Mencari talenta yang tepat untuk sebuah perusahaan tidaklah mudah. Selain jumlah pelamar yang banyak, proses seleksi untuk setiap kandidat pun memerlukan waktu yang tidak sedikit pula. Oleh sebab itu, tim HR harus dapat menyiapkan proses rekrutmen yang efektif sehingga alokasi waktu, tenaga, dan biaya dapat dioptimalkan untuk hal-hal yang lebih strategis.

Lalu, apa saja cara yang bisa dilakukan untuk mencapai proses rekrutmen yang efektif?

1. Identifikasi Kondisi dan Kebutuhan Perusahaan

Langkah paling awal adalah melakukan identifikasi kebutuhan perusahaan sesuai dengan kondisi yang ada. Sebagai tim rekrutmen, Anda harus bisa mempertimbangkan antara kebutuhan user dengan situasi dan kebijakan perusahaan.

Contoh, tim A meminta tambahan dua orang dan tim B memerlukan tambahan satu orang lagi, sedangkan kondisi perusahaan sedang tidak memungkinkan untuk melakukan rekrutmen banyak orang. Dalam kondisi seperti ini, Anda perlu benar-benar melakukan identifikasi lebih mendalam: seberapa penting dan mendesaknya tambahan sumber daya tersebut bagi masing-masing tim, berapa besarnya bujet yang tersedia, dan sebagainya.

Jika tidak dapat melakukan rekrutmen untuk posisi full-time seluruhnya, masih ada beberapa alternatif, seperti merekrut tenaga kontrak, freelance, atau sebagainya sesuai situasi.

2. Tentukan Sumber Pencarian Kandidat

Berikutnya, tentukan sumber apa saja yang Anda gunakan untuk menentukan pencarian kandidat—apakah tertutup atau terbuka. Menentukan hal ini sedari awal akan membantu proses rekrutmen yang efektif dan lebih terstruktur. 

Metode tertutup berarti pencarian talenta dari internal perusahaan sehingga akan terjadi rotasi, baik mutasi maupun promosi. Walau begitu, Anda perlu mempertimbangkan efeknya—apakah posisi dari orang yang menggantikan juga dapat tergantikan sehingga tidak mengganggu alur kerja.

Sementara itu metode rekrutmen terbuka adalah pencarian kandidat dari pihak eksternal. Anda dapat melakukan rekrutmen melalui berbagai macam platform seperti job portal, koran, atau yang lainnya. Tak lupa, pastikan Anda juga meletakkan informasi rekrutmen tersebut di situs resmi perusahaan.

3. Persiapkan Detail Kebutuhan dan Recruitment Plan

Buatlah deskripsi pekerjaan sesuai kebutuhan yang dicari oleh user dan perusahaan. Saat menuliskan deskripsi dan kualifikasi, buatlah dengan jelas untuk meminimalkan kesalahpahaman oleh calon kandidat.

Persiapkan pula hal-hal yang akan dilakukan selama proses rekrutmen, mulai dari tahapan, soal-soal tes yang akan diberikan, dan sebagainya. Hilangkan bagian-bagian yang memang hanya sebatas formalitas dan tidak relevan dengan hasil yang Anda harapkan.

Tak lupa, buatlah timeline yang pas dan masuk akal. Tentukan kapan persiapan harus dilakukan, jangka waktu proses rekrutmen setiap kandidat, dan lain sebagainya. Termasuk jika Anda sudah menemukan talenta yang paling tepat, jangan sengaja menunda terlalu lama saat membuat offering.

Baca Juga: Apa Itu Technical Skills dan Bagaimana Cara Menilainya dalam Proses Rekrutmen?

4. Pencarian dan Sortir Kandidat

Tak perlu buang-buang waktu membuka lamaran yang masuk. Mulailah dengan menyortir kandidat sesuai dengan ketentuan yang sudah Anda tetapkan walaupun hal ini sedikit cukup tricky.

Pasalnya, ada beberapa orang yang kurang dapat merepresentasikan dirinya dengan baik melalui CV, padahal kompetensinya cocok dengan yang perusahaan Anda cari. Dalam situasi seperti ini, Anda juga dapat menggunakan intuisi berdasarkan pengalaman dan kejelian yang sudah Anda lakukan selama ini.

Sebaiknya, berikan pula informasi kepada kandidat yang sudah menjadi top talent Anda. Setidaknya, beri tahukan kira-kira berapa lama yang diperlukan untuk sampai ke tahap selanjutnya dan kirimkan pesan pula jika mereka tidak lolos ke tahap berikutnya.

5. Manfaatkan Teknologi

Teknologi meningkatkan efisiensi di sangat banyak hal, termasuk proses rekrutmen. Contoh paling nyata yang kini mulai banyak diterapkan adalah ATS. Software ini terutama sangat membantu di tahap awal rekrutmen, yakni penyaringan CV atau resume yang kerap memakan banyak waktu jika dikerjakan secara manual.

Proses interview juga kini dapat lebih mudah dilakukan, seperti melalui phone call (khususnya pada tahap awal) dan online meeting untuk tahap wawancara dengan user. Anda pun tak perlu takut kehilangan kandidat potensial hanya karena kondisi yang tidak dapat memungkinkan untuk bertemu langsung dalam waktu yang diharapkan. 

Baca Juga: Mengapa Perusahaan Anda Sulit Menemukan Talenta yang Tepat?

Proses rekrutmen yang efektif juga akan terbantu dengan teknologi untuk assessment seperti Talentics. Talentics menyediakan lebih dari 45 kompetensi dengan alat ukur yang akurat. Proses rekrutmen dan penilaian pun dapat terjadi 70% lebih cepat dengan kandidat yang lebih tepat.

Jadi, siap untuk memulai proses rekrutmen yang efektif dan efisien bersama Talentics?