Proses hiring adalah proses yang paling krusial dalam suatu perusahaan. Dengan menemukan kandidat yang tepat, praktisi HR dapat meningkatkan tidak hanya produktivitas karyawan, namun juga revenue perusahaan. Akan tetapi, jika tidak direncanakan dengan baik, sangat mungkin muncul kesalahan-kesalahan dalam proses rekrutmen yang terlihat kecil, namun bisa berdampak besar.
Menurut studi Employee Benefit News, perusahaan dapat mengeluarkan biaya hingga 33% dari gaji seorang karyawan selama setahun untuk menemukan penggantinya jika karyawan tersebut mengundurkan diri.
Selain itu, akan muncul juga kerugian lainnya berupa productivity cost, yaitu pengetahuan yang hilang ketika karyawan tersebut berhenti, waktu yang diperlukan untuk mencari kandidat baru, dan waktu yang diperlukan bagi kandidat tersebut untuk beradaptasi dan menjalani pelatihan hingga benar-benar produktif.
Untuk mengurangi kemungkinan hal tersebut terjadi, praktisi HR perlu melakukan transformasi dengan mengumpulkan data recruitment metrics selama proses rekrutmen.
Apa itu Recruitment Metrics?
Dalam bukunya tentang People Analytics, Jean Paul Isson dan Jesse Harriott menyebutkan adanya pergeseran fungsi HR yang mendorong praktisi HR untuk mengambil keputusan berbasis data. Salah satu cara untuk mendapatkan data adalah melalui recruitment metrics, atau pengukuran terhadap tiap tahapan rekrutmen selama proses rekrutmen berjalan.
Baca juga: 9 Recruitment Metrics yang Perlu Diperhatikan Dalam Proses Rekrutmen
Data yang didapatkan dari pengukuran ini kemudian dapat diolah dan dianalisis untuk menentukan proses hiring yang sudah berjalan dengan baik, yang perlu ditingkatkan, dan yang perlu diubah. Dengan melakukan pengukuran selama proses rekrutmen, praktisi HR dapat memastikan efektivitas proses rekrutmen dan bisa mengevaluasi kembali proses yang dirasa perlu ditingkatkan.
Kesalahan yang Sering Ditemui dalam Proses Rekrutmen
Di semua perusahaan, tidak jarang ditemui kesalahan-kesalahan yang bisa mengurangi efektivitas proses rekrutmen. Berikut adalah beberapa kesalahan yang sering ditemui dalam proses rekrutmen dan recruitment metrics yang bisa diukur oleh praktisi HR untuk menemukan akar masalahnya.
1. Channel yang digunakan tidak efektif
Sebagian besar perusahaan menggunakan lebih dari satu channel untuk merekrut. Channel ini bisa berbentuk platform yang berbeda-beda, misalnya melalui LinkedIn, situs job portal, dan career fair. Channel ini bisa juga berupa satu jenis platform yang sama, misalnya media sosial, namun lewat tiga platform media sosial yang berbeda-beda, seperti LinkedIn, Instagram, dan Twitter.
Secara sekilas, masuk akal untuk berpikir bahwa semakin banyak channel yang digunakan, maka proses sourcing bisa berjalan lebih cepat. Kenyataannya, tidak semua channel efektif untuk digunakan.
Untuk menentukan fokus Anda, Anda bisa mengukur efektivitas di masing-masing channel dengan membandingkan jumlah impression yang didapat dengan jumlah kandidat yang melamar.
Kesalahan yang biasa dilakukan oleh tim rekrutmen adalah menyimpulkan efektivitas channel hanya berdasarkan berapa banyak kandidat yang melihat lowongan pekerjaannya. Kenyataannya, jumlah kandidat yang benar-benar melamar lewat platform tersebut lebih sesuai untuk jadi indikator dibandingkan jumlah view atau impression.
Idealnya lagi, Anda bisa melihat efektivitas channel tersebut melalui kandidat-kandidat terdahulu. Cek channel yang dulu digunakan oleh karyawan untuk melamar. Jika ada satu channel yang menonjol, kemungkinan channel tersebut adalah yang paling efektif untuk mencari kandidat yang tepat.
2. Proses rekrutmen terlalu panjang dan berbelit-belit
Proses rekrutmen yang terlalu panjang juga bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Bagi perusahaan, proses yang terlalu panjang akan menimbulkan cost waktu yang terbuang bagi tim rekrutmen.
Selain itu, proses yang berbelit-belit akan menimbulkan kesan yang buruk bagi kandidat. Menurut data Robert Half, 57% kandidat akan kehilangan minat terhadap suatu pekerjaan jika proses rekrutmennya terlalu panjang.
Untuk memastikan proses rekrutmen di perusahaan berjalan dengan efektif, praktisi HR dapat mulai mengukur time to hire, atau waktu yang berjalan sejak kandidat melamar hingga kandidat diterima untuk bekerja.
Praktisi HR juga bisa mengukur waktu yang diperlukan per proses rekrutmen, mulai dari screening CV, psikotes, hingga interview. Dengan membagi proses menjadi bagian-bagian kecil, akan lebih mudah untuk mengenali area mana yang menghabiskan waktu paling lama dan bisa ditingkatkan.
3. Tidak melakukan follow-up dengan kandidat
Keterbatasan waktu seringkali jadi alasan mengapa beberapa praktisi HR kesulitan untuk memberikan informasi follow-up kepada masing-masing kandidat, terutama jika jumlah kandidat sangat banyak. Akan tetapi, hal ini bisa berdampak signifikan terhadap minat kandidat dengan pekerjaan yang mereka lamar.
Dikutip dari hasil survei LinkedIn, 89% talenta menyatakan akan lebih cepat dan bersedia menerima tawaran pekerjaan jika mereka dihubungi segera oleh tim rekrutmen. Selain itu, pengalaman yang buruk selama proses rekrutmen adalah salah satu alasan bagi 63% pencari kerja untuk menolak tawaran pekerjaan.
Baca juga: Cara Efektif untuk Menciptakan Candidate Experience yang Baik
Hal ini menyebabkan pengalaman kandidat, atau candidate experience, menjadi hal yang sangat penting dalam rekrutmen. Untuk mengukur candidate experience, siapkan survei bagi kandidat untuk memberikan penilaian tentang bagian-bagian dari proses rekrutmen, dalam skala tertentu. Dari hasil survei ini, Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang masih perlu ditingkatkan dalam proses rekrutmen perusahaan untuk pengalaman kandidat yang lebih baik dan citra perusahaan yang lebih positif.
4. Memilih kandidat yang kurang cocok dengan perusahaan
Tingkat turnover karyawan baru juga jadi salah satu hal penting yang dipengaruhi oleh efektivitas proses rekrutmen. Sebagian besar turnover diakibatkan oleh minimnya kesesuaian dengan perusahaan, baik dengan ekspektasi perusahaan maupun dengan budaya kerja di perusahaan.
Agar bisa memastikan kandidat yang dipilih adalah yang paling sesuai untuk kebutuhan perusahaan, praktisi HR perlu mengevaluasi pengukuran success ratio secara berkala.
Data success ratio bisa didapatkan dengan membandingkan jumlah karyawan baru yang memiliki rating kinerja yang bagus dengan jumlah karyawan baru secara keseluruhan.
Jika success ratio masih rendah, maka tim rekrutmen perlu mengevaluasi kembali proses rekrutmen yang saat ini dilakukan. Data ini juga bisa dikaitkan dengan sourcing channel untuk menilai efektivitas sourcing channel yang digunakan.
Selain itu, job satisfaction karyawan baru juga penting untuk dievaluasi untuk mengurangi banyaknya kandidat yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jika job satisfaction karyawan baru rendah, ada kemungkinan bahwa job description yang dibuat untuk pekerjaan terkait kurang rinci atau informasi yang diberikan tentang pekerjaan kurang sesuai dengan keadaan sebenarnya. Hal ini bisa berujung kandidat yang melamar dan terpilih juga tidak sesuai.
5. Platform yang membingungkan dan rumit digunakan
Perusahaan tentunya ingin mendapatkan data selengkap mungkin tentang kandidat. Akan tetapi, jika tidak dirancang dengan baik, proses mengisi data tersebut bisa jadi rumit dan tidak praktis untuk kandidat.
Sebagai contoh, beberapa website perusahaan mengharuskan kandidat untuk mengirim CV, mengupload berbagai berkas, dan mengisi form di tahap pertama pendaftaran. Meskipun bagus untuk perusahaan, proses ini akan menyulitkan kandidat dan bisa berakibat kandidat enggan untuk melamar.
Recruitment metrics yang bisa diukur oleh praktisi HR untuk mengatasi masalah ini adalah application completion rate, atau banyaknya jumlah kandidat yang menyelesaikan proses melamar. Angka yang rendah dapat mengindikasikan bahwa proses melamar saat ini terlalu rumit dan menyulitkan kandidat.
Ada banyak kesalahan-kesalahan yang biasa muncul dalam proses rekrutmen, namun dengan mengukur dan mengevaluasi recruitment metrics, praktisi HR bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mencegah kesalahan tersebut agar tidak kembali terulang.
Untuk mempermudah proses rekrutmen, Anda bisa memilih Talentics sebagai partner rekrutmen Anda. Dengan dashboard yang memudahkan Anda untuk melakukan tracking proses rekrutmen dan asesmen untuk memastikan kecocokan kandidat, Talentics dapat membantu Anda mengoptimalkan efektivitas proses rekrutmen di perusahaan Anda.
Article Editor: Nadia Fernanda
(Image by Charles Deluvio, John Schnobrich and Christina WOCInTech in Unsplash)
