Melaksanakan exit interview merupakan salah satu job description dari seorang Praktisi HR, bukan tanpa sebab banyak data tentang perusahaan yang secara konstan perlu terus diperbaiki. Namun terkadang terdapat tanda tanya tentang bagaimana mengolah semua data yang telah dirangkum dari berbagai exit interview selama ini telah dilakukan baik datanya kualitatif maupun kuantitatif.  Artikel ini akan memberi informasi dan langkah strategis dalam mengolah data hasil exit interview.

Apa itu Exit Interview?

Exit interview merupakan sebuah percakapan yang biasanya dilakukan secara 4 mata antara seorang karyawan yang memutuskan untuk resign atau pensiun dengan manajemen  perusahaan yang biasanya diwakili oleh divisi HR. Proses ini merupakan kesempatan bagi karyawan untuk memberikan feedback tentang pengalaman mereka selama bekerja yang akan menjadi sumber data bagi perusahaan untuk melakukan improvement.

Mengapa Exit Interview Penting?

Apabila SOP perusahaan belum mewajibkan exit interview sebagai suatu runtutan pekerjaan, ada banyak hal penting yang dilewatkan karena proses ini memebrikan banyak manfaat yang diantaranya adalah:

• Mengetahui alasan utama karyawan meninggalkan perusahaan
• Memperbaiki pengalaman kerja karyawan
• Meningkatkan kinerja perusahaan
• Menjaga reputasi perusahaan
• Mencegah kehilangan ebih banyak karyawan
• Meningkatkan masa bakti karyawan lain
• Menjaga hubungan baik dengan karyawan yang meninggalkan perusahaan

Metode Pelaksanaan Exit Interview

Untuk mengadakan wawancara keluar yang efektif dan bermanfaat positif bagi perusahaan, Ada 7 langkah yang dapat dilakukan dilengkapi dengan beberapa contoh pertanyaan yang  perlu ditanyakan

1. Berikan survei yang perlu diisi sebelum wawancara: Berikan survei kepada karyawan yang akan meninggalkan perusahaan. Pertanyaan yang dapat diajukan antara lain tentang alasan meninggalkan perusahaan, skala kepuasan bekerja dan kesempatan untuk belajar, kesesuaian gaji dengan tanggung jawab, budaya perusahaan, lingkungan bekerja, work life balance, maupun support dari atasan dan rekan satu tim.

Baca juga: Kupas Tuntas Budaya Perusahaan dalam Menghadapi Ketidakpastian Ekonomi 2023

2. Tentukan tujuan wawancara keluar: Tentukan apa yang ingin perusahaan dapatkan dari wawancara keluar setelah mandapatkan hasil survei. Hal Ini dapat membantu perusahaan menyusun pertanyaan yang tepat dan membuat proses wawancara lebih efektif dan terarah.
3. Persiapkan pertanyaan yang tepat: dengan data dan tujuan yang telah didapat, rancang daftar pertanyaan yang akan diajukan selama wawancara, dan pastikan bahwa pertanyaan tersebut sesuai dengan tujuan wawancara. Jangan lupa untuk memberikan ruang bagi karyawan untuk memberikan pendapat pribadi mereka secara menyeluruh yang mungkin tidak tercakup dalam survei.
4. Pilih tempat yang kondusif: Pilih tempat yang sesuai dan nyaman untuk melakukan wawancara keluar, misalnya rmeeting room atau ruangan kerja yang memiliki privasi. Menggunakan platfrom online apabila memungkinan juga dapat menjadi salah satu pilihan.
5. Jadwalkan wawancara dengan tepat:  Pastikan jadwal yang dipilih merupakan waktu yang optimal sesuai kebutuhan karyawan dan perusahaan. Pastikan pula bahwa perusahaan memberikan beberapa pilihan waktu dan meluangkan waktu yang cukup untuk wawancara agar karyawan dapat memberikan semua informasi secara jujur dan terperinci.
6. Pilih orang yang tepat: Ada dua pilihan orang untuk melakukan exit interview, direct report saat karyawan bekerja atau staf HR. Pastikan oang yang terpilih memiliki kemampuan mendengarkan yang baik dan dapat memahami kebutuhan karyawan dan pastinya dapat bekerja tanpa bias.
7. Pertahankan kerahasiaan: Pastikan bahwa semua informasi yang dibagikan selama wawancara dipertahankan kerahasiaannya. Jangan memberikan informasi yang dibagikan oleh karyawan kepada orang lain terutama bila isunya sensitif kecuali hal-hal yang melawan peraturan perusahaan atau hukum yang berlaku.

Cara Mengolah Data Hasil Exit Interview

Mewawancarai setiap karyawan yang akan keluar akan berdampak positif pada banyaknya data yang didapat, hal ini dikarenakan bayakya data yang ditkumpulkan akan menambah tingkat presisi dari interpretasi yang didapat. Menggunakan program seperti Microsot Excel atau Google Spreadsheet dirasa cukup karena data yang diolah tentu tidak mencapai jutaan. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan agar hasil yang didapatkan actionable dan dapat memberi pengaruh positif kepada perusahaan.

Menurut AI HR, ada 4 tipe analsis yang dapat dilakukan setelah mendapatkan data dari exit interview yang dapat digunakan sesuai dengan situasi dan tujuan perusahaan:

1. Analisis deskriptif: Menyimpulkan data dan menjelaskan apa yang telah terjadi. (Contoh: Persentase jumlah karyawan yang meninggalkan perusahaan dalam satu tahun.)
2. Analisis diagnostik: Mendiagnosa penyebab alasan resign. (Contoh: Menemukan alasan yang paling umum yang menyebabkan resign di divisi Sales.)
3. Analisis prediktif: Membuat kemungkinan tren yang terjadi di masa depan dengan membuat model dari data historis. (Contoh: Memprediksi tingkat turnover karyawan untuk tahun mendatang.)
4. Analisis preskriptif: Menggunakan data masa lalu dan sekarang untuk membuat rekomendasi untuk keputusan di masa depan. (Contoh: Menidentifikasi area engagement karyawan yang perlu tindakan untuk mencegah turnover.)

Ada beberapa contoh metrics yang dapat diikuti untuk mengungkap tren dari data exit interview yang akan berguna bagi perusahaan:

• Tingkat turnover karyawan: Jumlah karyawan yang meninggalkan perusahaan dibandingkan dengan jumlah rata-rata karyawan dalam satu tahun.
• Tingkat retensi: Jumlah karyawan yang bekerja setelah dikurangi yang telah meninggalkan perusahaan dalam periode waktu tertentu, bisa kuartal atau tahunan.
• Tingkat retensi per manajer: Sama seperti poin sebelumnya namun hanya menghitung mereka yang posisinya manajer.
• Tingkat retensi karyawan terbaik/buruk: Jumlah karyawan terbaik atau buruk yang tetap bekerja di perusahaan selama periode tertentu dibandingkan dengan jumlah total karyawan pada awal periode tersebut.
• Tingkat exit interview completion – Jumlah exit interview yang dilaksanakan dibandingkan dengan total karyawan yang keluar.

Lakukan Perbaikan sesuai Data

Setelah mengumpulkan dan menganalisis data exit interview  yang bermanfaat, saatnya untuk mentransfer insight ke solusi nyata yang actionable. Diperlukan kemampuan untuk mengidentifikasi masalah yang perlu ditangani dan membuat keputusan yang didasarkan pada data untuk menetapkan langkah selanjutnya.

Dari data yang telah didapatkan, ada beberapa contoh hal yang perlu ditelaah ulang agar metriks yang didapat pada periode dan tahun berikutnya dapat memiliki data yang lebih baik. Beberapa solusi improvement yang biasanya dillaksanakan adalah:

• Strategi rekrutmen
• Training dan pengembangan skill
• Proses onboarding
• Pelatihan manajer
• Work life balance
• Pake kompensasi dan benefit

Baca juga: 7 Strategi Merancang Compensation and Benefit yang Menarik

Sumber:

AI HR

EngagedLy

Harvard Business Review