Karyawan merupakan elemen yang sangat penting bagi perusahaan untuk menopang perusahaan agar bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan banyaknya aktivitas yang dilakukan perusahaan, akan ada banyak data yang dihasilkan setiap hari, seperti data mengenai jam kerja yang meliputi waktu masuk, waktu istirahat hingga waktu selesai bekerja, website yang dikunjungi, target kerja yang telah terpenuhi, dan banyak lagi. Memang tidak mudah dilakukan pengumpulan data-data ini terlebih lagi jika perusahaan Anda memiliki kuantitas karyawan yang cenderung banyak, pekerjaan ini dapat menghabiskan waktu yang cukup banyak.
Namun, bagi perusahaan, memiliki akses ke data yang benar dan akurat akan menjadi sangat berharga. Data yang relevan akan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat, yang nantinya akan memberikan keuntungan bisnis secara keseluruhan. Ini juga akan membantu Anda untuk melihat hal-hal apa saja yang belum sesuai dengan tujuan awal yang telah ditetapkan, atau kemungkinan terjadinya masalah di dalam organisasi, sehingga data akan membantu Anda untuk segera mengambil tindakan, sebelum segala sesuatunya menjadi tidak terkendali.
Jika dilakukan dengan benar, pengumpulan data dapat memberikan manfaat yang banyak bagi perusahaan Anda. Namun penting untuk memastikan bahwa informasi yang ingin Anda dapatkan untuk dikumpulkan dengan cara yang benar dan sesuai, sehingga tidak akan merugikan karyawan Anda. Misalnya, memantau jam kerja dan produktivitas tim Anda merupakan salah satu pengecekan data yang wajar, dan merupakan salah satu contoh bagaimana pelacakan waktu dapat memberikan hasil yang jauh lebih baik daripada mengumpulkan data yang justru tidak relevan dengan kegiatan kerja mereka sehingga dapat membuat karyawan mereka tidak nyaman.
Manfaat perusahaan melakukan tracking data karyawan terbukti mampu memberikan banyak manfaat. Sebuah riset terbaru menyatakan bahwa 82% perusahaan berencana untuk mengintensifkan penggunaan data karyawan, untuk meningkatkan produktivitas perusahaan mereka.
Baca Juga : Mengenal Hiring Bias dan Cara Mengatasinya
Menggunakan data karyawan dengan benar dapat memberi Anda wawasan yang kuat mengenai tim Anda, bagaimana cara mereka bekerja, dan apa saja ekspektasi mereka selama bekerja di perusahaan Anda. Mayoritas perusahaan sudah melacak status pekerjaan karyawan mereka, seperti melacak catatan kehadiran, riwayat pekerjaan, dan catatan kinerja untuk mengidentifikasi karyawan mana yang sesuai dengan peran kepemimpinan, dan masih banyak lagi.
Yang terpenting, bukan hanya perusahaan yang ingin mendapatkan keuntungan, tetapi juga karyawan itu sendiri. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk melakukan tracing data karyawan agar perusahaan mampu menggunakan data tersebut untuk meningkatkan produktivitas perusahaan itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa tracking data karyawan yang perlu dilakukan oleh perusahaan:
1. Tingkat kehadiran karyawan
Salah satu metrik terpenting yang tidak boleh Anda lupakan dan menjadi salah satu prioritas dalam melacak data karyawan adalah kehadiran karyawan. Untuk melacak metrik ini secara efektif, Anda perlu memperhatikan seberapa sering karyawan datang ke tempat kerja dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan di sana dari pertama kali datang hingga pulang. Perusahaan perlu melacak metrik ini untuk mengetahui motivasi karyawan juga saat bekerja, dimana seorang karyawan kemungkinan besar akan selalu datang dan pulang tepat waktu jika memiliki motivasi kerja yang tinggi, sehingga mereka akan berusaha untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai pada waktunya.
Jika karyawan tidak datang untuk bekerja dengan semestinya dan jika mereka sering pulang lebih awal, itu menunjukkan bahwa mereka tidak senang dengan tempat kerja atau lingkungan kerja yang Anda miliki. Jika hal ini terjadi, mungkin sudah waktunya untuk Anda membuat beberapa perubahan di tim atau perusahaan Anda secara keseluruhan. Anda perlu duduk bersama karyawan yang sering absen untuk mengetahui mengapa kehadiran mereka rendah dan apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya, sehingga tidak hanya perusahaan yang akan menemukan solusi untuk itu, keinginan karyawan tersebut juga bisa dipenuhi dengan baik sehingga motivasi mereka akan meningkat.
2. Efektivitas jadwal dan rencana kerja
Terkadang, seorang karyawan cenderung lebih sering pulang kerja lebih awal atau bahkan tidak muncul di tempat kerja sama sekali, karena mereka tidak senang dengan jadwal dan rencana kerja yang telah Anda tetapkan untuk mereka. Inilah sebabnya mengapa Anda perlu secara teratur bereksperimen dengan berbagai jenis jadwal dan rencana kerja, untuk melihat rencana penjadwalan mana yang membuat karyawan bertahan lebih lama di tempat kerja. Misalnya, Anda memberikan kesempatan untuk mereka menetapkan deadline mereka sendiri, sehingga mereka yang akan mengukur kesanggupan mereka dalam menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini akan memberikan dampak baik dimana karyawan akan merasa diberikan kepercayaan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka sepenuhnya.
Selain itu, rencana kerja juga penting untuk didiskusikan bersama dengan tim Anda, agar mereka dapat merasa terikat dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Berikanlah kesempatan kepada setiap anggota tim untuk saling mengeluarkan pendapat, agar tidak ada yang merasa tidak nyaman dengan keputusan yang akan diambil. Dengan mengecek efektivitas jadwal dan rencana kerja dan mencari strategi terbaik untuk tim Anda setelahnya, Anda dapat meningkatkan produktivitas tim serta perusahaan.
3. Tingkat produktivitas karyawan jarak jauh
Jika karyawan tidak muncul untuk bekerja ke kantor karena mereka memilih untuk bekerja dari rumah, penting bagi Anda untuk melacak aktivitas mereka di rumah. Terlebih lagi di masa pandemi seperti ini, banyak sekali perusahaan yang memilih untuk memberikan kesempatan kepada karyawannya bekerja secara remote / work from home. Data ini dapat Anda kumpulkan dengan menggunakan aplikasi atau software yang memungkinkan karyawan untuk dapat melakukan absen serta memberikan keterangan lengkap tentang apa saja yang mereka lakukan selama seharian bekerja.
Dari situ, Anda bisa menilai apakah karyawan Anda menjadi lebih produktif selama bekerja dari rumah atau bahkan justru malah menurun tingkat produktivitas mereka. Bekerja dari rumah tidak dapat diprediksi, sehingga Anda perlu mencari tahu dengan menggunakan data yang relevan dari karyawan. Setelah mengumpulkan data, Anda akan mengetahui apa yang perlu dilakukan untuk tetap menjaga karyawan termotivasi selama bekerja dari rumah misalnya dengan memberikan kesempatan karyawan mengikuti pelatihan online atau conference call bersama tim agar tetap bonding.
Baca Juga : Macam-macam Bias yang Dapat Muncul dalam Proses Hiring
4. Jam lembur
Jika sebagian besar karyawan Anda bekerja lembur, itu biasanya merupakan pertanda positif. Karena itu menunjukkan bahwa mereka suka menghabiskan waktu di tempat kerja. Tetapi konteks memainkan peran di sini. Jadi, Anda perlu mempertimbangkan mengapa mereka perlu menghabiskan waktu ekstra untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini tetap menjadi kontroversi dimana lembur dapat diartikan bahwa pekerjaan yang diberikan terlalu banyak sehingga karyawan tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu.
Jika mereka melakukan ini sesekali saja, mungkin jam lembur masih bisa dikatakan normal. Namun, jika karyawan Anda melakukannya lembur hampir setiap hari atau bahkan di hari libur, maka itu menunjukkan bahwa ada terlalu banyak beban kerja untuk karyawan dan Anda perlu mengambil langkah untuk mengatasi situasi tersebut. Anda dapat mengevaluasi apa yang membuat karyawan merasa kewalahan dengan pekerjaan yang Anda berikan dan mulai mengembangkan jadwal yang lebih baik atau mempekerjakan lebih banyak karyawan untuk meringankan pekerjaan karyawan di tim Anda.
5. Tingkat retensi karyawan
Mempertimbangkan tingkat retensi karyawan juga salah satu hal yang sangat penting untuk dilakukan. Jika terlalu tinggi, ini menunjukkan bahwa Anda perlu melakukan beberapa perubahan di tim ataupun perusahaan Anda secara keseluruhan. Sekali lagi, seperti halnya jam lembur, perlu mempertimbangkan konteks untuk melihat apakah ada peristiwa tertentu yang memicu karyawan untuk berhenti, atau memang hal tersebut terjadi hanya karena karyawan merasa tidak nyaman bekerja di perusahaan Anda.
Sebagian besar perusahaan cenderung membuat jadwal kerja yang sangat ketat untuk dapat meningkatkan produktivitas dengan lebih cepat, namun tanpa mereka sadari hal tersebut menghancurkan tingkat kebahagiaan karyawan untuk terus bekerja di perusahaan. Ini mengarah pada tingkat retensi yang rendah dan justru akan menjadi boomerang untuk perusahaan Anda jika tidak bisa memberikan work life balance yang pantas untuk karyawan Anda. Jadi, Anda perlu berhati-hati untuk menghindari situasi ini dan mengukurnya dengan data yang relevan, agar Anda mampu mengatasinya dengan baik.
Itu adalah lima poin data yang harus Anda lacak saat mengelola karyawan Anda, sehingga kenyamanan mereka untuk bekerja di perusahaan Anda bisa meningkat. Dengan mengetahui lima poin tersebut melalui data karyawan yang relevan, Anda juga dapat melakukan strategi pengelolaan karyawan dengan baik, karena Anda akan mengetahui di bagian mana yang masih perlu perbaikan dan bagian mana yang perlu dipertahankan.
Salah satu cara untuk mengumpulkan data karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan assessment. Assessment Talentics menawarkan teknologi dan alat ukur terbaik, untuk membantu meningkatkan kinerja bisnis melalui analisa mendalam terkait kinerja talenta dan calon talenta Anda, sehingga Anda bisa lebih mudah melakukan tracking data karyawan untuk menunjang produktivitas di perusahaan. Bersama Talentics, proses manajemen karyawan akan terasa lebih efektif dan efisien dibandingkan sebelumnya.
Ikuti uji coba dashboard gratisnya sekarang!
Article Editor: Nadia Fernanda
(Images by Unsplash)
