnya masa percobaan selama tiga bulan
Kebijakan Perusahaan:
Kinerja dan kedisiplinan karyawan akan dievaluasi secara berkala
Konfidensialitas dan perlindungan data karyawan menjadi prioritas perusahaan
Durasi Kontrak:
Kontrak ini berlaku selama [Durasi Kontrak], dengan opsi perpanjangan berdasarkan evaluasi kinerja
Jika Bapak/Ibu setuju dengan syarat dan ketentuan yang kami tawarkan, mohon segera menghubungi kami kembali dan memberikan konfirmasi atas tawaran ini paling lambat tanggal [tanggal] pukul 17.00 WIB.
[Lokasi dan tanggal Pembuatan Kontrak]
[Tanda Tangan dan Nama Jelas HR Manager]
Do’s and Don’ts Pengiriman Cover Letter
Terdapat beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar surat penawaran yang kita kirim tidak ditolak secara mentha-mentah, apalagi diabaikan tanpa informasi sama sekali.
Do’s:
- Pastikan semua informasi dalam surat tawaran kerja akurat dan jelas
- Berikan detail yang cukup mengenai gaji, tunjangan, dan kebijakan perusahaan lainnya yang relevan
- Berikan waktu yang cukup bagi kandidat untuk mempertimbangkan tawaran tersebut sebelum menentukan jawaban
Don’ts:
- Jangan memberikan informasi yang tidak akurat atau menyesatkan mengenai pekerjaan atau gaji
- Jangan mengirimkan surat tawaran kerja sebelum semua detail telah dikonfirmasi dan disetujui oleh manajemen perusahaan
- Jangan memberikan tekanan atau membuat kandidat merasa terpaksa menerima tawaran kerja.
Berapa Lama Harus Menunggu Setelah Mengirimkan offer Letter?
Menunggu jawaban kandidat setelah mengirimkan surat penawaran pekerjaan dapat menjadi momen yang menegangkan bagi kedua belah pihak. Namun, sebagai acuan umum, menunggu jawaban selama sekitar 3-5 hari kerja dianggap sebagai waktu yang wajar dan memadai.
Sebagai seorang HR yang proefsional, idealnya diperbolehkan untuk menghubungi kandidat untuk memastikan bahwa surat penawaran pekerjaan telah diterima dan memahami kekhawatiran atau pertanyaan yang mereka miliki sebelum mengambil keputusan.
Proses ini juga dapat membantu menjaga hubungan positif dengan kandidat dan meningkatkan pengalaman perekrutan keseluruhan.
Cara Crosscheck Kontak Referensi
Sumber:
Indeed – Job Offer Letter
Workable – 8 job offer letter templates for every circumstance
