Salah satu pekerjaan sehari-hari seorang HR adalah melakukan wawancara dengan kandidat sebagai tahap awal sebelum sebelum kandidat tersebut melakukan tahapan berikutnya, yaitu wawancara bersama user atau calon atasan. Namun terkadang ada kalanya seorang manajer menunjuk salah satu stafnya untuk menjadi user interviewer.
Tidak perlu panik apabila anda seorang karyawan biasa yang tiba-tiba diberikan tanggung jawab menjadi orang yang perlu melakukan wawancara, atau jika anda baru akan memulai karir sebagai praktisi HR dan perlu mulai mewawancara kandidat. Artikel ini akan membahas 6 cara melakukan wawancara yang efektif dan profesional.
1. Mulai dari Tahap Persiapan
Tahap persiapan wawancara tentunya dimulai dengan menentukan waktu yang tepat dan dipilih oleh para kandidat. Penting untuk memperhatikan waktu dan metode yang tepat, terlebih jika kandidat saat ini masih aktif sebagai karyawan di perusahaan lain.
Baca juga: Contoh Undangan Interview yang Profesional
Beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam tahapan persiapan adalah menyusun pertanyaan yang akan ditanyakan selama wawancara. Berikut adalah adalah 6 contoh pertanyaan yang dapat digunakan sebagai bahan referensi:
- Boleh dimulai dari perkanalan diri?
- Apa yang membuat anda tertarik dengan posisi ini dan perusahaan kami?
- Boleh ceritakan pengalaman kerja di perusahaan [x] beserta hasilnya?
- Bagaimana cara anda mengelola prioritas dan deadline?
- Bagaimana kebiasaan anda dalam mengatasi masalah dengan rekan kerja atau atasan?
- Apakah punya hobi? Bagaimana anda menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan hobi tersebut?
2. Baca CV dan cover letter Kandidat
Membaca CV dan surat lamaran sebelum melakukan wawancara sangat penting dalam memahami latar belakang, kecakapan, dan kecocokan kandidat. Dengan membaca
Tahap persiapan ini dapat dilakukan 5-10 menit sebelum wawancara dimulai dapat membuat proses wawancara lebih mengalir dan membuat pertanyaan yang dilayangkan lebih personal.
Pertanyaan yang personal akan meminimalisir kemungkinan habisnya waktu pada pertanyaan-pertanyaan yang kurang relevan atau bahkan menyinggung kandidat.
3. Perkenalkan diri, Lowongan Pekerjaan, dan Perusahaan
Setelah tahap persiapan selesai, pastikan untuk memulai wawancara secara tepat waktu, baik diselenggarakan secara tatap muka maupun virtual. Sebelum memulai bertanya pada kandidat, sangat penting untuk memperkenalkan diri dan jabatan saat ini di perusahaan, dilanjutkan dengan menjelaskan lowongan pekerjaan dan perusahaan secara singkat.
Penjelasan tersebut akan membantu kandidat memahami deskripsi pekerjaan dan bagaimana mereka dapat berkontribusi apabila diterima. Selain itu, perkenalan diri dan perusahaan juga akan membantu menciptakan suasana yang nyaman dan membangun kepercayaan antara kandidat dan pewawancara.
Contoh: "Nama saya __________ dengan jabatan sebagai __________ dari perusahaan __________ dan saat ini kami sedang mencari calon pegawai untuk posisi _________. Secara umum, pekerjaan untuk posisi tersebut adalah X, Y, Z.
4. Amati Lalu Catat Kelebihan dan Kekurangan Kandidat
Setelah memperkenalkan diri, deskripsi pekerjaan, dan perusahaan. Proses wawancara dapat mengalir dengan mengajukan pertanyaan personal yang telah dipersiapkan sebelumnya. Pastikan bahwa proses ini terjadi secara dua arah, akan lebih baik jika waktu kandidat berbicara dan menjelaskan lebih dominan selama wawancara berlangsung.
Perhatikan jawaban, pemilihan kata, kemampuan berbicara, dan semua hal yang masuk dalam poin penilaian. Apabila wawancara dilakukan pada beberapa kandidat, mencatat kekurangan dan kelebihan setiap kandidat akan mempermudah dalam proses penentuan kandidat yang lolos pada tahap berikutnya.
5. Berikan Kesempatan Kandidat Bertanya
Menyediakan kesempatan bagi kandidat untuk bertanya adalah bagian penting dari proses wawancara. Kesempatan ini membantu menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap kebutuhan dan minat kandidat, serta dapat menjadi indikasi bagaimana cara kandidat berpikir dan mengambil keputusan yang relevan ketika memiliki kesempatan.
Pertanyaan yang diajukan biasanya tidak jauh dari pekerjaan yang mereka lamar dan tahapan proses wawancara. Beberapa kandidat dengan rasa keingintahuan yang tinggi biasanya meminta feedback langsung dari pewawancara bahkan testimoni bekerja di perusahaan.
6. Berikan Estimasi Hasil dan Proses Selanjutnya
Apabila kandidat belum meminta informasi tentang estimasi hasil dan proses selanjutnya. Pewawancara dapat memberikan estimasi pemberitahuan hasil dan proses selanjutnya kepada kandidat. Informasi ini akan memberikan kandidat kejelasan mengenai posisi dan ekspektasi mereka.
Lebih dari itu, perusahaan dapat membangun kepercayaan dan mempertahankan hubungan baik dengan kandidat. Hal ini sangat penting dalam membentuk citra perusahaan sebagai tempat kerja yang baik dan profesional.
Setelah semua proses selesai, pastikan untuk membandingkan dan mencocokan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan tim dan perusahaan. Sangat disarankan untuk memberikan jawaban atau rejection letter kepada para kandidat yang dirasa belum cocok untuk bergabung dengan perusahaan. Bahkan rejection letter dapat diatur untuk dikirim satu atau dua hari kemudian walaupun keputusan penolakan dilakukan setelah melakukan wawancara.
Baca juga: 4 Alasan Kandidat “Ghosting” Offer Letter dan Cara Menghadapinya
Sumber:
