Talent shortage telah menjadi masalah serius bagi perusahaan saat ini. Meskipun ada ratusan kandidat yang melamar untuk satu lowongan pekerjaan, menemukan karyawan yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan bisa menjadi tantangan.

Employee upskilling merupakan salah satu solusi efektif dalam mengatasi masalah ini. Dengan memberdayakan karyawan melalui pelatihan dan peningkatan keterampilan, perusahaan dapat mengisi celah kompetensi yang ada dan menciptakan tenaga kerja yang lebih siap menghadapi perubahan dan tantangan industri.

Artikel ini akan diharapkan menjadi panduan untuk Praktisi HR dalam mengidentifikasi kebutuhan upskilling perusahaan, merancang program yang relevan, dan mengukur hasilnya.

Apa itu Employee Upskilling?

Employee upskilling merujuk pada proses meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan karyawan yang sudah ada di dalam perusahaan. Program Ini terpisah dari rekrutmen eksternal, dimana perusahaan mencari karyawan baru dengan keterampilan yang diinginkan. Dalam employee upskilling, perusahaan berinvestasi dalam pengembangan karyawan yang telah tergabung saat ini untuk mengisi kekosongan kompetensi yang ada.

Upskilling melibatkan pelatihan, sertifikasi, dan pengalaman kerja tambahan untuk meningkatkan keterampilan karyawan dalam bidang yang relevan dengan pekerjaanya masing-masing. Dalam era talent shortage, employee upskilling menjadi lebih penting daripada sebelumnya.
Baca juga: Memahami Fenomena Talent Shortage di Ranah HR

Dengan meningkatkan keterampilan karyawan yang sudah ada, perusahaan dapat mengisi celah atau kebutuhan kompetensi yang sulit dipenuhi oleh rekrutmen eksternal. Tidak berhenti sampai disitu, program Ini juga membantu meningkatkan retensi karyawan, karena karyawan cenderung bekerja lebih lama dan termotivasi ketika merasa dihargai dan diberdayakan melalui upskilling.

Apabila dilihat dari bird eye view, employee upskilling merupakan bentuk investasi jangka panjang bagi perusahaan. Dengan meningkatkan dan mengembangkan karyawan yang sudah ada, perusahaan berkesempatan untuk mengurangi biaya rekrutmen, onboarding, dan pelatihan untuk karyawan baru.

Perbedaan Upskilling vs Reskilling

Pada praktiknya, tak jarang ditemukan campuran akan upskilling dan reskilling di dunia kerja, namun hal ini dapat ditanggulangi dengan memahami penuh perbedaanya seperti tabel berikut:

Mengidentifikasi Kebutuhan Upskilling

Peran HR practitioner dalam proses employee upskilling sangatlah krusial. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan upskilling di dalam perusahaan dengan dukungan data yang valid. Proses ini melibatkan tiga langkah penting untuk memahami secara mendalam keterampilan yang dibutuhkan untuk mengatasi tantangan talent shortage dan memastikan karyawan siap menghadapi perubahan di dunia kerja.
Baca juga: 5 Strategi Mencegah dan Menangani Talent Shortage

1.   Menganalisis Kebutuhan Perusahaan dan Industri

HR practitioner perlu melakukan analisis menyeluruh terhadap kebutuhan perusahaan berdasarkan perkembangan industri terkini dengan mengumpulkan dan menganalisis data-data relevan. Mengetahui tren dan tuntutan bisnis serta teknologi akan membantu dalam merencanakan upskilling yang sesuai dengan arah perkembangan organisasi.
Baca juga: 4 Data Statistik HR dalam Proses Rekrutmen

2.   Menilai Keterampilan yang Relevan dengan Posisi Pekerjaan

Dalam langkah selanjutnya, HR practitioner melakukan evaluasi mendalam terhadap setiap posisi pekerjaan dalam organisasi. Menentukan keterampilan yang relevan dengan masing-masing posisi harus didasarkan pada data-data yang valid. Hal ini membantu dalam merancang program upskilling yang efektif dan berdampak positif pada performa tim dan produktivitas keseluruhan.

3.   Mengidentifikasi Celah Keterampilan dalam Organisasi

HR practitioner perlu mengidentifikasi celah atau kesenjangan keterampilan yang ada di dalam organisasi dengan didukung oleh data-data kualitatif dan kuantitatif. Menilai keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini dan membandingkannya dengan kebutuhan pekerjaan membantu HR dalam menentukan prioritas program upskilling yang tepat. Dengan cara ini, HR dapat mengatasi tantangan talent shortage dengan mengembangkan keterampilan yang diperlukan secara efektif dan berbasis data.

Mencanangkan Program Upskilling yang Efektif

Berbekal data pada tahapan sebelumnya, HR practitioner dapat memberdayakan karyawan untuk mengembangkan keterampilan yang relevan dan mempersiapkan mereka menghadapi tantangan talent shortage dengan perencanaan sebagai berikut:

1.   Merancang Program dan Kompetensi yang Dibutuhkan:

Peran HR practitioner dalam proses employee upskilling sangatlah krusial. Mereka perlu bekerja sama dengan para pemangku kepentingan, termasuk manajemen dan tim yang terdampak untuk memahami secara komprehensif kebutuhan dan tujuan dari program upskilling.

Sebagai contoh, jika perusahaan menghadapi talent shortage di bidang IT, HR practitioner perlu merancang program upskilling yang fokus pada keterampilan teknis seperti pemrograman, analisis data, atau cyber security
Baca juga:  Apa itu HR Gamification dalam HR?

2.   Memilih Metode Pelatihan yang Sesuai:

Pemilihan metode pelatihan yang tepat adalah kunci kesuksesan program upskilling. Misalnya, untuk keterampilan teknis, HR practitioner dapat mempertimbangkan pelatihan dalam bentuk kelas dengan mendatangkan ahli atau kursus online yang terstruktur.

Sementara itu, untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan, mentoring dan pelatihan study case yang efektif. Penting bagi HR practitioner untuk memahami terlebih dahulu preferensi dan gaya belajar karyawan agar dapat memilih metode yang sesuai.
Baca juga Talentics Insight: 5 Karakter Karyawan

3.   Membuat Rencana Pelaksanaan dan Jadwal

Dalam menerapkan program upskilling, HR practitioner harus membuat rencana pelaksanaan dan jadwal yang terperinci. Contohnya, jika program berlangsung selama beberapa bulan, perlu ditetapkan tujuan dan capaian yang diharapkan di setiap tahap. Pemantauan dan evaluasi secara berkala juga diperlukan untuk memastikan program berjalan sesuai rencana dan dapat disesuaikan jika diperlukan. Data dari evaluasi ini membantu HR practitioner dalam memastikan program berjalan sesuai rencana dan memberikan dampak positif bagi karyawan dan perusahaan.

Mengukur Keberhasilan Program Upskilling

Dengan pendekatan yang berbasis data dan perhatian pada hasil yang terukur, HR practitioner dapat mengukur keberhasilan program upskilling dengan lebih akurat seperti:

1.   Komparasi Data Sebelum dan Setelah Program

Sebelum pelatihan dimulai, HR practitioner perlu melakukan evaluasi kinerja untuk menilai kelemahan dan kekuatan karyawan. Setelah program upskilling selesai, lakukan evaluasi ulang untuk melihat perubahan yang terjadi dalam kinerja mereka. Data evaluasi ini memberikan wawasan yang berharga untuk mengukur dampak program pelatihan.
Baca juga: Big Data dalam Dunia HR: Apa dan Bagaimana Cara Memanfaatkannya?

2.   Memperbaiki Program Upskilling

Data hasil evaluasi menjadi sumber informasi penting dalam meningkatkan program upskilling. Berdasarkan analisis data, HR practitioner dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan dalam program. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk terus mengembangkan upskilling yang lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Pentingnya Program yang Personalized

Program upskilling yang personalized menjadi kunci kesuksesan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pembelajaran karyawan.HR practitioner perlu mengidentifikasi preferensi belajar karyawan dengan seksama. Beberapa karyawan mungkin lebih suka belajar melalui kursus online atau video, sementara yang lain lebih efektif dalam lingkungan kelas atau mentoring. Dengan memahami preferensi belajar ini, HR practitioner dapat menyusun program upskilling yang sesuai dengan gaya belajar individu.

Selanjutnya, mendiversifikasi pilihan pelatihan adalah langkah penting dalam menciptakan program upskilling yang personalized. HR practitioner dapat memberikan berbagai jenis pelatihan, seperti eLearning, kelas, seminar, dan sumber daya belajar lainnya. Dengan memberikan pilihan yang beragam, karyawan dapat memilih metode yang paling cocok dan menarik bagi mereka.

Program upskilling hanya akan berhasil jika ada partisipasi aktif karyawan selama program berlangsung. HR practitioner idealnya dapat menciptakan lingkungan yang mendukung belajar dan memberikan insentif bagi karyawan yang aktif dalam mengikuti pelatihan. Selain itu, melibatkan karyawan dalam menyusun rencana belajar mereka sendiri juga meningkatkan motivasi dan keterlibatan dalam proses upskilling.

Tantangan dan Manfaat Program Upskilling

Program upskilling memiliki manfaat dan tantangan nya sendiri, dipercaya dapat menjadi jembatan yang membuat karyawan memiliki kompetensi yang dibutuhkan perusahaan, pada pelaksanaannya program ini memiliki tantangannya sendiri, seperti:

1.   Motivasi dan Partisipasi Karyawan

Tantangan terbesar adalah memotivasi semua karyawan agar berpartisipasi aktif dalam program upskilling. Manajemen perusahaan perlu mengkomunikasikan manfaat program dengan jelas dan memberikan dorongan agar karyawan merasa termotivasi untuk mengikuti program dengan antusias. Memastikan partisipasi karyawan yang konsisten akan menjadi kunci kesuksesan program upskilling.

2.   Biaya dan Anggaran

Implementasi program upskilling memerlukan investasi finansial yang signifikan. Perusahaan harus menyusun anggaran yang memadai dan mengalokasikan sumber daya internal maupun eksternal dengan bijaksana agar program berjalan dengan sukses. Pengelolaan anggaran yang efisien menjadi krusial agar program upskilling dapat memberikan hasil yang optimal tanpa melebihi batas biaya yang telah ditentukan.

3.   Kesesuaian Program dengan Kebutuhan Karyawan

Setiap karyawan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, sehingga menyediakan program yang relevan bagi semua karyawan merupakan tantangan tersendiri. Perusahaan harus melakukan analisis kebutuhan karyawan secara komprehensif untuk merancang program upskilling yang sesuai dan bermanfaat bagi setiap individu. Pendekatan personalisasi akan membantu mengatasi tantangan ini dan meningkatkan efektivitas program upskilling secara keseluruhan.

4.   Pengukuran Efektivitas Program

Memantau dan mengukur efektivitas program memerlukan pengumpulan data yang tepat. Penggunaan indikator kinerja yang relevan diperlukan untuk menilai dampak nyata program terhadap kinerja karyawan dan perusahaan. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya evaluasi secara berkelanjutan akan membantu perusahaan dalam mengoptimalkan manfaat yang diperoleh dari upskilling.

Tantangan diatas merupakan hal-hal yang bisa dimitigasi oleh para HR Practitioner agar program upskilling di perusahaan dapat berjalan secara lebih efektif dan mendapat manfaat tidak hanya bagi setiap karyawan, namun bagi perusahaan secara keseluruhan:

1.   Meningkatkan Produktivitas dan Kualitas Kerja Karyawan

Program upskilling berperan penting dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan. Keterampilan yang ditingkatkan memungkinkan setiap individu untuk menyelesaikan tugas dengan lebih efisien dan akurat.
Dengan adanya program ini, kesalahan kerja dapat dikurangi dan waktu yang tidak produktif dapat diminimalisir. Sebagai hasilnya, kualitas kerja yang lebih tinggi akan memberikan kontribusi positif terhadap reputasi perusahaan dan memuaskan pelanggan.

2.   Meningkatkan Retensi dan Loyalitas Karyawan

Perusahaan yang menerapkan program upskilling menunjukkan komitmen terhadap pertumbuhan dan perkembangan karyawan. Karyawan yang merasa dihargai dan memiliki kesempatan untuk mengembangkan karir cenderung akan tetap setia pada perusahaan.

Dukungan dari perusahaan dan lingkungan kerja yang positif membantu membangun hubungan yang erat antara karyawan dan organisasi. Hal ini dapat mengurangi turnover dan meningkatkan loyalitas karyawan dalam jangka panjang.

3.   Menarik dan Mempertahankan Top Talent:

Perusahaan dengan reputasi baik dalam menyediakan peluang pengembangan karir akan lebih menarik bagi calon karyawan berbakat. Kemampuan untuk menawarkan program upskilling yang kuat memberikan keunggulan kompetitif dalam merekrut karyawan berkualitas tinggi.

Karyawan berbakat cenderung mencari perusahaan yang memberikan perhatian pada pengembangan profesional mereka. Dengan memperkuat upskilling, perusahaan dapat menarik dan mempertahankan talenta terbaik dalam industri.

4.   Mendorong Inovasi dan Adaptasi Perusahaan:

Karyawan yang terus belajar dan mengembangkan keterampilan baru akan lebih kreatif dalam menemukan solusi inovatif. Dalam era perubahan yang cepat seperti saat ini, keterampilan adaptasi yang ditingkatkan membantu perusahaan tetap relevan dan bersaing di pasar yang selalu berubah.

Program upskilling yang efektif memberikan peluang bagi karyawan untuk memperoleh pengetahuan baru dan mengaplikasikannya dalam situasi nyata, sehingga mendorong inovasi dan adaptasi perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan

Employee upskilling adalah langkah strategis dalam mengatasi talent shortage dan memastikan karyawan memiliki keterampilan relevan dengan tuntutan industri. Program ini perlu disesuaikan dengan karakter dan preferensi belajar masing-masing karyawan.

Dengan memahami sifat dan kebutuhan tim, serta dukungan dari para pemimpin, program upskilling dapat menjadi investasi jangka panjang yang meningkatkan produktivitas, retensi karyawan, dan daya tarik perusahaan bagi calon karyawan berbakat.

Namun, tantangan yang perlu dihadapi meliputi motivasi dan partisipasi karyawan, pengelolaan anggaran, dan menyesuaikan program dengan kebutuhan individu. Untuk mengukur keberhasilan, evaluasi berkelanjutan dan perbaikan program penting dilakukan.

Dengan kesadaran akan manfaat dan tantangan ini, perusahaan dapat menciptakan program upskilling yang efektif dan berdampak positif bagi pertumbuhan dan adaptasi perusahaan dalam menghadapi perubahan industri yang dinamis.

References:

Infomart USA – Upskilling 101: 5 Things HR Needs to Know About Upskilling
Inspiring – Upskilling Employees: Definition, Examples, and Best Practices
University of Pennsylvania – What is upskilling and why is it important for your team?
Visier – A Guide to Upskilling: What It Is and How To Get Started

Image © Andrea Piacquadio via Pexels