Kualitas candidate experience atau pengalaman kandidat selama proses rekrutmen, mulai dari mengakses lowongan hingga onboarding, perlu diperhatikan oleh praktisi HR. Akan tetapi, belum banyak praktisi HR yang menunjukkan perhatian penuh pada pengalaman kandidat.
Hal ini terlihat dari masih banyaknya perusahaan-perusahaan Fortune 500 yang mendapatkan rating di bawah 80% untuk rekomendasi di situs review seperti Glassdoor. Ukuran perusahaan, jumlah karyawan, dan “nama” yang dimiliki oleh perusahaan tidak menjamin candidate experience yang sempurna. Namun sebaliknya, Anda tidak perlu menjadi bagian dari perusahaan besar untuk bisa menciptakan candidate experience yang positif.
Sebagai praktisi HR yang baru memulai evaluasi candidate experience, mungkin Anda merasa kesulitan untuk menentukan area-area mana yang bisa diperbaiki oleh tim rekrutmen. Melalui artikel ini, Anda akan mendapatkan gambaran langkah-langkah yang bisa diambil oleh praktisi HR untuk mulai meningkatkan kualitas candidate experience.
Mengapa Candidate Experience Penting dalam Rekrutmen?
Candidate experience mencakup kesan, perasaan, dan perilaku kandidat terhadap proses rekrutmen di perusahaan. Kesan yang positif bisa meningkatkan keberhasilan proses rekrutmen, karena kandidat akan lebih mungkin untuk menerima tawaran pekerjaan dari perusahaan yang memiliki kesan dan reputasi yang baik.
Baca juga: Seberapa Penting Candidate Experience dalam Proses Rekrutmen?
Selain itu, candidate experience akan meningkatkan reputasi dan citra perusahaan tidak hanya di mata kandidat, namun juga di mata umum. 81% kandidat berencana untuk menceritakan pengalaman positif mereka ketika melamar di sebuah perusahaan kepada teman, kerabat, dan melalui media sosial. Hal ini akan meningkatkan employer brand perusahaan dan kemampuan perusahaan untuk menjangkau talenta yang lebih beragam, lebih potensial, dan sesuai dengan kebutuhan.
Apa Langkah-Langkah Meningkatkan Kualitas Candidate Experience?
Mencapai kualitas candidate experience yang baik mungkin terlihat menantang bagi praktisi HR yang baru memulainya. Akan tetapi, secara umum, ada beberapa langkah-langkah yang mudah untuk diikuti.
Berikut adalah langkah-langkah yang bisa dicoba oleh praktisi HR yang akan memulai meningkatkan kualitas candidate experience dalam proses rekrutmennya.
1. Perjelas job description untuk setiap lowongan
Dengan job description yang jelas, kandidat akan lebih mudah memahami apa ekspektasi perusahaan dan beban kerja yang akan mereka dapatkan.
Data Jobvite menunjukkan bahwa dari karyawan yang meninggalkan pekerjaannya pada 3 bulan pertama, 45% mengaku bahwa mereka resign karena tanggung jawab keseharian mereka berbeda dengan apa yang tertera pada job description saat mereka melamar.
Job description yang baik merinci jabatan, tanggung jawab, skill dan kualifikasi yang diperlukan, dan benefit yang akan didapatkan. Informasi tersebut dituliskan secara detail, namun tetap ringkas, padat, dan mudah dipahami.
Untuk mendapatkan informasi ini, praktisi HR dapat melakukan wawancara atau survei kepada bagian terkait. Meskipun ada banyak template job description yang tersedia online, ada banyak skill dan kualifikasi yang sangat spesifik pada bidang industri atau pekerjaan tertentu yang mungkin tidak disertakan dalam template yang umumnya tersedia.
2. Rancang alur proses rekrutmen yang tidak menyulitkan calon kandidat
Hal lain yang juga bisa menurunkan kualitas pengalaman kandidat adalah proses rekrutmen yang rumit dan sulit diikuti. Menurut Careerbuilder, proses rekrutmen yang berbelit-belit adalah hambatan bagi 56% praktisi HR untuk mendapat talenta yang berkualitas.
Form lamaran yang terlalu panjang, persyaratan dokumen yang terlalu banyak di awal proses lamaran, dan platform lamaran yang sulit dipahami adalah beberapa hal yang mungkin menjadi hambatan bagi kandidat untuk mengikuti alur rekrutmen. Bagi sebagian besar kandidat, waktu ideal untuk mengisi form lamaran pekerjaan adalah di bawah 20 menit.
Baca juga: 5 Kesalahan dalam Proses Rekrutmen yang Bisa Dicegah dengan Recruitment Metrics
Untuk mengatasi hal ini, praktisi HR bisa melakukan run-through atau simulasi proses melamar agar bisa memberikan estimasi waktu yang dibutuhkan bagi pelamar kerja untuk menyiapkan dan mengirimkan lamaran. Pastikan bahwa bagian-bagian dalam form untuk kandidat adalah informasi yang benar-benar perlu untuk diisi dan relevan dengan posisi yang dilamar. Jika data yang ada dalam form bisa didapatkan dari dokumen-dokumen yang diberikan oleh kandidat, Anda tidak perlu menyertakannya lagi dalam formulir pendaftaran.
Setelah kandidat lolos seleksi berkas, pastikan Anda tetap memberikan informasi yang lengkap dan instruksi yang jelas untuk tahap berikutnya.
3. Komunikasikan hasil seleksi secara konsisten pada semua kandidat, tanpa terkecuali
Komunikasi yang konsisten juga bisa berdampak besar bagi candidate experience. Bagi 47% kandidat yang pernah melalui pengalaman yang buruk saat mengikuti rekrutmen, penyebabnya adalah karena respon dari tim rekrutmen yang lambat. 66% pelamar kerja hanya bersedia untuk menunggu 2 minggu hingga mendapat panggilan seleksi berikutnya sebelum mereka mulai mencari pekerjaan lain.
Agar kualitas candidate experience meningkat, ada baiknya untuk memberikan informasi bagi kandidat terkait timeline rekrutmen yang sudah direncanakan, mulai dari pembukaan lowongan sampai proses onboarding berdasarkan estimasi waktu yang sudah ditetapkan. Terutama untuk tipe lowongan mass recruitment, informasi ini sangat berharga bagi kandidat (baik yang nantinya akan terpilih ataupun tidak terpilih untuk mengikuti proses selanjutnya) dan akan sangat menghemat usaha tim rekrutmen apabila tidak mampu menjangkau setiap kandidat yang ada.
Untuk tipe lowongan yang lebih fleksibel, tim rekrutmen bisa mengkomunikasikan hasil pada kandidat setiap menyelesaikan satu tahapan seleksi. Jika dirasa sulit untuk mengirimkan email karena banyaknya jumlah kandidat, pertimbangkan untuk mengotomasi prosesnya dengan menggunakan tool yang bisa mengirimkan email ke banyak penerima pada saat bersamaan. Pastikan Anda memiliki data kontak kandidat di setiap tahapan seleksi untuk komunikasi yang lancar.
4. Integrasikan teknologi dalam proses rekrutmen
Bagi banyak kandidat, proses rekrutmen yang terlalu lama bisa menurunkan kualitas pengalaman rekrutmen mereka. Salah satu alasan mengapa proses rekrutmen memakan waktu lama adalah karena banyaknya proses administrasi yang berjalan dibaliknya. Screening CV dan hasil asesmen jika dilakukan secara manual dapat menghabiskan waktu lama, terlebih dalam rekrutmen massal dimana ada ribuan pelamar kerja yang mendaftar.
Hal ini yang menyebabkan Applicant Tracking System atau ATS populer digunakan oleh praktisi HR. Applicant Tracking System memiliki fitur-fitur yang dapat mengotomasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti melakukan screening CV secara otomatis, mengelompokkan kandidat berdasarkan kriteria-kriteria tertentu seperti usia, latar belakang pendidikan, dan pengalaman kerja, dan mengurutkan kandidat secara otomatis berdasarkan hasil asesmen yang terintegrasi dengan sistem.
Baca juga: Tips Memilih Applicant Tracking System (ATS) untuk Perusahaan Anda
Integrasi teknologi tidak hanya memudahkan praktisi HR dalam menjalankan tugasnya dan membuat keputusan yang lebih tepat, namun juga meningkatkan kualitas candidate experience. Dengan berkurangnya pekerjaan administratif yang perlu dilakukan, praktisi HR bisa memiliki banyak waktu untuk melakukan follow-up dengan kandidat. Proses rekrutmen pun berjalan lebih cepat dan efisien.
5. Buat survei untuk kandidat dan new hire
Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah mendapatkan umpan balik dari kandidat dan new hire tentang proses rekrutmen yang telah berjalan.
Meskipun Anda akan mengimplementasikan perubahan sesuai hal-hal di atas atau saat ini telah melakukannya, memungkinkan bahwa ada masalah lain dalam proses rekrutmen Anda yang bisa menurunkan kualitas candidate experience. Untuk memahami masalahnya, wawasan yang paling baik berasal langsung dari kandidat yang sedang menjalani proses rekrutmen.
Idealnya, berikan survei pada kandidat yang telah masuk di tahap akhir seleksi karena mereka telah selesai melalui tahapan-tahapan sebelumnya. Tanyakan tidak hanya apa yang sudah baik dan apa yang perlu diperbaiki, namun juga masukan dan alternatif solusi dari masalah tersebut.
Kualitas candidate experience penting untuk diperhatikan, namun untuk mulai meningkatkannya mungkin terlihat rumit. Penggunaan teknologi dapat memudahkan implementasi langkah-langkah lainnya, karena praktisi HR memiliki waktu lebih banyak dan bisa menggunakan data yang didapatkan dari penggunaan teknologi untuk membuat strategi.
Jika Anda mencari assessment tools yang terintegrasi dengan dashboard untuk proses seleksi yang lebih cepat dan akurat, Talentics Online Assessment adalah pilihan terbaik. Anda akan mendapatkan data hasil asesmen secara real-time, sehingga membantu Anda untuk membuat keputusan rekrutmen yang cepat dan tanpa bias. Mulailah uji coba secara gratis sekarang.
Article Editor: Nadia Fernanda
(Image by Pixabay and Unsplash)
