Perekrut yang hebat pastinya mengetahui bagaimana menemukan kandidat yang potensial. Akan tetapi, kerap dijumpai proses perekrutan yang bisa dikatakan sangat rumit. Bisa dibilang, alih-alih berfokus pada rekrutmen, perekrut lebih banyak menghabiskan waktu mencari berbagai sumber untuk mengumpulkan informasi.
Inilah mengapa, perusahaan membutuhkan suatu sistem yang mampu memudahkan sekaligus efisiensi waktu dalam proses rekrutmen, salah satunya adalah Applicant Tracking System atau disebut ATS. Jadi, apa itu ATS dan fungsinya untuk perusahaan?
Pengertian Applicant Tracking System
Applicant Tracking System atau ATS adalah sistem yang dibuat khusus untuk memfasilitasi proses rekrutmen bagi manajer SDM dan tim perekrutan. Sistem ini membuat proses rekrutmen menjadi otomatis dan terarah. Tidak hanya lebih menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas, ATS juga memungkinkan efisiensi proses rekrutmen.
Selain itu, ATS juga mengintegrasikan berbagai fungsi untuk mengatasi setiap tantangan yang terjadi pada proses rekrutmen. Mulai dari penayangan lowongan pekerjaan, penyaringan kandidat terbaik, hingga proses pelaporan wawancara kepada manajemen.
Fungsi Applicant Tracking System dalam Proses Rekrutmen
Applicant Tracking System kini mulai banyak diterapkan di perusahaan. Sebenarnya, apa fungsi sistem ini untuk perusahaan? Berikut beberapa di antaranya:
1. Membuat Proses Rekrutmen Lebih Singkat
Fungsi pertama menggunakan sistem ATS dalam proses rekrutmen adalah menjadi platform all in one yang lengkap dan menawarkan fitur lebih fungsional. Mulai dari menentukan jadwal wawancara, menghubungi kandidat untuk mendapatkan informasi, hingga membuat laporan untuk data setiap kandidat. Melalui ATS, perekrut bisa lebih berfokus dan menjalin relasi yang baik dengan kandidat.
2. Membantu Mengelola Data Pelamar dengan Cara Lebih Efektif dan Efisien
Selain itu, ATS juga membantu mengelola data kandidat dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Semua data akan terorganisir lebih rapi secara otomatis. Misalnya, data mengenai surat lamaran kerja, alamat email, kontak, CV kandidat, hingga umpan balik saat wawancara. Semua bisa digabung menjadi satu langsung ke email dan kalender perekrut melalui ATS. Jadi, perekrut tidak perlu lagi mencari maupun memilah data kandidat yang diperlukan.
3. Proses Wawancara Lebih Singkat dan Mudah
Sering terjadi, proses wawancara kandidat mulai dari HR hingga ke bagian users memakan banyak waktu, bahkan hingga berbulan-bulan. Belum lagi dengan penilaian yang subjektif terhadap kandidat, bukan dari kemampuan melainkan relasi. Bukan tidak mungkin perusahaan justru kehilangan kandidat yang memang benar-benar memiliki potensi.
Nah, adanya Applicant Tracking System bisa lebih memudahkan perekrut untuk menentukan standar evaluasi, formulir umpan balik, juga skala peringkat untuk kandidat. Dengan demikian, perekrut akan lebih mudah memilih standar untuk dievaluasi hingga menilai kandidat.
4. Lebih Cepat Memilih Kandidat untuk Posisi yang Tepat
Salah satu aspek penting agar proses rekrutmen berjalan lancar yaitu kolaborasi. Ini menjadi nilai lebih lain penggunaan ATS di perusahaan. Sebab, sistem tersebut menyimpan semua informasi kandidat berikut tahapan rekrutmen yang dapat dilihat maupun diakses oleh semua tim rekrutmen dan users.
Dengan begitu, proses rekrutmen bersifat lebih kelas dan terbuka, karena semua anggota tim rekrutmen termasuk users memiliki masukan yang terarah untuk kandidat yang hendak direkrut.
5. Menciptakan Candidate Experience Positif untuk Perusahaan
Tak ketinggalan, ATS juga menjadi sistem yang mencatat sekaligus mengelola semua tahapan proses rekrutmen. Mulai dari aplikasi kandidat diterima hingga pengiriman berita penolakan untuk kandidat yang tidak berhasil terpilih. Adanya fitur email automation dalam sistem ini membantu mengurangi tingkat stres kandidat yang sedang menanti kabar dari perusahaan.
Secara tidak langsung, akan terbentuk candidate experience yang positif kepada perusahaan. Selain itu, perekrut juga tidak perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengirimkan email penolakan satu per satu kepada kandidat.
Selain Applicant Tracking System, kamu juga bisa menghemat waktu dan biaya proses rekrutmen dengan bantuan Talentics. Melalui Talentics, kamu bisa mendapatkan kandidat yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan bahkan 70% lebih cepat dibandingkan dengan metode rekrutmen konvensional. Selain itu, Talentics Online Assessment juga memakai verifikasi biometrik untuk menghindari kecurangan, didukung dengan supervisi kamera, dan mampu mengelola seribu pengerjaan tes secara massal. Cek talentics.id untuk informasi lebih lengkap, ya!
