Mari memulai tulisan ini dengan data. Ketika lowongan pekerjaan menerima rata-rata 250 lamaran dan 75 hingga 88 persen di antaranya tidak memenuhi syarat, maka hal ini melahirkan 52 persen talent acquisition leaders yang menyebutkan proses screening CV merupakan bagian tersulit yang harus dilakukan dalam talent acquisition.
Penyaringan CV merupakan bagian perekrutan yang paling memakan waktu. Seorang praktisi HR atau talent acquisition specialist diperkirakan memakan waktu hingga 23 jam hanya untuk menyeleksi satu kandidat.
Yang memperparah masalah, survei baru-baru ini menemukan bahwa rata-rata tiap perusahaan akan menerima peningkatan volume pelamar sebesar 56 persen. Namun, 66 persen dari tim perekrutan tidak mendapat tambahan personel atau bahkan mengalami penyusutan.
Sedangkan fresh graduate sendiri cenderung memasukkan informasi yang tidak relevan pada CV mereka karena minimnya pengalaman, memakai alamat email dan foto yang tidak profesional, dan tak jarang melakukan kesalahan penulisan yang membuat perusahaan gagal melihat potensi mereka.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa metode seleksi talenta yang satu ini perlu dibuat sedemikian rupa agar lebih efektif dalam menghasilkan tenaga kerja yang sesuai harapan perusahaan. Semakin lama durasi perekrutan berlangsung, maka semakin besar pula harga yang harus dialokasikan.
Sejauh ini, seleksi talenta potensial melalui screening CV masih banyak dilakukan oleh perusahaan karena CV dinilai telah memuat data lengkap yang diperlukan perusahaan, mencakup informasi tentang keterampilan, pengalaman, kualifikasi, dan identitas pelamar.
Beberapa perusahaan bahkan hanya menjadikan CV sebagai syarat melamar kerja. Keputusan ini tentunya dapat mendorong lebih banyak talenta potensial untuk melamar.
Dengan persaingan pasar kerja yang kompetitif, rata-rata talenta terbaik hanya tersedia selama 10 hari. Jika Anda terlalu lama menghabiskan waktu pada proses ini, boleh jadi perusahaan Anda kehilangan kesempatan mendapatkan talenta terbaik.
Hal-hal yang Wajib Diperhatikan dalam Melakukan Screening CV
Untuk membantu Anda mengatasi hambatan terbesar dalam perekrutan, Talentics membuat panduan tentang hal-hal yang wajib diperhatikan saat melakukan screening CV secara efektif dan efisien, serta bagaimana penerapan teknologi dapat mempermudah pekerjaan Anda sebagai talent acquisition lead, praktisi HR, maupun pemimpin perusahaan.
1. Relevansi pengalaman talenta potensial
Kualifikasi minimum adalah kualifikasi wajib yang harus dipenuhi oleh seorang talenta untuk dapat melakukan pekerjaan. Misalnya sebuah lowongan kerja untuk copywriter setidaknya mengharuskan talenta terkait memiliki pengalaman keahlian menulis dengan baik.
Kualifikasi untuk suatu pekerjaan harus didasarkan pada keterampilan, sifat, dan perilaku mana yang diperlukan untuk mencapai tujuan utama dalam peran tersebut. Umumnya, hal pertama yang dilakukan untuk menilai kualifikasi seseorang adalah dengan melihat pengalaman mereka sebelumnya.
Pengalaman talenta dapat dievaluasi sebagai upaya melihat kecocokan dengan posisi terbuka yang dilamar (misalnya, pengalaman memproduksi video untuk pekerjaan produser) atau pengalaman pada keterampilan terkait (misalnya, di pengalaman sebelumnya talenta pernah bekerja sama dengan beberapa stasiun televisi).
Beberapa hal yang harus dicari dalam CV dari segi pengalaman adalah pencapaian (achievement) dan tanda-tanda career advancement, seperti peningkatan tanggung jawab. Bagi talenta potensial tanpa pengalaman kerja sebelumnya, Anda dapat melihat pengalaman organisasi dan volunteer di bidang terkait.
2. Latar belakang pendidikan
Banyak perusahaan yang masih tidak menetapkan tingkat pendidikan minimal untuk melakukan pekerjaan di posisi tertentu. Padahal latar belakang pendidikan dapat menjadi salah satu tolak ukur dan cerminan dari keahlian seseorang.
Misalnya, seseorang dengan latar pendidikan Bahasa Jepang akan lebih mudah mengerjakan pekerjaan penerjemah Bahasa Jepang ke Bahasa Indonesia, dibandingkan dengan mereka yang lulus dari jurusan Ilmu Politik.
Pendidikan pun dapat dengan mudah menjadi salah satu indikator seleksi bagi mereka yang melamar di perusahaan tanpa pengalaman profesional seperti fresh graduate atau talenta dengan pengalaman kerja kurang dari dua tahun.
3. Keyword yang relevan dengan kompetensi kerja yang dibutuhkan
Banyak perusahaan memakai talent acquisition software untuk membaca CV. Sistem ini berhasil menyaring lamaran yang tidak sesuai hingga sebesar 50 persen, sebelum sampai ke tangan praktisi HR perusahaan Anda.
Bukti keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi talenta adalah hal penting yang harus tergambar jelas di dalam CV. Asumsinya, berdasarkan informasi ini, talenta terkait memang mumpuni untuk mengerjakan tugas di posisi yang mereka lamar sehingga peluangnya lebih besar untuk diterima kerja.
Sistem ini memindai format dan isi CV talenta secara keseluruhan. Misalnya ketika talenta melamar posisi sales executive, sistem akan membaca dan mencari kata yang relevan dengan posisi tersebut, diantaranya penjualan, strategi pemasaran, management, keahlian komunikasi, networking, dan negosiasi, di dalam CV pelamar.
Jika persentase kesesuaiannya tinggi, maka CV tersebut akan lolos screening dan masuk ke tahap selanjutnya.
4. Gap (kesenjangan) pengalaman talenta
Pastikan bahwa jika ada kesenjangan dalam pengalaman talenta, ada penjelasan yang memadai. Tidak adanya penjelasan terhadap gap tersebut terkadang menimbulkan pertanyaan dan melahirkan kesan negatif.
Pastikan pula bahwa talent menyertakan pekerjaan, kursus, atau proyek sampingan yang mereka lakukan selama gap terjadi. Hal ini menjadi bukti bahwa mereka proaktif, bukan pemalas, dan tidak hanya bersantai selama masa hiatus tanpa pekerjaan. Perusahaan pun dapat mengidentifikasi bahwa talenta tersebut mau belajar dan memulai dari awal bersama Anda.
Perhatikan pula jarak waktu talenta tersebut berpindah kegiatan, karena ini berpengaruh pada penilaian loyalitas mereka. Sebagai praktisi HR, Anda wajib mempertimbangkan turnover rate yang seharusnya diminimalisir pada tiap perekrutan dengan menerima talenta yang benar-benar berniat bertahan di perusahaan Anda.
5. Cover letter atau personal statement
Surat lamaran, dapat disebut pula sebagai cover letter atau surat pengantar, merupakan elemen penting dalam proses rekrutmen yang mengutamakan seleksi CV di tahap awal.
Surat ini dapat berbicara banyak tentang kepribadian seseorang, yang memungkinkan Anda untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang siapa mereka dan apakah mereka cenderung cocok untuk kebutuhan perusahaan Anda. CV mereka, pada dasarnya, hanya menunjukkan apakah mereka memiliki pengalaman yang dibutuhkan.
Jika sebuah surat berisi informasi yang hanya disalin dan ditempelkan dari situs atau blog yang berisi insight melamar kerja, hal ini dapat dicatat sebagai pertimbangan apakah mereka akan lolos ke tahapan selanjutnya atau tidak.
Ingat, surat lamaran harus jelas ditujukan pada perusahaan Anda atau lebih spesifik kepada Anda, isinya merangkum kebutuhan mereka, ditulis dengan fungsi sebagai pengantar, pembuka lamaran, dan pelengkap bagi CV yang mereka serahkan.
6. Tampilan dan isi dari CV
Sebuah CV harus merangkum semua informasi karir yang relevan dan ditata dengan baik. CV yang baik seharusnya tidak mengandung kesalahan ejaan dalam penulisannya atau alamat surel yang tidak profesional. Jika talenta tidak dapat menampilkan diri mereka secara profesional di CV mereka, maka dapat tercermin pula bagaimana mereka memposisikan diri di perusahaan.
Pada dasarnya, tiap talenta harus membuat kesan terbaik. Di luar industri kreatif, rata-rata perusahaan menginginkan CV yang profesional, sederhana, mudah dibaca, dan isinya ditulis menggunakan kaidah bahasa yang baik dan benar sesuai aturan EYD.
Ejaan dan tata bahasa yang buruk dalam CV profesional memastikan bahwa talenta tidak teliti dalam mempresentasikan diri mereka. Pemilihan diksi yang tepat, menghindari kalimat pasif, dan menyediakan kalimat berbasis data dapat menjadi tolak ukur untuk memberikan mereka peluang diterima kerja.
Banyak talenta pencari kerja menggunakan banyak jargon dan kata-kata puitis sebagai upaya untuk terdengar profesional. Namun, penting untuk diingat bahwa yang ingin Anda ketahui adalah apa yang telah mereka lakukan sebelumnya dan apa yang akan mereka bawa ke perusahaan Anda di masa depan.
7. Panjang atau banyak halaman
Halaman CV yang bertele-tele, terlalu banyak mencantumkan hal-hal yang tidak relevan terhadap pekerjaan yang dilamar, serta terlalu banyak halaman (kecuali untuk portofolio) pastilah membuat Anda, selaku recruiter, tidak nyaman. Hal ini dapat menjadi tanda bahwa talenta terkait bukanlah yang Anda cari untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Talenta pun tidak perlu menampilkan foto mereka di CV sehingga Anda dapat menolak CV tersebut seketika mereka melampirkannya pada lamaran. Tidak ada yang lebih buruk daripada melihat CV yang sekilas terlihat menarik dan menyadari bahwa mereka telah mengirimi Anda otobiografi lengkap alih-alih pengalaman mereka yang relevan.
Kesalahan umum lainnya adalah talenta menggunakan CV yang sama untuk melamar di beberapa posisi atau perusahaan yang berbeda. Jika Anda menemui CV yang hanya menyadur template atau milik orang lain, Anda perlu melihat kembali prospek mereka sebagai talenta yang Anda cari.
8. Portofolio dan jejak daring
Jika seorang talenta memiliki jejak daring, pastikan untuk memeriksanya melalui informasi yang tertera di CV mereka, (terutama jika itu relevan dengan industri mereka). Portofolio ini termasuk website atau blog pribadi, profil Linkedin, akun Twitter, GitHub, Dribble, Behance, atau platform apapun yang dipilih talenta untuk dicantumkan.
Proyek sampingan yang baik dan relevan menunjukkan bahwa mereka berpotensi dan menonjol. Hal ini pun menunjukkan bahwa mereka memiliki minat yang kuat di industri perusahaan Anda. Sudah menjadi praktik umum sekarang bagi Anda untuk mencari informasi talenta terkait secara online sebelum melanjutkannya ke tahap berikutnya.
Screening CV is not enough!
Apa yang sebenarnya dicari perusahaan Anda dalam seorang talenta potensial? Sekitar 36 persen mencari keterampilan multitasking, 31 persen mementingkan inisiatif, 21 persen mencari pemikiran kreatif, dan 12 persen sisanya mencari sesuatu yang lain.
Sementara pengalaman kerja dan pendidikan relatif mudah tergambarkan, keterampilan, pengetahuan, kepribadian, dan nilai-nilai pribadi talenta lebih sulit untuk dinilai jika hanya melihat informasi tertera pada CV. Terlebih jika mereka adalah fresh graduate.
Dengan inovasi terbaru dalam teknologi HR, lebih masuk akal bagi Anda mengkombinasikan metode seleksi lain seperti online assessment, focus group discussion atau leaderless group discussion, wawancara, tes kesehatan, dan lainnya untuk menyaring talenta potensial yang tepat.
Mulailah berinvestasi pada talent acquisition software yang menggunakan smart filter untuk memfasilitasi kebutuhan screening CV secara otomatis dan mengidentifikasi talenta yang memenuhi syarat untuk lanjut ke tahapan seleksi selanjutnya.
Baca juga: 5 Teknologi HR Terbaik di Tahun 2021 untuk Mempermudah Proses Rekrutmen Perusahaan Anda
Article Editor: Nadia Fernanda
Image credits: Pexels
