Dalam dunia bisnis, karyawan merupakan aspek yang paling mendasar dan yang paling penting juga, karena karyawan merupakan sekelompok orang yang dapat membuat sebuah perusahaan maju dengan sangat baik dan mereka juga dapat membuat performa karyawan menurun Karena alasan inilah, seorang HR berperan sangat penting dalam menjadi pintu masuk utama yang dapat menghantarkan kandidat-kandidat potensial terbaik ke dalam perusahaan mereka. Untuk dapat menemukan kandidat yang terbaik, perlu adanya strategi dan prosedur perekrutan yang tepat sehingga proses rekrutmen akan berjalan dengan maksimal.

Dewasa ini, strategi melakukan remote hiring menjadi sangat populer di dalam dunia HR. Ditambah lagi dengan adanya pandemi yang masih terus berlangsung, remote hiring menjadi pilihan utama banyak perusahaan di dunia untuk tetap memaksimalkan proses rekrutmen mereka dalam menemukan kandidat terbaik yang sesuai untuk mengisi posisi yang perusahaan butuhkan.

Proses remote hiring dimulai dari kandidat saat pertama kali membangun engagement dengan perusahaan saat melamar di posisi yang sedang terbuka. Setelah itu, biasanya HR akan menghubungi kandidat secara online untuk mengikuti proses berikutnya seperti proses interview, assessment, hingga kandidat hired yang akan dilakukan secara jarak jauh tanpa adanya kontak fisik langsung.

Baca Juga : Manfaat Remote Hiring yang Perlu Anda Pertimbangkan

Proses remote hiring dapat berjalan lebih maksimal jika didampingi dengan recruitment tools canggih yang dapat membantu proses menjadi lebih efektif dan efisien serta mengurangi resiko bad hiring. Pekerjaan administratif yang dahulu dilakukan dengan manual oleh HR, sekarang bisa dilakukan secara praktis dengan adanya bantuan dari recruitment tools yang populer di dunia HR.

Apa itu Recruitment Tools?

Menurut definisi yang dikutip dari VantageCircle, recruitment tools adalah alat yang dapat membantu HR melakukan tugasnya dalam proses perekrutan seperti mengotomatiskan pekerjaan administratif yang sebelumnya harus dilakukan secara manual dan menyederhanakan proses perekrutan secara keseluruhan, mulai dari proses screening, interview, assessment, hingga akhirnya karyawan hired, semuanya dilakukan dengan alat yang dikenal dengan istilah recruitment tools.

Pada kenyataannya, alat atau perangkat lunak rekrutmen ini adalah asisten terbaik untuk HR di zaman digital seperti sekarang ini karena recruitment tools sangat membantu para praktisi HR untuk dapat melakukan pekerjaan mereka dengan efektif dan efisien. Recruitment tools dapat membantu seluruh proses dan prosedur perekrutan sehingga akan mengoptimalkan produktivitas dengan upaya minimum.

Recruitment tools sudah tidak asing di dunia HR, sehingga kemungkinan besar banyak perusahaan telah mengadopsi berbagai recruitment tools canggih untuk dapat membantu proses hiring perusahaan mereka menjadi lebih baik lagi. Berikut ini adalah beberapa recruitment tools yang dapat memaksimalkan proses hiring terutama remote hiring:

1. Applicants Tracking System (ATS)

Sebagian besar dari rekruter sudah mengandalkan Application Tracking System (ATS) untuk diterapkan dalam proses rekrutmennya. Penggunaannya yang terbilang “mudah dipelajari” membuat mereka merasa lebih nyaman untuk merekrut kandidat menggunakan ATS. Selebihnya, ATS juga dapat mempercepat dan mengefisienkan proses rekrutmen, sehingga proses rekrutmen dapat menjadi lebih sistematis dan mudah diatur.

Applicant Tracking System atau kerap disebut dengan ATS merupakan sebuah recruitment tool yang mampu membantu HR dalam me-manage­ proses rekrutmen sebuah. ATS dapat membantu rekruter untuk melakukan seluruh kegiatan rekrutmen dengan waktu yang lebih singkat dan proses yang lebih cepat. ATS juga mampu berperan untuk membuat proses rekrutmen secara lebih transparan melalui dashboard yang disediakan, sehingga jika terjadi bottleneck di suatu proses rekrutmen, hal tersebut dapat dengan mudah diidentifikasi dan diambil langkah cepat dalam penanggulangannya.

ATS dapat digunakan dari mulai tahap awal proses rekrutmen, yaitu mulai dari mengirimkan iklan lowongan ke website resmi perusahaan atau situs lowongan tertentu. ATS tentu akan sangat membantu HR ketika melakukan remote hiring dimana HR tetap dapat bekerja dan berkomunikasi dengan baik bersama timnya tanpa ada hambatan. Salah satu masalah utama bekerja secara remote adalah kurangnya komunikasi yang terbentuk karena keterbatasan yang ada, namun dengan ATS, HR dan tim rekrutmen dapat bekerja sama dengan lebih baik.

2. Artificial Intelligence (AI)

AI (Artifical Intelligence) berfungsi untuk mencocokkan dan menyediakan profil kandidat dari berbagai sumber talent pool yang ada dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, AI juga berperan untuk menyaring setiap lamaran yang masuk dengan melihat dan mempelajari keterampilan para kandidat, kemudian setiap kandidat akan direkomendasikan ke lowongan pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan mereka tersebut sehingga mengurangi terjadinya bias dalam proses recruitment.

Selain itu, AI juga memudahkan HR untuk  menyaring setiap lamaran yang masuk dengan melihat dan mempelajari keterampilan para kandidat serta mencocokkannya dengan kualifikasi yang ditetapkan oleh perusahaan, yang kemudian kandidat akan direkomendasikan ke lowongan pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan mereka tersebut. Dalam kata lain, AI dalam recruitment hadir untuk membantu mengurangi beban pekerjaan HR yang sebelumnya harus men-listing kandidat secara manual.

AI tentu akan sangat bermanfaat ketika melakukan proses remote hiring dimana Anda sebagai HR tidak perlu repot untuk menyortir lamaran satu persatu secara manual yang dimana hal tersebut akan menghabiskan banyak waktu. Dengan bantuan AI, Anda bisa menghemat waktu dan mengisi waktu yang masih tersedia untuk melakukan banyak pekerjaan lain sehingga produktivitas akan meningkat.

3. Online Assessment

Assessment merupakan recruitment tool yang sangat berharga untuk menilai keterampilan dan karakteristik kandidat secara relevan. Selain itu, assessment juga akan secara otomatis memberi nilai untuk kandidat berdasarkan skor yang mereka dapatkan, dan meminimalisir potensi bias rekruteran yang mungkin akan mempengaruhi proses seleksi.

Ada beberapa jenis assessment yang dirancang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Beberapa assessment difokuskan pada pengukuran keterampilan, sedangkan yang lainnya diarahkan untuk mengukur hal-hal seperti kemampuan kognitif, karakteristik kepribadian, dan perilaku situasional.

Beberapa manfaat yang dapat dirasakan dengan menggunakan recruitment technology assessment dari awal proses rekrutmen adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan Objektivitas: Assessment dapat membantu meningkatkan objektivitas dalam proses rekrutmen, dimana Anda dapat menetapkan persyaratan pekerjaan di awal dan mampu menilai kandidat berdasarkan seberapa cocok mereka untuk mengisi kebutuhan lowongan yang sedang terbuka ketika mereka menyelesaikan assessment yang Anda berikan.
• Tidak terpaku pada CV & Resume: Assessment dapat memberikan penilaian informasi yang dibutuhkan untuk bisa membuat keputusan dengan tidak hanya terpaku pada CV & Resume yang dilampirkan oleh kandidat dengan menggali lebih dalam kemampuan kandidat apakah sesuai dengan standar kompetensi yang telah ditetapkan perusahaan.
• Mengerucutkan kandidat: Assessment dapat memudahkan rekruter dalam mengerucutkan kelompok kandidat yang mendaftar karena hasil yang diberikan akan membantu rekruter untuk melihat kandidat mana yang terlihat lebih cocok untuk bisa mengisi posisi lowong yang sedang tersedia.
• Bangun talent pool: Assessment memberikan kesempatan untuk membangun database kandidat yang mungkin tidak cocok untuk pembukaan saat ini, tetapi mungkin memiliki potensi ketika pekerjaan yang berbeda di kemudian hari.

Tidak diragukan lagi online assessment sangat membantu perusahaan dalam melakukan proses remote hiring, dimana online assessment dapat membantu perusahaan menggali dan mengidentifikasi kompetensi kandidat dengan maksimal. Tidak hanya memudahkan Anda sebagai HR, tetapi online assessment juga mampu memudahkan kandidat saat mengikuti proses pre–employment test yang wajib diikuti. Dengan akses yang mudah dan praktis dapat dilakukan di mana saja, online assessment dapat membangun candidate experience yang baik saat proses remote hiring berlangsung.

4. Social Media Recruiting

Beberapa perusahaan mungkin belum mengoptimalkan kegunaan dari social media, tetapi platform ini bisa menjadi salah satu tempat yang tepat untuk merekrut kandidat. Baik itu Facebook, Twitter, Instagram, Tumblr, atau jaringan profesional seperti LinkedIn, Anda dapat menemukan semua jenis kandidat profesional yang mudah untuk dihubungi karena Anda hanya memerlukan koneksi untuk dapat terhubung dengan kandidat tersebut melalui platform social media yang Anda gunakan untuk menjangkau mereka. Dalam hal teknik perekrutan, metode ini sangat efektif untuk menargetkan milenial dan generasi Z, yang cenderung lebih sering menggunakan social media daripada generasi X ke atas dalam kehidupan sehari-hari.

Baca Juga : Apa yang Harus Dilakukan Jika Anda Kesulitan Menemukan Kandidat yang Sesuai?

Di masa pandemi seperti ini, banyak para pencari kerja aktif dan pasif yang rajin melakukan update di social media. Jika Anda ingin proses remote hiring dapat berjalan dengan maksimal, Anda harus mulai melakukan pencarian melalui social media yang populer di kalangan para jobseekers zaman sekarang. Tidak hanya para pencari kerja yang aktif di social media, tetapi perusahaan juga aktif mencari talenta melalui social media. Maka dari itu, Anda harus siap melakukan talent war di social media agar proses remote hiring dalam mencari kandidat yang sesuai dapat berjalan dengan baik.

5. Video Interview

Video interview adalah proses interview kerja yang dilakukan secara online, yang dapat menawarkan rekruter cara untuk memilih kandidat secara lebih efisien dan efektif. Interview jenis ini dapat mempermudah proses pemilihan kandidat dan melengkapi data serta profil lengkap dari seorang pelamar. Perlu diingat bahwa video interview tidak dimaksudkan untuk menggantikan interview secara tatap muka sepenuhnya, tetapi metode ini dapat menjadi alternatif terbaik ketika baik rekruter maupun kandidat tidak memungkinkan untuk melakukan interview secara langsung.

Ada dua jenis video interview yang dapat digunakan dalam proses rekrutmen:

• Video interview satu arah: Video interview satu arah ini sangat cocok untuk menggantikan telepon interview jika dirasa kurang efektif. Pertanyaan dapat disajikan dengan format teks ataupun video, yang memungkinkan kandidat untuk merekam jawaban mereka terlebih dahulu, sehingga akan memudahkan rekruter dalam mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang seorang kandidat pada tahap awal proses perekrutan.
• Video interview dua arah: Video Interview dua arah sangat efektif untuk mengatasi jarak dan situasi ketika interview secara langsung tidak memungkinkan untuk dilakukan. Terutama ketika COVID-19 sedang melanda dunia seperti ini. Karena wabah itu, banyak perusahaan terkemuka dunia seperti Google, LinkedIn dan Amazon telah membatalkan proses interview kerja secara langsung dan mengubah proses tersebut secara virtual untuk saat ini.

Proses remote hiring dengan video interview terbukti dapat mengurangi time-to-hire hingga 50% dan meningkatkan candidate experience yang lebih baik. Video interview adalah cara yang tepat untuk terus melakukan proses rekrutmen terutama dalam proses remote hiring. Namun perlu untuk Anda ingat, pilihlah jenis video interview apa yang paling cocok berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda, agar proses tersebut dapat berjalan dengan sebaik-baiknya.

Jangan khawatir dengan keterbatasan komunikasi langsung atau tatap muka yang akan Anda temui ketika melakukan proses remote hiring, karena dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, sudah tidak ada lagi alasan untuk tidak memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.

Talentics Online Assessment adalah platform online assessment yang mampu memenuhi kebutuhan praktisi HR dengan beragam online assessment. Talentics mengintegrasikan kebutuhan online assessment dan ATS dashboard ke dalam satu platform yang mudah digunakan. Jika Anda membutuhkan tools untuk rekrutmen yang terintegrasi, praktis, dan fleksibel, mulailah uji coba dashboard gratis sekarang. 

Article Editor: Nadia Fernanda

(Images by Shutterstock)