Menulis bukanlah ekspertise yang dapat secara natural dimiliki oleh semua orang. Pada beberapa individual, diperlukan praktik secara terus-menerus untuk memperbaiki kemampuan menulis yang baik, termasuk pada saat menulis job description.

Seorang praktisi HR terkadang perlu menuliskan job description karena perlu membuka sebuah lowongan pekerjaan maupun alasan lainnya. Terkadang, belum ada dokumentasi perusahaan dan kita perlu melakukan pekerjaan ini sendiri dari nol.  Artikel ini akan membahas pengertian job description, bagian-bagiannya dan cara membuatnya.

Apa itu Job Description?

Job Description adalah informasi tentang tanggung jawab, tugas, kualifikasi, dan persyaratan lainnya dari sebuah pekerjaan dalam perusahaan.

Informasi yang idealnya dalam berbentuk dokumen ini membantu perusahaan untuk memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari karyawan dalam pekerjaannya.

Pada sisi yang lain, job description juga membantu calon karyawan untuk memahami apa yang diharapkan dari mereka jika mereka diterima untuk posisi tersebut.

Job Description biasanya dibuat sebelum perekrutan dimulai dan diperbarui secara berkala untuk memastikan keakuratan dan relevansinya terhadap perubahan yang terjadi dalam organisasi atau pekerjaan.

Bagian-bagian Job Description dan Cara Membuatnya

1.   Nama Pekerjaan

Nama pekerjaan atau job title adalah nama atau titel yang diberikan pada posisi tertentu dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Pastikan nama pekerjaan yang dibuat secara spesifik telah disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh karyawan dan secara umum diketahui oleh banyak calon kandidat. Hal ini dikarenakan job title dapat mempengaruhi persepsi seseorang terhadap tingkat tanggung jawab dan tingkat gaji yang diterima.

Survei yang dilakukan oleh Indeed tahun 2020 menemukan bahwa 36% pencari kerja menggunakan nama pekerjaan yang umum ketika mencari lowongan pekerjaan melalui situs web pekerjaan. Oleh karena itu, gunakan frasa kunci yang akurat dan diketahui secara umum untuk memudahkan pencarian bagi calon karyawan.

Hindari  penggunaan bahasa internal yang mungkin membingungkan pencari kerja. Gunakan level pengalaman standar seperti "Senior" daripada "VI" atau istilah lain yang kurang dikenal secara umum.

2.   Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan atau job summary adalah informasi tentang tugas dan tanggung jawab yang akan dilakukan oleh karyawan dalam posisi tertentu secara singkat.

Bagian ini penting untuk dituliskan karena akan memudahkan calon pelamar memahami peran dan tanggung jawab yang akan mereka emban jika diterima di perusahaan. Ringkasan tugas juga dapat membantu HR dalam menyusun deskripsi pekerjaan yang jelas dan efektif.

Mulailah membuat deskripsi pekerjaan dengan ringkasan yang menarik dan menarik untuk calon kandidat membaca sampai bagian akhir. Ringkasan ini sebaiknya memberikan gambaran umum tentang perusahaan dan ekspektasi untuk posisi tersebut.

3.   Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas and tanggung jawab atau job responsibility adalah kewajiban dan tugas yang harus dilakukan oleh karyawan dalam posisi tertentu di perusahaan.

Tugas ini biasanya dituliskan dalam bentuk poin yang ringkas, jelas, terukur, dan terkait dengan tujuan bisnis perusahaan.

Pada saat menuliskan, pastikan job responsibility mencakup tugas-tugas harian dan tanggung jawab dalam proyek yang perlu diselesaikan secara efektif dan efisien.

4.   Kualifikasi Pendidikan dan Pengalaman

Kualifikasi Pendidikan dan Pengalaman adalah persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan untuk melamar posisi tertentu. Kualifikasi pendidikan mencakup tingkat pendidikan yang diperlukan, seperti gelar sarjana atau magister.

Pengalaman kerja mengacu pada pengalaman yang relevan dalam industri atau posisi yang sama, dapat berupa hitungan bulan atau tahun.

Persyaratan pendidikan dan pengalaman yang jelas dan relevan dengan posisi yang dibutuhkan membantu perusahaan menarik pelamar yang berkualitas dan meminimalkan waktu dan biaya dalam proses rekrutmen.

5.   Soft Skill dan Hard Skill

Bagian berikutnya adalah kemampuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas pekerjaan dengan baik dan mencapai hasil yang diinginkan.

Keterampilan dan kemampuan yang dituliskan dalam sebuah job description dapat mencakup keterampilan teknis dan interpersonal seperti:

• kemampuan mengoperasikan perangkat lunak atau mesin tertentu
• kemampuan berkomunikasi dengan baik atau bekerja dalam tim
• keterampilan manajemen waktu dan prioritas.

Dengan memaparkan keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan, kandidat dapat mengevaluasi apakah mereka memiliki keahlian yang sesuai untuk posisi tersebut dan dapat memutuskan apakah ingin melamar untuk pekerjaan tersebut. Hal ini akan membantu untuk meminimalisir kandidat yang belum cocok secara skill-set.

6.   Budaya Perusahaan

Budaya perusahaan adalah rangkuman nilai-nilai, keyakinan, dan praktik yang terlihat secara jelas dari cara karyawannya berkomunikasi dan melaksanakan pekerjaan harian.

Budaya perusahaan penting karena dapat mempengaruhi kepuasan dan kinerja karyawan, serta daya tarik perusahaan bagi kandidat yang potensial. Budaya yang positif dan inklusif dapat meningkatkan produktivitas, kolaborasi, dan retensi karyawan.

Untuk mengintegrasikan budaya perusahaan dalam deskripsi pekerjaan, cantumkan informasi tentang nilai-nilai dan praktik perusahaan, serta aktivitas atau acara yang menggambarkan budaya yang positif.

Misalnya, acara tahunan yang menonjolkan kepedulian perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan, atau nilai-nilai yang menekankan kerjasama tim dan inovasi.

Dalam rangka menarik kandidat yang berkualitas dan tepat untuk posisi yang tersedia, menjelaskan tanggung jawab dan kualifikasi pekerjaan yang jelas sangat penting. Job title, job summary, job responsibility, kualifikasi pendidikan dan pengalaman, serta keterampilan dan kemampuan harus dijelaskan secara jelas dan terperinci dalam deskripsi pekerjaan.

Selain itu, perusahaan harus memperhatikan dan menekankan budaya perusahaan yang membedakan mereka dari kompetitor sebagai tujuan tempat kerja yang menarik bagi para kandidat yang potensial. Terakhir, deskripsi pekerjaan harus diubah secara berkala untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan serta pasar kerja yang berubah.

Perlukah Menampilkan Informasi Gaji Pada Lowongan Pekerjaan?

References:

Indeed: How to Write a Job Description [Updated for 2023]

Forbes: Want To Write A Better, More Effective Job Description

Lever: How to Write a Great Job Description

Workable: How to write the best job description ever: 6 tips for success