Survey yang dilakukan oleh CV Library pada 2018 menyatakan bahwa 92.5% pelamar kerja di Negara Inggris membuat informasi palsu atau melebih-lebihkan informasi yang ada dalam CV mereka, lebih mengejutkan lagi 71% dari individu yang berbohong tersebut mendapatkan pekerjaan tanpa terbongkarnya kebohongan tersebut. Belum ditemukan informasi yang serupa di Indonesia.

Melihat data yang cukup mengejutkan, tentunya melakukan background check dan reference check menjadi suatu kewajiban sebelum memilih kandidat yang akan direkrut menjadi karyawan. Artikel ini menginformasikan 3 cara crosscheck kontak referensi agar perusahaan dapat benar-benar menemukan calon terbaik.

Apa itu Kontak Referensi?

Kontak referensi adalah pihak profesional yang dapat memberikan informasi yang terpercaya tentang pengalaman kerja, keterampilan, atau kepribadian seseorang kepada calon pemberi kerja atau pihak lain yang membutuhkan informasi tersebut.

Secara spesifik, kontak referensi idealnya adalah mantan atasan atau rekan kerja dalam satu tim yang memiliki hubungan profesional atau pernah memiliki pengalaman bekerja bersama.

Informasi yang diperoleh dapat membantu pemberi kerja atau pihak lain untuk memperoleh gambaran yang lebih detail dan komprehensif tentang sepak terjang dan kesesuaian seseorang untuk sebuah pekerjaan atau tujuan tertentu.

Kapan Crosscheck Kontak Referensi Dilakukan?

Crosscheck kontak referensi dilakukan setelah proses wawancara dan penilaian awal pelamar telah selesai, dan sebelum pemberian offer letter.

Tujuannya adalah untuk memverifikasi informasi yang diberikan oleh pelamar selama wawancara, serta mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang pengalaman dan kinerja sebelumnya.

Proses crosscheck biasanya dilakukan melalui panggilan telepon atau email, dan dapat dilakukan setelah pemberitahuan atau persetujuan dari pelamar.

Dalam beberapa kasus, perusahaan juga dapat melakukan cross check sebelum tahap wawancara, terutama untuk posisi yang sangat sensitif dan hiring manager yang bertanggungjawab kebetulan memiliki koneksi di perusahaan tempat dimana perlu dilakukan pengecekan.

Cara Melakukan Cross Check Kontak Referensi

Dalam pelaksanaanya, melakukan cross check kontak referensi terbagi menjadi tiga tahap yaitu tahap persiapan, pelaksanaan, dan tahap evaluasi. Semua tahapan tersebut sama-sama penting untuk memastikan informasi yang dibutuhkan benar-benar didapatkan dari sumber yang terpercaya.

Tahap Persiapan:

1. Pastikan Anda memiliki informasi kontak yang akurat dari kandidat, termasuk nama, jabatan, perusahaan, alamat email, dan nomor telepon. Proses  ini dapat dilakukan dengan mencari nama kontak referensi menggunakan beberapa aplikasi seperti Linkedin, Truecaller, atau Get Contact.
2. Tentukan waktu yang tepat untuk menghubungi setiap referensi, perhatikan zona waktu jika kontak referensi berlokasi di daerah atau negara yang berbeda. Waktu paling ideal adalah pada hari dan jam kerja.
3. Mempersiapkan daftar pertanyaan yang perlu ajukan ke setiap kontak referensi, dan pastikan pertanyaan tersebut berkaitan langsung dengan pekerjaan yang dilamar oleh kandidat. Pertanyaan dengan ekspektasi jawaban akan jauh lebih menginformasikan kapasitas kandidat dibanding jenis pertanyaan dengan jawaban ya/tidak.

Tahap Pelaksanaan:

Ada dua metode pelaksanaan crosscheck kontak referensi, yakni melalui email atau telepon langsung. Setiap metode sama-sama baik, hanya perlu disesuaikan kebutuhan dan kebiasaan perusahaan.

Via email:

1. Pastikan menjaga profesionalitas etika bisnis yang baik dalam setiap email yang dikirim, termasuk penggunaan bahasa formal dan sopan.
2. Kirim email yang menjelaskan tujuan dalam melakukan cross checking kontak referensi, dan sertakan daftar pertanyaan yang telah dipersiapkan.
3. Berikan waktu yang cukup untuk setiap referensi untuk mempertimbangkan dan menanggapi pertanyaan, 5-7 hari kerja merupakan waktu yang ideal.

Via Telefon:

1. Mulai dengan mengirimkan pesan singkat perkenalan diri, tujuan, dan estimasi waktu telefon agar kontak referensi dapat mempersiapkan diri.
2. Setelah ada konfirmasi, lakukan sambungan telefon secara professional dan mulai dengan ucapan terimakasih.
3. Ajukan pertanyaan yang telah dipersiapkan sebelumnya, dan berikan kesempatan kepada referensi untuk memberikan tanggapan mereka secara rinci.
4. Dengarkan dengan baik tanggapan dari kontak referensi, dan catat jawaban dan poin poin penting yang disampaikan.
5. Akhiri dengan ucapan terimakasih, lebih baik apabila menjaga tali komunikasi dengan berteman di tempat bersosialisasi secara profesional seperti Linkedin untuk mempermudah pengecekan yang mungkin terjadi pada masa depan.

Tahap Evaluasi:

1. Kirimkan ucapan terimakasih kepada pemberi informasi secara profesional. Akan lebih baik lagi jika disertakan summary atau poin-poin penting yang didapatkan dalam proses cross checking, baik melalui email maupun telepon langsung.
2. Bandingkan informasi yang didapatkan dari kontak referensi dengan hasil dari interview untuk menentukan kandidat benar-benar layak untuk mendapatkan offer letter.

Dalam rangka merekrut kandidat dengan kualitas terbaik, cross check kontak referensi dapat dilakukan untuk memverifikasi semua hasil interview dan tes yang telah dilakukan oleh kandidat karyawan.

Hasil dari cross check kontak referensi dapat menjadi informasi yang berharga dalam proses perekrutan dan membantu hiring manager untuk keputusan yang lebih holistik sebelum melanjutkan ke rekrutmen tahapan berikutnya, yakni mengirimkan offer letter.

4 Alasan Kandidat “Ghosting” Offer Letter dan Cara Menghadapinya

Sumber:

CV Library: These are the 5 areas Brits are willing to lie about on their CV

Harvard Business Review: The Right Way to Check Someone’s References

Indeed: How To Check References by Email: A Complete Guide