Di era pasca pandemi, lanskap HR telah mengalami perubahan yang cukup signifikan. Pandemi telah memaksa perusahaan untuk menghadapi tantangan baru dalam mengelola tenaga kerja, terutama dengan munculnya model kerja remote dan hybrid. Peran HR dalam perusahaan menjadi semakin kompleks dan sulit untuk diprediksi, dan turbulensi ini sedikit atau banyak akan mempengaruhi pengalaman karyawan secara keseluruhan. Dalam menghadapi perubahan ini, penting bagi perusahaan untuk mengadopsi transformasi digital HR sebagai langkah strategis untuk menghadapi tantangan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Artikel ini akan menjadi panduan bagi praktisi HR dalam menavigasi perubahan dan mentransformasi sistem HR menjadi lebih digital. Dilengkapi dengan definisi tentang transformasi digital, pentingnya menerapkan transformasi digital dalam konteks HR, kelebihan dan kekurangan dari implementasi transformasi digital, serta contoh dan 6 langkah nyata dalam mengimplementasikan digital transformation di perusahaan bagi HR practitioner.

Apa itu Digital Transformation dalam bidang HR?

Transformasi digital dalam bidang HR mengacu pada perubahan mendasar dalam cara perusahaan mengelola dan mengoperasikan fungsi sumber daya manusia dengan memanfaatkan teknologi digital dan alat otomatisasi.

Proses transformatif Ini melibatkan penggunaan berbagai platform, perangkat lunak, maupun one stop solution  teknologi yang dirancang khusus untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan employee experience.

Peran  Digital Transformation dalam bidang HR

Lebih dari sekadar menggantikan proses manual dengan solusi digital, transformasi digital HR melibatkan revolusi dalam seluruh siklus karyawan dalam perusahaan, mulai dari perekrutan, onboarding, manajemen kinerja, rencana pengembangan, hingga proses onboarding ketika karyawan resign atau pensiun.

Melalui transformasi digital HR, perusahaan dapat mengumpulkan data yang lebih akurat dan relevan tentang karyawan, yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren, mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja, dan membuat keputusan yang lebih cerdas berdasarkan informasi yang terukur.

Pentingnya transformasi digital HR bukan hanya untuk tetap kompetitif dalam menghadapi kondisi industri yang terus berubah, tetapi juga untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien, adaptif, dan inklusif bagi karyawan. Dengan menghadirkan teknologi yang sesuai, HR dapat menjadi mitra strategis bagi manajemen dalam mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan.

Kelebihan dan Kekurangan HR Digital Transformation

Perubahan yang terjadi dapat membawa manfaat dan tantangannya sendiri, maka dari itu penting untuk HR practitioner mengetahui kelebihan dan kekurangan proses transformatif ini agar manfaatnya dapat dirasakan secara penuh dan tantangannya dapat dinavigasi secara efektif dan efisien

Kelebihan Transformasi Digital dalam Bidang HR

• Meningkatkan Keterlibatan dan Kepuasan Karyawan: Adopsi transformasi digital HR dapat meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan. Dengan menyatukan alat-alat komunikasi melalui platform digital, karyawan menjadi lebih terhubung dan informasi dapat disampaikan dengan lebih cepat, meningkatkan produktivitas kerja.
• Proses Rekrutmen yang Lebih Cepat dan Unggul: Transformasi digital HR memungkinkan perusahaan untuk menggunakan AI dan chatbot untuk mempercepat proses rekrutmen, meningkatkan pengalaman wawancara, dan memperkuat kepercayaan kandidat terhadap perusahaan.
• Peningkatan Efisiensi: Digitalisasi HR dapat mengurangi beban kerja manual dan meminimalkan kesalahan manusia, sehingga staff HRD dapat lebih fokus pada tugas strategis dan mengoptimalkan proses kerja secara keseluruhan.
• Peningkatan Akurasi Data: Dengan mengadopsi transformasi digital, perusahaan dapat mengumpulkan data karyawan yang lebih akurat dan relevan, yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang terukur dan mengidentifikasi tren di dalam organisasi.

Kekurangan Transformasi Digital dalam Bidang HR:

• Tantangan Teknologi dan Infrastruktur: Implementasi transformasi digital HR memerlukan investasi dalam teknologi dan infrastruktur yang sesuai. Beberapa perusahaan mungkin menghadapi kesulitan dalam memilih dan mengadopsi solusi yang paling tepat untuk kebutuhan yang 100% sesuai.
• Perubahan Budaya Perusahaan: Transformasi digital HR memerlukan perubahan budaya dan pendekatan baru terhadap pengelolaan sumber daya manusia. Beberapa karyawan mungkin perlu beradaptasi dengan perubahan ini, dan dukungan dari manajemen dan tim HR diperlukan.
• Keamanan Data: Dengan meningkatnya digitalisasi, perusahaan harus memastikan bahwa data karyawan dilindungi dengan baik dan tidak rentan terhadap potensi pelanggaran keamanan.

6 Proses HR Digital Transformation

Dalam pelaksanaanya, proses transformasi ini tidak terjadi dalam beberapa hari saja. Pun pengaplikasian perubahan-perubahan yang ada semuanya berdasarkan data dan bukan tanpa perhitungan. Secara spesifik keenam proses tersebut adalah:

1. Operasional Bisnis Seperti Biasa: Pada tahap ini, perusahaan beroperasi seperti biasa tanpa adanya perubahan signifikan terkait transformasi digital dalam fungsi sumber daya manusia.
2. Eksperimen dan Aktivasi: Berbagai eksperimen dilakukan di seluruh organisasi untuk meningkatkan literasi digital dan kreativitas. Langkah-langkah kecil ini menjadi wujud nyata dari upaya transformasi digital HR yang semuanya dilakukan berdasarkan data..
3. Formalisasi Perubahan: Tahap ini menekankan relevansi transformasi digital dengan bisnis. Jika tidak relevan dengan bisnis, kepemimpinan perusahaan tidak akan mendukungnya, meskipun tidak selalu demikian dalam prakteknya.
4. Perubahan Strategis: Individu-individu menyadari kekuatan kolaborasi. Upaya dan wawasan yang saling berbagi membawa pada rencana strategis baru.
5. Perubahan dalam Perusahaan: Pada tahap ini, tim transformasi digital yang khusus dibentuk untuk membimbing strategi dan operasi perusahaan terkait transformasi digital.
6. Pengadopsian Inovasi: Transformasi digital telah menjadi "business as usual" baru dan ekosistem baru terbentuk, di mana perusahaan menjadi lebih inovatif dan adaptif dalam menghadapi perubahan yang terus menerus.

6 Tips dalam Melakukan Transformasi Digital

Meskipun semua proses terbaca dengan cukup mudah dalam teori, tahap awal untuk memulai transformasi digital HR biasanya cukup membingungkan. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa langkah kunci untuk memulai perjalanan menuju kesuksesan dalam transformasi digital HR perusahaan:

1. Memiliki Tujuan yang Jelas

Sebelum memulai perjalanan transformasi HR yang besar, tentukan terlebih dahulu tujuan yang jelas yang memiliki relevansi dengan tujuan bisnis. Fokus pada kebutuhan karyawan sebagai pengguna akhir sangat penting. Selain itu, berikan kesempatan kepada karyawan untuk menguji teknologi baru sebelum diimplementasikan.

2. Melibatkan Seluruh Pihak Terkait

Suksesnya transformasi digital HR memerlukan dukungan dari seluruh pemangku kepentingan, termasuk karyawan hingga eksekutif puncak. Dalam transformasi yang akan mempengaruhi seluruh organisasi, dukungan dari semua pihak menjadi kunci keberhasilan.

3. Simplicity, Langkah Awal yang Bijak

Mulailah dengan langkah sederhana dan kecil. Identifikasi area-area proses HR yang memerlukan perubahan digital, seperti pra-seleksi dan rekrutmen, onboarding & inboarding, pengembangan dan pembelajaran, pengelolaan penggajian, dan lainnya. Libatkan karyawan dan anggota eksekutif untuk menentukan prioritas yang tepat.

4. Prioritaskan Ide-Ide Transformasi

Dalam perjalanan transformasi, akan muncul berbagai ide. Tetapkan prioritas berdasarkan dampak dan upaya yang diperlukan. Mulailah dengan ide-ide yang memberikan dampak besar dengan upaya implementasi yang relatif rendah. Hal ini akan membantu membangun dasar bisnis untuk transformasi HR digital dengan cepat.

5. Evaluasi dan Analisis Kinerja

Implementasi teknologi digital harus diikuti dengan evaluasi kritis terhadap hasilnya. Tidak hanya berfokus pada upaya implementasi, tetapi juga pada dampak bisnis yang dihasilkan. Evaluasi yang cermat memungkinkan perbaikan berkelanjutan dan penyelesaian masalah nyata melalui solusi teknologi.

6. Budaya Digital yang Penting

Transformasi HR digital bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga melibatkan perubahan budaya perusahaan. Mendorong pola pikir digital dari rekrutmen hingga manajemen tingkat atas menjadi kunci kesuksesan transformasi ini.

Kesimpulan

Transformasi digital dalam HR merupakan upaya strategis yang tidak bisa diabaikan oleh perusahaan. Dengan fokus pada karyawan sebagai pengguna akhir, melibatkan seluruh pihak terkait, dan memulai dengan langkah sederhana, perusahaan dapat meraih kesuksesan dalam menghadapi perubahan.

Proses transformasi berjalan melalui tahapan yang mencakup eksperimen, formalisasi, dan perubahan strategis hingga menjadi inovatif dan adaptif. Penting untuk memprioritaskan ide-ide transformasi berdasarkan dampak dan upaya yang diperlukan. Evaluasi kinerja yang cermat akan membantu perusahaan untuk terus memperbaiki dan meningkatkan solusi teknologi yang diimplementasikan. Dengan mengadopsi budaya digital, perusahaan akan siap menghadapi masa depan yang semakin digital.

References:

AI HR – HR Digital Transformation: The 6 Stages for Success
Workativ via Linkedin Pulse – HR Digital Transformation – The ultimate guide – 2023

Image Copyright – Ivan Samkov via Pexels