Menyortir dan menemukan kandidat karyawan yang kompeten serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk kemudian diperdalam pada sesi wawancara merupakan salah satu pekerjaan talent acquisition atau praktisi HR secara umum, namun terkadang ada hal-hal kecil yang sebetulnya penting namun acap kali dianggap sepele, yaitu mengundang kandidat terpilih untuk melaksanakan sesi wawancara HR. Banyak detail yang dapat dioptimalisasi agar para kandidat mendapatkan impresi yang baik dan memutuskan untuk bergabung dengan perusahaan.
Manfaat Optimalisasi Undangan Interview
Secara general, undangan interview yang optimal akan memberikan impresi yang baik akan perusahaan. Namun ada poin-poin lain yang membuat undangan interview perlu dioptimalisasi secara professional dan efisien yaitu
- Mencerminkan budaya perusahaan yang profesional dan terbuka
- Memberikan informasi yang jelas dan lengkap
- Memberikan kesempatan kandidat untuk mempersiapkan diri lebih matang
- Menghindari kebingungan karena informasi atau impresi yang kurang baik
- Memfasilitasi proses yang terjadi secara dua arah
Baca juga: Employee Experience vs People Experience, Mana yang Perlu Difokuskan Perusahaan?
Aspek Penting Undangan Interview
Dengan manfaat yang telah jelas, kini waktunya melihat lebih dalam hal yang dapat dioptimalisasi agar undangan interview yang kita kirimkan kepada para kandidat mendapatkan respon positif dan mereka lebih tertarik untuk melanjutkan pada tahapan selanjutnya.
1. Jadwal dan Estimasi Durasi
Berikan beberapa opsi undangan wawancara, perlu diingat bahwa setiap individu memiliki urusan personal yang mungkin tidak bisa selalu dikompromikan, sebagai contoh bisa diberikan beberapa pilihan seperti:
- Senin, 9 Januari 2023 pukul 13.00 – 14.00
- Selasa, 10 Januari 2023 pukul 14.00 – 15.00
- Rabu, 11 Januari 2023 pukul 15.00 – 16.00
- Jadwal lain, silahkan tulis: (estimasi durasi 60 menit)
Sangat penting untuk tetap flexible dalam memberikan pilihan dan tidak secara mendadak mengabari kandidat agar mereka memiliki kapasitas untuk mempersiapkan diri secara lebih matang dan lebih siap dengan semua pertanyaan dan diskusi yang akan dilaksanakan.
2. Lokasi atau Link Online Meeting
Ketersediaan platfrom seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Google Meet memberi pilihan untuk melakukan interview secara daring agar lebih efisien dalam bekerja. Hal ini juga memberi kemudahan apabila kita mencari posisi senior seperti manajer atau head karena mereka memiliki tanggung jawab yang cukup tinggi dan tidak bisa secara leluasa meninggalkan pekerjaan utamanya. Apabila perusahaan bersikeras untuk mengadakan secara tatap muka, pastikan memberikan informasi alamat, lantai dan cara mengakses lift gedung apabila dibutuhkan.
Contoh undangan interview secara online:
HRD Talentics is inviting you to a scheduled Zoom meeting.+
Topic:HR Interview with Prisca Dwi Septiana (Talent Acquisition Specialist)
Time: Jan 9 2023 03:30 PM Jakarta
Join Zoom Meeting https://us04web.zoom.us/j/…..
Meeting ID: 000 000 1234
Passcode: hr123
Contoh lokasi undangan interview:
Talentics Headquarter
The Manhattan Square Building Mid Tower
Jl. TB Simatupang No.Kav 1, RT.1/RW.8, Cilandak Bar., Kec. Cilandak, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12430
(Hubungi Resepsionis Undangan Wawancara Bersama HRD Talentics Kak Prisca Dwi Septiana)
3. Jenis Interview
Proses interview biasanya berproses menjadi beberapa tahap, seperti HR Interview, user interview, user interview kedua, atau C-Level Interview. Pastikan setiap kandidat mengetahui secara jelas jenis interview yang akan dilaksanakan dan hal-hal yang perlu dipersiapkan, seperti hasil dari study case atau portfolio yang akan dipresentasikan kepada pewawancara.
4. Interviewer
Memberi informasi tentang jenis interview lengkap dengan informasi pewawancaranya, seperti nama dan jabatan sama pentingnya. Ketersediaan informasi yang diberikan secara detail, akan memunculkan kandidat yang memilii effort lebih, yang biasanya akan meluangkan waktu untuk melakukan riset kecil tentang perusahaan dan orang yang mewawancarainya.
5. Dresscode
Dengan semakin maraknya perusahaan startup yang memperbolehkan dresscode semi formal bahkan menormalkan penggunaan "kaos polos" untuk bekerja tentu memberikan perbedaan pada korporat yang sudah lebih dahulu established dimana menggunakan kemeja dan bawahan formal merupakan suatu kewajiban. Pastikan adanya informasi tentang dresscode untuk sesi wawancara agar para kandidat dapat menyesuaikan diri dengan budaya dan kultur perusahaan.
6. Deadline Konfirmasi
Membuat jadwal untuk minggu depan tentu sangat elok dan memberikan kemudahan bagi para kandidat untuk memilih jadwal. Idealnya, baik untuk memberi tenggat waktu 1-2 hari untuk para kandidat dalam memberi konfirmasi jadwal yang terbaik sesuai dengan kesibukan yang mereka miliki.
7. Sikap Profesional dan Fleksibel
Dengan semua kerja keras dan fleksibilitas yang telah dikerahkan, hasil tidak akan selalu 100% sesuai dengan yang telah diprediksi, akan ada kasus dimana beberapa kandidat menghilang atau meminta reshcedule beberapa menit sebelum jadwal interview dikarenakan ada keperluan emergency. Memiliki sikap profesional dan fokus pada hal-hal yang dapat dikerjakan sekaligus mengevaluasi semua proses secara terus menerus diperlukan tanpa henti.
Contoh Undangan Interview yang Profesional
1. Secara Online
Dear [Nama Kandidat]
Selamat! Anda lolos seleksi dan diundang untuk wawancara posisi [Job Title] di [Company Name]. Wawancara akan dilakukan melalui konferensi video menggunakan [Platform Name]. Mohon pastikan untuk memiliki koneksi internet yang stabil dan tempat yang tenang untuk mengikuti wawancara.
Wawancara akan berlangsung selama [Duration] dan akan dilakukan oleh [Interviewer Names and Titles]. kenakan [Dress Code] untuk wawancara. Kami akan mengirimkan link untuk bergabung dengan konferensi video minimal [Number] jam sebelum wawancara. Kami berharap dapat bertemu dengan Anda dan membahas lebih lanjut tentang kualifikasi Anda. Berikut adalah pilihan jadwal yang tersedia:
[Option 1: Date and Time]
[Option 2: Date and Time]
[Option 3: Date and Time]
Mohon konfirmasikan kehadiran Anda paling lambat [Latest Time to Confirm] dengan membalas [pesan/email] ini. Terima kasih.
2. Secara Tatap Muka
Dear [Nama Kandidat],
Selamat! Anda lolos seleksi dan diundang untuk wawancara posisi [Job Title] di [Company Name]. Wawancara akan dilakukan pada di [Location]. Wawancara akan berlangsung selama [Duration] dan akan dilakukan oleh [Interviewer Names and Titles].
Pakailah [Dress Code] untuk wawancara. Kami telah menyediakan instruksi parkir dan lokasi yang mudah diakses dengan transportasi umum pada tautan dibawah. Kami berharap dapat bertemu dengan Anda dan membahas lebih lanjut tentang kualifikasi Anda.Berikut adalah pilihan jadwal yang tersedia:
[Option 1: Date and Time]
[Option 2: Date and Time]
[Option 3: Date and Time]
Mohon beritahu kami jika waktu ini tidak sesuai dengan Anda dan kami dapat menjadwalkan waktu alternatif
Mohon konfirmasikan kehadiran Anda paling lambat [Latest Time to Confirm] dengan membalas [pesan/email] ini. Terima kasih.
Baca juga: Apa Itu Behavioral Based Interview dan Competency Based Interview?
Sumber:
