Surat keterangan kerja merupakan salah satu dokumen penting yang sering diperlukan oleh karyawan baik untuk kebutuhan pribadi maupun sebagai penunjang keperluan perusahaan. Sebagai praktisi HR, mengetahui contoh surat keterangan kerja yang baik dan sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku merupakan hal yang penting. Lebih dari itu, memiliki template dokumen di repositori akan lebih baik lagi karena akan memudahkan pekerjaan jika suatu waktu dibutuhkan. Artikel ini membahas pengertian, penggunaan,aturan-aturan, memberikan serta contoh yang dapat digunakan.

Definisi Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja adalah sebuah dokumen resmi yang menyatakan status dan posisi pekerjaan seseorang di sebuah perusahaan. Dokumen ini biasanya juga mencantumkan informasi seperti status kepegawaian, jabatan, gaji(bila diperlukan)i, durasi lama bakti, dan informasi kontak perusahaan. Dokumen ini sering digunakan untuk keperluan pribadi maupun resmi seperti permohonan visa, pembuatan kartu kredit, cicilan KPR, atau untuk membuktikan kelayakan untuk mendapatkan manfaat tertentu. Dalam praktiknya, surat keterangan kerja biasanya disediakan oleh departemen Human Resources (HR) yang bertanggung jawab atas semua hal yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.

Baca juga: 8 Tips Menghadapi Masalah HR untuk Para Manajer

Penggunaan Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja digunakan untuk menunjukkan status pekerjaan seseorang di suatu perusahaan, namun tidak menutup kemungkinan masih bisa digunakan ketika sudah berhenti bekerja.

1.   Ketika Masih Menjadi Karyawan Aktif

Dengan kompleksitas kehidupan seorang karyawan, akan dibutuhkan dokumen-dokumen untuk menunjang karier seperti perjalanan keluar negeri, atau memperbaiki kelayakan hidup seperti kepemilikan rumah. Maka akan dibutuhkan surat keterangan kerja dibutukan terutama:

• Saat mengajukan aplikasi visa
• Saat mengajukan aplikasi kartu kredit, KPR atau KPA
• Saat mengajukan aplikasi beasiswa
• Saat mengajukan aplikasi asuransi
• Saat mengajukan sertifikasi profesi atau keahlian
• Saat mengajukan permohonan tunjangan/kompensasi dari pemerintah

2.   Ketika Sudah bukan Karyawan

Sebagian perusahaan mungkin tidak akan memberikan surat keterangan kerja untuk poin-poin diatas apabila seorang karyawan sudah tidak bekerja lagi. Namun surat keterangan kerja idealnya diberikan menjelang akhir masa bakti karena pada kemudian hari mungkin dibutuhkan, terutama: 

• Saat melamar pekerjaan baru
• Saat membutuhkan reference letter
• Saat mengajukan klaim dana BPJS ketenagakerjaan

Aturan Surat Keterangan Kerja

Ada beberapa peraturan yang harus diikuti ketika membuat surat keterangan kerja di Indonesia, diantaranya:

• Surat harus dikeluarkan oleh perusahaan yang sah, resmi, dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan, seperti Direktur atau HR Manager disertai stempel perusahaan yang sah.
• Surat harus berisi informasi yang akurat tentang status kerja dan posisi pekerjaan seseorang, serta informasi kontak perusahaan.
• Surat harus diperbarui secara berkala untuk menjamin keakuratan informasinya
• Surat harus memenuhi persyaratan hukum yang berlaku dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Sebagai tambahan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat keterangan kerja yang baik, seperti:

• Penyusunan yang rapi dan profesional
• Penggunaan bahasa yang baku dan sesuai dengan standar EYD
• Pencantuman informasi yang relevan dan sesuai untuk keperluan yang diminta oleh pihak yang memerlukan surat tersebut.

Bagian-bagian Surat Keterangan Kerja

Pada umunya, bagian-bagian dari surat keterangan kerja memiliki

1. Header yang berisikan logo, nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak perusahaan.
2. Pembuka yang mencakup perihal, nomor surat, tanggal dikeluarkannya surat, dan salam pembuka
3. Isi yang mencakup informasi penanggung Jawab seperti nama, jabatan dan nomor identitas karyawan. Diikuti Informasi karyawan yang berisikan nama, jabatan, tanggal mulai bekerja karyawan, status, besaran gaji apabila diperlukan, dan tujuan dibuatnya surat. 
4. Penutup yang mencakup kalimat penutup, tanda tangan, nama Jelas, dan stempel perusahaan
5. Footer: Bisa mencantumkan informasi kontak dan website perusahaan.

Perlu diingat, beberapa perusahaan mungkin memiliki format atau rincian khusus yang mereka masukkan dalam surat keterangan kerja , sehingga daftar di atas mungkin berbeda tergantung pada organisasi dan tujuan dibuatnya surat keterangan kerja.

Template Surat keterangan Kerja

Sebagai praktisi HR, penting untuk memahami pentingnya surat keterangan kerja ini. Dengan mengetahui dan memiliki kemampuan untuk menerbitkan surat keterangan kerja yang akurat, up-to-date dan sesuai dengan aturan yang berlaku, perusahaan dapat membantu karyawan dalam mewujdukan keinginan karyawan dalam kehidupan personal maupun profesional  yang pada akhirnya dapat menunjang kelancaran operasial bisnis perusahaan. Dengan demikian, ketersediaan surat ini perlu secara serius diakomodir oleh perusahaan. Sangat disarankan untuk menyediakan sistem yang jelas dan transparan dalam proses pembuatan dan penerbitan surat keterangan kerja agar dapat memenuhi kebutuhan karyawan dan perusahaan serta memenuhi standar yang berlaku.

Baca juga: Contoh Undangan Interview yang Profesional

Sumber:

HR University

Indeed

Template Lab

The Balance Money