Setiap praktisi HR berlomba dengan waktu. Kenyataannya, time to hire adalah salah satu metrik penting yang menentukan kesuksesan rekrutmen perusahaan. Tantangan terbesar yang akan dihadapi praktisi HR perusahaan Anda adalah mereka harus mempekerjakan banyak talenta berkualitas dalam waktu singkat.

Faktanya, saat ini talent war di pasar kerja meningkat signifikan. Persaingan ketat antar perusahaan demi mendapatkan talenta terbaik yang tersedia pun berlangsung sengit. Sementara hal ini tidak diiringi dengan jumlah talenta berkualitas yang seimbang. Hal ini menambah sulit perusahaan untuk menarik talenta berbakat yang memang tepat.

Selain itu, rekrutmen perusahaan pun dapat menjadi indikasi bahwa perusahaan Anda sedang tumbuh secara eksponensial. Namun, momen ini adalah saat yang kritis bagi perusahaan, karena mempekerjakan banyak orang dapat secara drastis mempengaruhi kultur dan level internal grading perusahaan secara keseluruhan.

Jadi, bagaimana sebaiknya perusahaan melakukan rekrutmen terhadap puluhan, ratusan, atau bahkan ribuan talenta baru dalam waktu singkat, tanpa mengorbankan kualitas?

Metrik Penting Rekrutmen: Waktu

Sebelum melanjutkan bahasan ke cara mempercepat rekrutmen talenta potensial perusahaan Anda, ada baiknya jika Anda mempelajari metrik waktu sebagai salah satu penentu kesuksesan proses rekrutmen itu sendiri. Ada dua jenis metrik waktu yang perlu diperhatikan, yaitu time-to-fill dan time-to-hire.

Time-to-fill adalah seberapa lama waktu yang dibutuhkan perusahaan dalam melakukan keseluruhan proses rekrutmen, diukur sejak proses pemasangan iklan lowongan hingga posisi lowong tersebut berhasil terisi.

Sementara time-to hire berarti durasi yang diperlukan perusahaan untuk merekrut seorang talenta potensial. Dengan kata lain, time-to-hire adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari awal proses rekrutmen hingga talenta tersebut berhasil onboard.

Mengapa ini penting?

Praktisi HR harus memperkirakan durasi setiap tahapan seleksi sehingga meminimalisir terlalu banyak waktu keluar lebih dari yang direncanakan. Metrik ini mempermudah HR untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan hambatan pada tahapan tertentu, sehingga memungkinkan rekrutmen perusahaan Anda berjalan dengan efisien dan efektif.

Dengan menjalankan rekrutmen dalam waktu sesingkat-singkatnya, tentu hal ini menguntungkan perusahaan, baik dari segi resource—biaya dan tenaga yang dikeluarkan, maupun dari segi candidate experience para talenta potensial terhadap perusahaan Anda, karena 78 persen jobseeker menyatakan candidate experience sebagai salah satu indikator penting bagi mereka dalam menilai bagaimana perusahaan menghargai karyawannya.

Baca juga: Panduan Membangun End-to-End Candidate Experience yang Baik dalam Proses Rekrutmen

Cara Efektif dan Efisien Mempersingkat Waktu Perekrutan Talenta Potensial

Waktu menjadi salah satu metrik yang selalu berhasil menempati Top 3 penentu kesuksesan proses rekrutmen. Survei Global Trends Recruiting Reports di tahun 2017 oleh Linkedin menunjukkan banyak perusahaan besar yang percaya bahwa time-to-hire adalah metrik yang wajib diperhatikan dalam setiap proses rekrutmen.

Secara global, hanya 30% perusahaan yang dapat mengisi posisi terbuka yang ada dalam waktu 30 hari. Sisanya membutuhkan waktu antara 1-4 bulan hanya untuk melakukan rekrutmen. Hal ini dipengaruhi oleh kemungkinan perusahaan dalam merekrut talenta yang tepat dalam sekejap.

Survei Jobvite sendiri menemukan 67% praktisi HR merasa tantangan terbesar mereka dalam proses perekrutan adalah menemukan talenta yang terampil dan berkualitas tinggi. Proses ini bertambah rumit ketika para praktisi HR harus menunggu atasan atau user mengambil keputusan. Waktu yang bergulir berarti berpengaruh pula pada pengeluaran resource perusahaan.

Para praktisi HR paham betul bahwa talenta terbaik sulit ditemukan. Talentics mengajak Anda untuk mempelajari bagaimana cara yang efektif dan efisien untuk mempersingkat waktu guna merekrut talenta terbaik.

Baca juga: Mengapa Perusahaan Anda Sulit Menemukan Talenta yang Tepat?

1. Data, data, dan data

Segera setelah kita berbicara tentang mengukur sesuatu, jelas bahwa proses ini akan melibatkan data. Jadi, tentu saja, dalam mengukur waktu yang diperlukan untuk melakukan rekrutmen, data adalah kuncinya.

Dalam hal itu, perusahaan Anda perlu mencari tahu:

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi sebuah posisi terbuka?
• Waktu yang dibutuhkan talenta untuk berpindah antar tahap (misalnya, dari tahap lamaran ke tahap wawancara atau dari tahap wawancara telepon ke tahap wawancara langsung, dan seterusnya).
• Bagaimana rasio waktu Anda untuk merekrut dibandingkan dengan waktu standar untuk merekrut di industri perusahaan Anda bergerak.
• Dihitung berdasarkan hari kerja, seberapa banyak waktu yang dibutuhkan mulai dari penentuan keputusan hiring hingga akhirnya membuat tawaran pekerjaan.
• Rasio good dan bad application yang biasanya didapatkan perusahaan Anda (ini akan membantu Anda mendiagnosis jika ada hambatan di tengah proses rekrutmen).
• Setelah Anda mengumpulkan semua data, identifikasi tahapan seleksi yang paling rawan error dan temukan solusi untuk memperbaikinya.

Misalnya, jika dibutuhkan rata-rata 2 hari bagi talenta untuk memberikan CV mereka kepada Anda, tetapi ternyata head of talent acquisition perusahaan Anda membutuhkan waktu seminggu penuh untuk membalas karena kesibukannya, ada baiknya perusahaan mulai menerapkan otomatisasi tugas-tugas manual HR, untuk mengurangi beban kerjanya.

Langkah-langkah seperti screening CV talenta atau mempelajari hasil technical test mereka, serta menjadwalkan wawancara dengan kandidat terpilih, semuanya dapat dilakukan secara otomatis. Sehingga data yang diperoleh perusahaan lebih cepat dan memangkas waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan rekrutmen.

2. Tetapkan proses perekrutan yang terstruktur

Tidak memiliki proses perekrutan yang terstruktur sama dengan waktu yang lebih lama untuk merekrut. Pada dasarnya Anda akan mengulang semua proses dari awal setiap kali ada posisi terbuka baru yang harus diisi.

Oleh karena itu, cobalah untuk memetakan secara rinci kebutuhan perusahaan dan rencana dari awal hingga akhir, seperti apa perjalanan rekrutmen talenta potensial, apa langkah-langkahnya, berapa lama?

Mengadvokasi perlunya proses perekrutan yang terdokumentasi, Adam Robinson, CEO dan Cofounder of Hireology, mengatakan bahwa proses perekrutan yang terstruktur menghemat biaya dan merampingkan cara perusahaan menemukan talenta terbaik yang memenuhi persyaratan. Proses perekrutan terstruktur pun memberikan hasil yang terukur dan menghindarkan perusahaan dari bad hire.

3. Membangun talent pipeline jauh sebelum rekrutmen dimulai

Setiap akhir siklus perekrutan, Anda selalu memiliki talenta yang tidak berhasil mendapatkan pekerjaan meski CV dan pengalaman mereka luar biasa. Alih-alih hanya membiarkan mereka pergi, otomatisasi perekrutan dapat memungkinkan Anda untuk membangun talent pool berdasarkan data dari mereka. Artinya, Anda sekarang memiliki database yang dapat dijadikan sumber data yang layak ketika posisi baru terbuka.

Hal ini ada hubungannya dengan talent pipeline. Meneruskan perekrutan dengan menggunakan data sekelompok talenta potensial yang telah melalui tahap screening awal—mulai dari CV, technical test, wawancara HR, adalah salah satu cara paling ampuh untuk mengurangi waktu perekrutan.

Ketika Anda memiliki sejumlah talenta yang memenuhi syarat, Anda tidak perlu mengiklankan pekerjaan Anda, menunggu lamaran masuk, atau menghabiskan waktu untuk memeriksa mereka satu per satu. Yang perlu Anda lakukan adalah menjangkau orang-orang ini tentang posisi terbuka di perusahaan Anda— melakukan cold calling.

Namun pertama, Anda perlu Identifikasi kebutuhan perusahaan Anda agar dapat dengan mudah menentukan pula spesifikasi talenta yang bisa mengisi posisi terbuka tersebut (di antaranya technical skills, culture fit, personality fit).

Baca juga: Apa Itu Technical Skills dan Bagaimana Cara Menilainya dalam Proses Rekrutmen?

4. Tingkatkan UX halaman situs karir perusahaan untuk menunjang candidate experience yang positif

Biasanya, talenta potensial mengunjungi halaman karir sebuah perusahaan setidaknya dua kali selama proses perekrutan: saat mereka mengetahui tentang lowongan pekerjaan di perusahaan Anda dan saat mereka mempertimbangkan tawaran pekerjaan Anda.

Jika halaman karir Anda tidak menjual, mereka akan enggan meneruskan lamaran atau akhirnya menolak tawaran Anda. Sekarang, kedua situasi ini berdampak negatif pada waktu Anda untuk merekrut karena menyebabkan proses rekrutmen yang lebih lambat dari seharusnya.

Penolakan offer pun berarti memulai lagi seluruh rangkaian proses rekrutmen dari awal dengan membuat penawaran kepada talenta terbaik kedua yang paling memenuhi syarat, jika tersedia.

Dengan meningkatkan halaman karir perusahaan, Anda dapat mengurangi kemungkinan talenta potensial terbaik yang tidak melanjutkan lamaran mereka. Hal ini juga menghindari penolakan di saat terakhir setelah job offering letter disahkan. Tentunya kedua benefit ini mempercepat waktu Anda untuk merekrut. Ditambah lagi, upaya meningkatkan user experience (UX) situs halaman karir perusahaan berarti mendukung candidate experience yang positif.

Anda dapat mengotomatiskan semua notifikasi berkaitan dengan perekrutan melalui integrasi sistem website karir dengan email otomatis resmi perusahaan. Sistem akan secara otomatis mengirimkan pemberitahuan ketika seorang talenta berhasil maju ke tahap selanjutnya, memberi informasi jadwal wawancara atau reschedule, hingga memfasilitasi email nurturing ketika mereka tidak berhasil mendapatkan pekerjaan.

Baca juga: Seberapa Pentingkah Proses Candidate Nurturing dalam Menarik Talenta Potensial?

5. Berinvestasi pada teknologi HR dan melakukan remote hiring

Teknologi HR bukanlah hal baru ketika berbicara pemangkasan waktu yang diupayakan dalam proses rekrutmen talenta potensial perusahaan. Anda dapat memanfaatkan teknologi untuk mempermudah tugas Anda sebagai praktisi HR, jika Anda mau mempelajari lebih lanjut apa saja yang termasuk di dalamnya dan bagaimana cara mengoperasikannya.

Ketika tiba saatnya untuk mengisi suatu posisi, apakah Anda kesulitan menemukan talenta potensial? Teknologi HR dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Perangkat lunak tersebut dapat menjangkau talenta yang dicari dengan menggunakan sistem applicant tracking system (ATS). Kemudian memberikan akses pada praktisi HR perusahaan untuk membangun database berisi kandidat talenta terbaik berdasarkan isi curriculum vitae yang mereka lampirkan.

Anda dapat dengan mudah menghubungi talenta-talenta tersebut ketika membuka lowongan kerja, melalui informasi kontak yang disertakan. Manfaat lainnya adalah melalui sistem ini Anda dapat mengatur jadwal wawancara, memantau umpan balik setelah wawancara, dan menyusun daftar talenta potensial sesuai dengan peringkat.

Jika perusahaan Anda menambahkan penilaian atau kualifikasi tertentu, sistem dapat melacak hasilnya secara otomatis. Jenis alat ini dapat membantu perusahaan Anda memproses perekrutan dan memastikan Anda mendapatkan orang yang tepat untuk posisi yang tepat.

Perusahaan dapat menggunakan Human Resources Information Software (HRIS), salah satu teknologi HR yang komprehensif dan dapat membantu Anda menentukan pertumbuhan perusahaan Anda hingga ke level individu. Misalnya, terkait peraturan yang dilakukan perusahaan selama masa pandemi. Dokumen yang tersedia secara digital mengizinkan praktisi HR untuk memantau pendelegasian sekaligus pelaksanaan peraturan dalam waktu singkat.

Dokumen-dokumen talenta potensial yang bergabung lebih mudah untuk diselesaikan, dikelola, dan diambil kapanpun dibutuhkan. Dengan HRIS, perusahaan dapat pula mengotomatisasi payroll dan meningkatkan produktivitas praktisi HR perusahaan Anda.

Lalu bagaimana dengan remote hiring?

Talent Acquisition Software, seperti Talentics, merupakan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk menemukan individu berbakat yang mencari peluang kerja di perusahaan Anda. Dikenal efisien, sistem TAS akan sangat bermanfaat terutama ketika Anda melakukan remote hiring. Anda dapat pula mengintegrasikannya dengan halaman karir perusahaan Anda. Sistem ini melakukan seleksi otomatis terhadap lamaran yang masuk, menyaring talenta potensial, dan menjadwalkan wawancara sesuai pengaturan yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan.

Menggunakan metode smart filter, sistem ini membantu Anda memilih talenta yang memenuhi syarat lebih cepat yang tentunya mengurangi beban Anda untuk mewawancarai banyak orang dan menemukan yang paling cocok di antaranya.

Talent acquisition software dapat membantu Anda merampingkan proses perekrutan, onboarding, pelatihan, dan retensi talenta perusahaan. Berbasis data, sistem ini, dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih strategis dan terinformasi untuk menetapkan dan mencapai sasaran akuisisi talenta terbaik untuk jangka panjang.

Penggunaan TAS dalam memfasilitasi remote hiring pun dapat diiringi online assessment, yang secara sederhana bertujuan untuk mengevaluasi kemampuan, perilaku, dan karakteristik talenta potensial perusahaan Anda. Tes ini dilakukan melalui internet dengan menggunakan teknologi yang tersedia.

Perusahaan dapat menggunakan platform online assessment untuk menguji talenta potensial, memilih talenta yang cocok dari sejumlah besar pelamar, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka, mengidentifikasi ciri-ciri kepribadian dan karakternya, serta memperoleh gambaran dalam mengidentifikasi pelatihan yang sesuai untuk talenta tersebut.

Baca juga: 5 Teknologi HR Terbaik di Tahun 2021 untuk Mempermudah Proses Rekrutmen Perusahaan Anda

Article Editor: Nadia Fernanda

Image credits: Pexels