Terkadang, praktisi HR mengalami kesulitan dalam mencari informasi yang spesifik tentang Sistem Pelacakan Pelamar (Applicant Tracking Systems, ATS). Hal ini dapat dipahami mengingat mayoritas informasi yang tersedia lebih ditujukan bagi pencari kerja. 

Artikel ini telah disusun sebagai panduan komprehensif yang mencakup manfaat, tantangan, harga, dan strategi mengelola dan memahami ATS secara efektif bagi para praktisi HR.

Apa itu Application Tracking System

Application Tracking System (ATS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk membantu praktisi HR dalam mengelola proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Dengan menggunakan ATS, praktisi HR dapat secara efisien mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola informasi yang terkait dengan pelamar pekerjaan, seperti CV, surat lamaran, dan data kontak.

ATS berfungsi sebagai alat yang mempermudah praktisi HR dalam melakukan seleksi awal, pemfilteran, dan penilaian terhadap kandidat yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. Sistem ini juga dapat membantu dalam melacak dan memonitor status setiap tahapan dalam proses rekrutmen, termasuk jadwal wawancara, pengiriman undangan, dan pemberian feedback kepada pelamar, sampai dengan pengiriman offer letter.

Manfaat Penggunaan ATS

Berikut ini adalah manfaat  ATS bagi para HR practitioner dalam melakukan seleksi resume sampai dengan membaca data secara lebih komprehensif.

1.   Mempercepat Proses Rekrutmen

Dalam kasus di mana satu posisi mendapatkan ratusan lamaran, ATS dapat secara instan menyortir semua resume dari yang terbaik hingga yang kurang relevan. Hal ini akan mempercepat proses seleksi untuk tahapan selanjutnya, memungkinkan hanya kandidat terbaik dengan pengalaman dan kualifikasi yang sesuai yang mencapai tahap berikutnya.

Proses rekrutmen yang panjang seringkali mengakibatkan kekurangan staf di beberapa divisi perusahaan, yang dapat berdampak negatif pada kualitas pekerjaan dan pelayanan pelanggan. Dengan menggunakan sistem ATS yang mengotomatiskan proses ini, waktu rekrutmen dapat dipangkas sehingga masalah kekurangan staf dapat diminimalisir.

2.   Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Bukan hanya perusahaan yang mencari kandidat terbaik, tetapi kandidat juga mencari perusahaan terbaik untuk bekerja. Penggunaan ATS akan memberikan kemudahan bagi para kandidat dalam melamar pekerjaan. Jika perusahaan masih menggunakan formulir manual yang meminta pelamar untuk mengisi setiap kolom secara detail, ada risiko kehilangan sejumlah kandidat potensial yang tidak melanjutkan proses lamaran karena kerumitan sistem tersebut.

Banyak kandidat yang mengharapkan proses melamar pekerjaan yang sederhana, hanya dengan beberapa klik, mengunggah resume terbaru, dan mendapatkan hasil dengan cepat. Jika salah satu tahapan tersebut tidak tersedia, banyak kandidat yang akan meninggalkan proses lamaran.

Baca juga: Mengenal Employee Retention, Manfaat, Metrik, dan Cara Memperbaiki

3.   Memudahkan Penyortiran Kandidat yang Melamar

Satu lamaran pekerjaan sering kali menerima banyak kandidat, tanpa jaminan bahwa mereka semua memiliki kualifikasi dan pengalaman yang sesuai. Proses penyortiran manual meningkatkan risiko kesalahan manusia sehingga kandidat yang sebenarnya tidak memenuhi syarat dapat lolos dalam tahap awal.

Penggunaan ATS tidak hanya memudahkan proses penyaringan, tetapi juga membuatnya lebih terstruktur dengan adanya sistem peringkat. Dengan adanya fitur filter khusus yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan posisi, baik dari segi softskill maupun hardskill, kualitas rekrutmen dapat meningkat.

4.   Meningkatkan Branding Perusahaan

Proses branding perusahaan tidak lagi terbatas pada media perusahaan sendiri, tetapi juga melalui kerjasama dengan perusahaan-perusahaan bonafide lainnya. Bermitra dengan perusahaan ATS dapat memberikan manfaat tersebut. Kolaborasi dengan ATS akan meningkatkan eksposur perusahaan karena logo perusahaan akan tampil di berbagai media ATS. Dengan demikian, selain menemukan kandidat terbaik dalam waktu singkat, penggunaan ATS juga dapat memperluas jangkauan brand perusahaan di era digital.
Baca juga: 3 Langkah Menjadi Perusahaan Inklusif

5.   Terintegrasi dengan Media Sosial Profesional

Media sosial profesional seperti LinkedIn telah menjadi salah satu sumber talent berbakat yang berharga bagi perusahaan. Selain berfungsi sebagai platform untuk berbagi informasi seputar pekerjaan, banyak perusahaan juga memanfaatkan media sosial untuk mempublikasikan lowongan pekerjaan terbaru yang kemudian terhubung ke halaman ATS.

Dalam proses ini, para kandidat yang tertarik hanya perlu mengklik beberapa kali untuk menyelesaikan aplikasi mereka. Dengan jumlah pengguna LinkedIn yang mencapai hampir 850 juta pada tahun 2022, integrasi antara ATS dan media sosial ini akan sangat menguntungkan baik karyawan maupun perusahaan.

6.   Laporan Data yang mudah diakses

Data menjadi sumber daya yang sangat berharga, dan menggunakan ATS dapat diibaratkan sebagai menghasilkan sumber daya tersebut secara mandiri bagi perusahaan.

Setiap tahapan dalam proses rekrutmen yang dilakukan melalui ATS memiliki metrik funnel yang dapat dipantau oleh staf dan manajer perusahaan. Hal ini memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk memiliki sistem yang terintegrasi dan efisien dalam perekrutan talenta. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan data untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dalam proses rekrutmen.

4 Kesalahpahaman dalam Penggunaan ATS

Meskipun penggunaan ATS telah cukup umum dalam dunia rekrutmen selama beberapa waktu, masih ada beberapa hal yang perlu diperjelas dan dipahami dengan baik karena ATS bukanlah sebuah sihir atau jalan pintas menyelesaikan semua masalah yang terjadi pada perusahaan.

1.   Penggunaan ATS Tidak Menambah Jumlah Calon Kandidat Secara Signifikan

Jika lowongan pekerjaan yang dibuat perusahaan saat ini kurang diminati oleh para calon karyawan, menggunakan ATS tidak akan secara langsung menyelesaikan masalah tersebut.

Membuat kandidat tertarik untuk melamar pada perusahaan lebih terkait dengan strategi rekrutmen dan branding perusahaan, yang tidak dapat diselesaikan oleh penggunaan ATS saja, meskipun perusahaan memilih ATS Dengan harga yang paling mahal dengan fitur paling lengkap.

ATS hanya berfungsi sebagai alat yang memungkinkan pelaksanaan proses rekrutmen yang lebih efisien. Oleh karena itu, penting untuk memahami bagaimana kondisi rekrutmen dalam industri perusahaan bergerilya.

2.   Penggunaan ATS Tidak Serta Merta Memperbaiki Kualitas Kandidat

Meskipun ATS dapat membantu mempercepat proses rekrutmen, penggunaannya tidak menjamin secara langsung peningkatan kualitas kandidat yang melamar. ATS dapat membantu menyaring dan memilih calon secara efisien, tetapi faktor penentu kualitas kandidat tetap bergantung pada upaya strategis dalam rekrutmen yang dilakukan oleh perusahaan.

Evaluasi secara cermat akan strategi membuat lowongan pekerjaan yang efektif, dan peningkatan branding perusahaan tetap menjadi aspek penting dalam menarik kandidat berkualitas. ATS hanya merupakan alat bantu yang dapat membantu dalam manajemen informasi dan proses rekrutmen secara efisien.

Baca juga: 4 Alasan Kandidat “Ghosting” Offer Letter dan Cara Menghadapinya

3.   Penggunaan ATS Tetap Membutuhkan Human Touch

Penggunaan ATS dalam proses rekrutmen tetap membutuhkan sentuhan manusia. Meskipun ATS dapat membuat daftar kandidat dan memberikan rekomendasi untuk melanjutkan atau menolak, keputusan akhir masih ada di tangan tim HR. Jika Anda berharap ATS akan menjadikan seluruh proses rekrutmen berbasis komputer 100%, maka Anda akan kecewa.

Meskipun ATS dapat membantu dalam penyaringan awal dan mengelola data secara efisien, keputusan akhir terkait seleksi kandidat masih memerlukan pertimbangan manusia. Tim HR perlu melihat secara cermat aplikasi, melakukan wawancara, dan melakukan penilaian yang objektif untuk memastikan pemilihan kandidat yang tepat. Oleh karena itu, meskipun ATS dapat memberikan bantuan dalam proses rekrutmen, peran dan keputusan manusia tetap penting dalam menentukan kualitas calon karyawan yang akan dipilih.

4.   Migrasi Rekrutmen Manual ke ATS Membutuhkan Waktu dan Energi

Melakukan proses migrasi dari rekrutmen manual ke penggunaan ATS membutuhkan waktu dan energi yang signifikan. Implementasi sistem ini melibatkan beberapa tahapan, seperti pemilihan sistem yang sesuai, pengaturan konfigurasi, migrasi data, dan pelatihan para staff HR. Selain itu, perusahaan juga perlu mengubah proses rekrutmen yang telah ada menjadi format yang dapat diintegrasikan dengan ATS.

Migrasi ini tidak dapat dilakukan dengan cepat dan tanpa effort. Dibutuhkan upaya untuk mengumpulkan dan memindahkan data kandidat yang ada ke dalam sistem baru. Selain itu, perlu adaptasi dan pelatihan untuk memahami dan menggunakan fitur-fitur ATS dengan efektif.

Baca juga: 7 Cara Merekrut Manajer

Fitur ATS Yang dapat Mempermudah Pekerjaan Praktisi HR

Sangat banyak fitur disediakan oleh ATS yang dapat memudahkan proses rekrutmen, diantaranya:

Candidate import and export (impor dan ekspor kandidat)
Candidate management (pengelolaan kandidat)
Candidate tagging (penandaan kandidat)
Careers site builder (alamat website khusus situs karir)
Compliance (penyesuaian dengan request atasan atau hukum yang berlaku)
Custom pipelines (alur kerja yang dapat disesuaikan)
Customizable templates (template yang dapat disesuaikan)
Customer support
Data centralization (pusat data terpusat)
Employee referrals (referensi karyawan)
Integrations with other tools (integrasi dengan alat atau website lain) 
Interview scheduling (penjadwalan wawancara)
Job board posting (posting lowongan kerja)
Mobile recruiting (rekrutmen melalui perangkat seluler)
Reports and analytics (laporan dan analisis)
Resume parsing (analisis resume)
Searchable candidate database (database kandidat yang dapat dicari)
Security and stability (keamanan dan kestabilan)
Talent pool
Task automation (otomatisasi tugas)
Team collaboration
User-friendly, intuitive interface (penggunaan yang mudah digunakan dan intuitif)

Harga Penggunaan Application Tracking System

Menemukan harga yang tetap untuk penggunaan Application Tracking System (ATS) memang sulit karena harga tersebut sangat bervariasi tergantung pada banyak pertimbangan yang spesifik. Setiap penyedia jasa ATS biasanya menyesuaikan harga berdasarkan faktor-faktor seperti:

• Jumlah lowongan pekerjaan: Beberapa ATS menggunakan model harga berdasarkan jumlah lowongan pekerjaan yang akan dipublikasikan melalui sistem. Semakin banyak lowongan pekerjaan yang akan diposting, semakin tinggi kemungkinan harga akan meningkat.
• Skala bisnis: Ukuran dan skala bisnis juga menjadi faktor penentu harga. Perusahaan dengan lebih banyak pengguna dan kebutuhan yang kompleks mungkin akan dikenakan biaya yang lebih tinggi dibandingkan dengan bisnis kecil dengan kebutuhan yang lebih sederhana.
• Integrasi dengan sistem lain: Jika ATS perlu diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem manajemen talenta atau platform rekrutmen lainnya, biaya tambahan mungkin diperlukan untuk memfasilitasi integrasi tersebut.
• Fitur dan modul tambahan: Beberapa ATS menawarkan fitur dan modul tambahan yang dapat diaktifkan dengan biaya ekstra. Misalnya, fitur analisis data atau integrasi dengan platform media sosial. Biaya tambahan ini akan mempengaruhi total harga penggunaan ATS.
• Durasi Penggunaan: Beberapa penyedia ATS menawarkan kontrak jangka panjang dengan harga yang lebih kompetitif dibandingkan dengan opsi kontrak pendek. Durasi kontrak yang lebih lama mungkin memberikan fleksibilitas harga yang lebih baik.

Karena kompleksitas dan faktor-faktor yang beragam dalam menentukan harga ATS, penting untuk melakukan penelitian menyeluruh dan berkomunikasi langsung dengan penyedia ATS yang diminati untuk mendapatkan informasi harga yang spesifik dan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Strategi Integrasi ATS dalam Proses Rekrutmen

Jika perusahaan berencana atau tengah menggunakan ATS dalam proses rekrutmen, berikut 5 langkah yang dapat dilakukan agar penggunaanya tepat sasaran dan menambah efisiensi proses rekrutmen:

1.   Analisis Kebutuhan Perusahaan

Melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan perusahaan merupakan langkah penting sebelum memilih ATS yang tepat. Pertimbangkan tahapan-tahapan rekrutmen yang ingin diotomatisasi, seperti posting lowongan kerja, pengelolaan kandidat, penjadwalan wawancara, analisis resume, dan lain-lain. Identifikasi fitur-fitur yang diperlukan untuk mendukung kegiatan rekrutmen perusahaan, serta pastikan bahwa ATS yang dipilih mampu mengakomodasi kebutuhan tersebut.

2.   Rencanakan Budget

Menentukan anggaran yang sesuai adalah langkah penting dalam memulai integrasi ATS. Pertimbangkan biaya lisensi atau biaya berlangganan, biaya implementasi dan pelatihan, serta biaya dukungan teknis yang mungkin dibutuhkan. Jangan lupa untuk mengalokasikan anggaran yang mencukupi untuk memastikan ATS dapat berfungsi dengan baik dan memberikan manfaat yang diharapkan.

3.   Bandingkan beberapa ATS

Lakukan riset dan bandingkan beberapa pilihan ATS yang ada di pasar. Perhatikan fitur-fitur yang disediakan oleh masing-masing ATS, seperti kemampuan pengelolaan kandidat, analisis resume, integrasi dengan platform lain, dan lain-lain. Selain itu, perhatikan juga kemampuan skalabilitas ATS untuk mengakomodasi pertumbuhan perusahaan. Pastikan juga keamanan data yang dijaga dengan baik dan antarmuka pengguna yang intuitif agar dapat digunakan dengan mudah oleh tim rekrutmen.

4.   Coba Free Trial Period

Manfaatkan periode uji coba gratis yang biasanya disediakan oleh penyedia ATS. Gunakan kesempatan ini untuk menguji langsung fungsionalitas ATS dan memahami antarmuka pengguna. Selain itu, melibatkan tim rekrutmen dalam proses evaluasi sangat penting. Mereka dapat memberikan masukan berdasarkan pengalaman menggunakan ATS dalam situasi yang lebih nyata. Dengan mencoba ATS secara langsung, perusahaan dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana ATS dapat membantu meningkatkan efisiensi dan keefektifan dalam proses rekrutmen.
Baca juga: Probation Adalah: Definisi, Hak, dan Kewajiban

5.   Evaluasi ATS yang paling cocok

Setelah melakukan perbandingan dan mencoba beberapa ATS, pilihlah yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. Selain fitur-fitur yang disediakan, pertimbangkan juga reputasi penyedia ATS, ulasan dari pengguna yang sudah menggunakannya sebelumnya, dan ketersediaan dukungan teknis dan pelatihan yang diberikan. Penting untuk memilih ATS yang dapat memberikan dukungan yang memadai dan membantu perusahaan dalam mengatasi tantangan rekrutmen.

Kesimpulan

Application Tracking System (ATS) memberikan manfaat signifikan bagi praktisi HR dalam mengelola proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Dengan menggunakan ATS, proses rekrutmen dapat dipercepat, top talent dapat disaring dengan lebih baik, kualitas rekrutmen dapat ditingkatkan, dan branding perusahaan dapat diperluas. Meskipun demikian, terdapat beberapa kesalahpahaman yang perlu dipahami, seperti ATS tidak secara langsung meningkatkan jumlah kandidat atau kualitas kandidat, masih membutuhkan sentuhan manusia, dan membutuhkan waktu dan energi untuk melakukan migrasi dari rekrutmen manual ke ATS.

Penggunaan ATS dapat mempermudah pekerjaan praktisi HR dengan fitur-fitur seperti pengelolaan kandidat, jadwal wawancara, pelaporan data, integrasi dengan media sosial, dan lain-lain. Namun, harga penggunaan ATS sangat bervariasi tergantung pada berbagai faktor seperti jumlah lowongan pekerjaan, skala bisnis, integrasi dengan sistem lain, fitur tambahan, dan durasi kontrak. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan analisis kebutuhan yang baik sebelum memilih ATS yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Integrasi ATS dalam proses rekrutmen membutuhkan evaluasi dan analisis kebutuhan perusahaan, pemilihan ATS yang sesuai, migrasi data, dan pelatihan bagi staf HR. Perusahaan perlu memahami bahwa ATS tidak dapat secara langsung meningkatkan jumlah atau kualitas kandidat, tetapi dapat menjadi alat bantu dalam menjalankan proses rekrutmen secara efisien. Penting bagi praktisi HR untuk tetap mempertahankan peran dan keputusan manusia dalam seleksi kandidat. Dalam rangka mencapai keberhasilan dalam penggunaan ATS, perusahaan perlu memperhatikan aspek-aspek tersebut dan melakukan penyesuaian strategi rekrutmen dan branding perusahaan secara holistik.

References:

Indeed – What Is ATS (Applicant Tracking Software)?
Recruitee – A recruiter's complete guide to Applicant Tracking Systems