Dengan adanya pergeseran proses rekrutmen menjadi dilakukan seluruhnya secara online, praktisi HR pun mulai mengintegrasikan lebih banyak teknologi ke dalam proses rekrutmen mereka. Salah satu teknologi yang paling banyak digunakan adalah teknologi ATS atau Applicant Tracking System.
Bagi praktisi HR yang mulai mempertimbangkan untuk menggunakan ATS, ada kemungkinan muncul kesulitan ketika memilih ATS mana yang akan digunakan. Banyaknya jenis yang ada di pasaran dan dilengkapi dengan fitur yang berbeda-beda mungkin membuat mereka yang masih awam bingung untuk memilih software yang paling tepat.
Penggunaan ATS yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan akan sangat berpengaruh bagi kelancaran proses rekrutmen di perusahaan Anda. Untuk memastikan Anda dapat memilih ATS yang sesuai, berikut adalah penjelasan singkat tentang ATS, manfaatnya bagi rekrutmen, dan fitur-fitur yang paling penting untuk diperhatikan ketika memilih ATS.
Sekilas Tentang Applicant Tracking System (ATS) dan Kegunaannya
Menurut data Jobscan, saat ini ada 491 perusahaan dari daftar Fortune 500 yang menggunakan ATS dalam proses rekrutmennya, yang berarti lebih dari 98%.
Secara singkat, Applicant Tracking System atau ATS adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu proses rekrutmen dan hiring. Dengan menggunakan ATS, praktisi HR bisa membuat proses rekrutmen menjadi lebih sederhana karena semua diintegrasikan ke dalam satu platform.
Salah satu manfaat penggunaan ATS yang paling dirasakan oleh HR adalah mempersingkat waktu yang diperlukan sepanjang proses rekrutmen dan mengurangi beban HR untuk melakukan tugas-tugas administrasi yang berkaitan dengan rekrutmen.
Sebagai contoh, tanpa ATS, tim rekrutmen harus melakukan screening CV yang masuk melalui email satu persatu dan menyortir lamaran yang masuk berdasarkan lowongan yang mereka lamar secara manual.
Jika tim rekrutmen menggunakan ATS, sistem ATS dapat secara otomatis menyortir lamaran yang masuk. Beberapa software bahkan memiliki fitur untuk mengurutkan kandidat berdasarkan kualifikasi yang mereka miliki. Hal ini dapat memangkas waktu yang dibutuhkan HR untuk melakukan pekerjaan administratif, sehingga HR dapat fokus pada pembuatan keputusan lainnya.
Di sisi lain, ATS juga dapat meningkatkan kualitas pengalaman kandidat dalam mengikuti rekrutmen (candidate experience). Karena sebagian tahapan rekrutmen telah diotomasi oleh ATS, proses rekrutmen pun menjadi lebih singkat dan mudah untuk diikuti bagi kandidat. Menurut studi yang dikutip oleh SHRM, 60% pencari kerja lebih memilih untuk berhenti mengikuti proses rekrutmen jika prosesnya terlalu panjang dan berbelit-belit.
Baca juga: Cara Mengetahui Efektivitas Strategi Talent Acquisition yang Anda Lakukan
Candidate experience tentunya memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Riset Talentegy di tahun 2019 menunjukkan bahwa 82.4% kandidat yang mengalami pengalaman positif selama mengikuti proses rekrutmen di suatu perusahaan bersedia untuk berbagi cerita mereka tentang pengalamannya lewat media sosial. Hal ini bisa meningkatkan citra perusahaan sebagai perusahaan pilihan untuk berkarier.
5 Fitur Penting yang Perlu Ada dalam ATS yang Anda Pilih
Setelah mengetahui manfaat-manfaat yang bisa HR dapatkan dengan menggunakan ATS, penting juga untuk memahami fitur-fitur apa yang perlu diperhatikan oleh praktisi HR ketika memilih ATS untuk perusahaan mereka.
Berikut adalah fitur-fitur yang paling penting untuk dimiliki dalam ATS yang Anda gunakan.
1. Halaman lamaran yang fleksibel
Sesuai dengan namanya, Applicant Tracking System dapat melakukan tracking terhadap tiap-tiap kandidat selama proses rekrutmen berlangsung. Hal ini termasuk melakukan screening secara otomatis di tahap awal setelah kandidat melamar. Screening ini dilakukan terhadap data yang dimasukkan oleh kandidat melalui form lamaran.
Idealnya, pilih ATS yang memudahkan Anda untuk menambahkan atau mengurangi bagian-bagian form di halaman lamaran. Selain data diri yang umum seperti nama lengkap, alamat email, dan pendidikan terakhir, ada beberapa informasi yang mungkin hanya dibutuhkan untuk posisi-posisi tertentu.
ATS yang fleksibel dan customizable tidak hanya memudahkan tim rekrutmen dalam menyeleksi kandidat dengan mengurangi data yang tidak perlu atau menambahkan data yang diperlukan, namun juga akan lebih mudah digunakan oleh kandidat. Pelamar kerja tidak perlu lagi mengisi form berhalaman-halaman jika data tersebut tidak benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Halaman Karier (Career Page)
Tidak semua perusahaan memiliki website, dan beberapa perusahaan yang memiliki website belum memiliki halaman karier tersendiri. Padahal, halaman karier adalah sumber informasi yang bagus bagi kandidat yang ingin melamar untuk mengenal lebih dalam tentang perusahaan dan posisi yang ingin mereka lamar, serta dapat meningkatkan employer brand perusahaan.
Untuk meningkatkan employer brand dan membuat perusahaan Anda terlihat lebih menarik di mata kandidat, pilihlah ATS yang memiliki fitur halaman karier dalam platformnya. Dengan fitur ini, praktisi HR bisa secara langsung mengatur dan menambahkan sendiri informasi untuk halaman karier perusahaan. Anda bisa langsung menambahkan deskripsi, logo, alamat website perusahaan, maupun pilihan untuk membagikan lowongan tersebut ke media sosial.
Baca juga: Pahami Employer Branding yang Vital untuk Menarik Kandidat Terbaik
3. Desain yang responsif (mobile-friendly)
Di tahun 2020, ada lebih banyak pengguna yang mengakses internet melalui smartphone dibandingkan melalui PC atau laptop, yaitu sejumlah 50.81% dari total pengguna internet. Tentunya, jumlah tersebut juga mencakup pengguna yang mengakses internet untuk mencari dan melamar pekerjaan.
Sebelum memilih ATS, cek terlebih dahulu tampilan halaman lowongan pekerjaan yang mereka punya melalui smartphone. Pilihlah ATS yang memiliki tampilan web yang responsif, yang berarti kompatibel untuk semua resolusi maupun layout device manapun, mulai dari laptop, smartphone, hingga tablet.
Desain halaman lowongan yang responsif akan menguntungkan baik pencari kerja maupun perusahaan Anda. Dari sisi pencari kerja, proses untuk melamar akan lebih mudah dan sederhana bagi mereka, karena mereka dapat mengakses dan melamar dari device manapun. Perusahaan pun dapat menjangkau kandidat yang lebih beragam.
4. Analytics
Untuk menunjang pelaksanaan People Analytics atau analisis data kepegawaian untuk pembuatan keputusan, praktisi HR perlu memiliki tools yang bisa membantu mereka mengumpulkan dan mengolah data. Salah satu sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh HR untuk mengevaluasi proses rekrutmen adalah ATS.
Baca juga: Mengenal Lebih Dekat People Analytics
Beberapa ATS memiliki fitur untuk menampilkan data selama proses rekrutmen dalam bentuk angka maupun visual. Salah satu contoh adalah data jumlah kandidat yang telah melalui tahapan seleksi tertentu, dan jumlah kandidat yang melamar lowongan tersebut dari job board tertentu, jika ATS yang dipilih memiliki fitur integrasi dengan job board.
Dengan adanya fitur ini, Anda bisa dengan mudah meng-export data yang didapatkan selama proses rekrutmen untuk melakukan evaluasi. Evaluasi terhadap data hasil rekrutmen saat ini bisa Anda manfaatkan untuk menyusun strategi rekrutmen di masa mendatang.
5. Integrasi dengan proses seleksi
Selain integrasi dengan job board, fitur integrasi lainnya yang tak kalah penting adalah integrasi dengan proses seleksi. Sebagai contoh, beberapa ATS memiliki fitur integrasi dengan Google Calendar sehingga memudahkan tim rekrutmen untuk menjadwalkan proses wawancara dengan kandidat yang telah lolos tahapan seleksi sebelumnya. Dengan adanya fitur ini, tim rekrutmen hanya memerlukan 1 tool untuk bisa menjalankan semua tahapan rekrutmen.
Jika perusahaan Anda juga menggunakan asesmen untuk proses seleksi, pilihlah ATS yang bisa mengintegrasikan asesmen dari pihak eksternal atau menyediakan asesmen yang sesuai dengan kebutuhan dan kompetensi yang dicari perusahaan.
Banyaknya pilihan ATS mungkin membuat keputusan memilih ATS menjadi lebih sulit, namun kunci dari memilih ATS yang tepat adalah pada fitur-fitur yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan. Beberapa kebutuhan tersebut dapat terlihat dari daftar diatas, namun praktisi HR juga perlu benar-benar memahami apa yang paling baik untuk tim dan perusahaan secara keseluruhan.
Talentics mengintegrasikan kebutuhan online assessment dan ATS dashboard ke dalam satu platform yang mudah digunakan. Jika Anda membutuhkan tools untuk rekrutmen yang terintegrasi, praktis, dan fleksibel, mulailah uji coba secara gratis sekarang.
Article Editor: Nadia Fernanda
(Image by Shutterstock and Unsplash)
