Situasi bisnis yang semakin kompetitif akhir-akhir ini membuat perencanaan menjadi salah satu poin penting yang perlu dirancang secara matang. Kemampuan membuat rencana atau planning akan memungkinkan perusahaan untuk tetap agile dalam berbagai kondisi.
Pada pelaksanaanya, setiap level karyawan idealnya memiliki kemampuan perencanaan yang mumpuni, baik dari level yang paling atas sampai pelaksana tugas harian seperti staff operasional lapangan. Tak hanya diperlukan pada saat perencanaan strategis, namun detail sampai pelaksanaan sehari-hari.
Artikel ini akan akan membahas planning skill mulai dari definisi, metode pelaksanaan, data, dan langkah untuk meningkatkan kemampuan planning.
Apa itu Planning?
Planning adalah kemampuan untuk merencanakan tindakan atau kegiatan yang akan dilakukan dengan tujuan mencapai hasil yang optimal. Dalam konteks dunia kerja, planning skill adalah kemampuan untuk merencanakan strategi bisnis, manajemen tim, dan pelaksanaan tugas.
Planning skill sangat penting bagi keberhasilan perusahaan karena dapat membantu mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas karyawan.
Karyawan dengan planning skill yang baik dapat mengelola waktu dan sumber daya dengan lebih baik, menghindari keputusan yang impulsif, dan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efektif.
Baca juga: Kupas Tuntas Budaya Perusahaan
4 Metode Melakukan Planning
Planning yang optimal akan dapat diraih apabila adanya keseimbangan antara supply dan demand, dalam bahasa Indonesia dikenal dengan istilah penawaran dan permintaan.
Secara lebih spesifik, supply merupakan barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan, sedangkan demand merupakan kebutuhan pasar akan barang atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan.
Pemahaman atas kedua terminologi tersebut sangatlah penting sebelum memulai proses perencanaan atau planning, sehingga proses perencanaan dan penentuan target perusahaan dapat dilakukan secara matang, tidak terlalu tinggi sehingga memberatkan karyawan, namun juga tidak terlalu rendah sehingga perusahaan tetap mendapatkan profit yang diimpikan.
1. Supply Analysis
Proses menganalisis supply merupakan bagian penting dalam perencanaan karena dapat membantu perusahaan untuk mengetahui data ketersediaan sumber daya dan kebutuhan tenaga kerja saat ini dan di masa depan.
Sebagai contoh, seorang HR manager yang mempunyai data jumlah karyawan beserta statistik turnover karyawan dapat memprediksi kapan membuka lowongan baru untuk mengisi kekosongan atau menambah data yang tersedia dalam talent pool sehingga perusahaan tidak akan menghadapi masalah dimana sebuah tim kekurangan SDM.
Talent Pool: Definisi, Manfaat, dan Cara Membangun dalam Perusahaan
2. Demand Analysis
Analisis demand atau permintaan juga merupakan bagian penting dalam planning. Hal ini optimal untuk memastikan karyawan memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi kebutuhan customer pada saat ini dan pada periode yang akan datang.
Dengan menganalisis data penjualan yang ada, perusahaan dapat memprediksi kebutuhan pelanggan dan mengaplikasikan strategi yang tepat untuk memenuhi permintaan tersebut.
Sebagai contoh, seorang manajer penjualan yang memiliki data trend penjualan produk selama beberapa tahun terakhir dapat menggunakan analisis demand untuk memprediksi permintaan produk di masa depan.
Dengan demikian, perusahaan dapat mempersiapkan produksi dengan jumlah yang tepat dan melakukan promosi atau pemasaran yang efektif untuk memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Hal ini dapat membantu perusahaan menghindari masalah stok barang yang berlebihan atau kekurangan stok sehingga meningkatkan customer experience.
Baca juga: Employee Experience vs People Experience
3. Gap Analysis
Analisis Gap atau analisis perbedaan antara supply dan demand merupakan solusi yang lebih holistik dalam perencanaan bisnis. Proses ini dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi sejauh mana target yang telah ditentukan dapat dicapai.
Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran dapat melakukan analisis gap penjualan terhadap target tahunan untuk melihat sejauh mana performance bisnis perusahaan saat ini. Dalam proses in ini, manajer dapat mengevaluasi kinerja penjualan perusahaan saat ini dan mencari tahu seberapa jauh lagi target harus dicapai, sampai dengan strategi-strategi tambahan yang mungkin perlu dilakukan.
Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan penyesuaian strategi pemasaran agar lebih efektif untuk mencapai tujuan tersebut seperti memperluas jangkauan produk, menambah channel distribusi, atau meningkatkan kualitas produk. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk tetap kompetitif dan relevan di pasar.
Baca juga: 4 Strategi HR dalam Ramadhan 2023
4. Solution Analysis
Dalam analisis solusi, perusahaan melakukan evaluasi untuk menemukan solusi terbaik dalam menyelesaikan masalah atau memenuhi kebutuhan. Metode ini melibatkan pengumpulan data, identifikasi masalah, dan pengujian solusi yang berpotensi efektif.
Penggunaan metode ini dapat dilaksanakan setelah mencoba ketiga metode sebelumnya namun belum ada perbaikan yang signifikan. Salah satu cara yang perusahaan dapat lakukan adalah menggunakan analisis solusi dengan AB testing untuk menemukan strategi yang lebih efektif dalam mencapai target yang telah ditetapkan.
Dalam AB testing, perusahaan menguji dua solusi atau strategi yang berbeda secara bersamaan dan membandingkan hasilnya. Dengan melakukan ini, perusahaan dapat menentukan solusi atau strategi mana yang lebih efektif untuk mengatasi masalah atau mencapai tujuan.
Talentics Insight: Data Planning Skill dari Jobseeker di Indonesia
Planning skill merupakan kemampuan yang penting dalam merencanakan keputusan dan mengelola sumber daya secara tepat. Menurut hasil analisis oleh praktisi Talentics terhadap General Competency Test, tingkat pendidikan seseorang memiliki pengaruh positif terhadap naiknya rata-rata kemampuan untuk merencanakan secara efektif, meskipun peningkatannya tidak terjadi secara drastis.
- 49.65 untuk lulusan Sekolah Menengah Atas/Sederajat
- 50.85 untuk lulusan D3
- 51.07 untuk lulusan S1
- 52.96 untuk lulusan S2 dan S3
Berdasarkan gender, laki-laki memiliki rata-rata kemampuan perencanaan sekitar 3-4 poin lebih tinggi daripada perempuan dengan detail
- 54.05 untuk laki-laki
- 50.57 untuk perempuan
Adapun data yang dianalisis berasal dari 1995 total individu dengan persentase 43% laki-laki dan 57% perempuan dengan skala tertinggi pada poin 100.
Perlu diingat bahwa hasil diatas merupakan nilai rerata yang artinya setiap individu, terlepas dari tingkat pendidikan atau gender memiliki potensi untuk memiliki planning skill yang lebih tinggi dalam bekerja secara profesional.
Cara Meningkatkan Kemampuan Planning
Mengetahui kualitas perencanaan rata-rata orang Indonesia yang masih cukup lemah pada kisaran poin 50, maka berikut beberapa cara yang dapat diimplementasikan untuk meningkatkan kemampuan merencanakan dengan lebih optimal:
- Ketahui kekuatan dan kelemahan pribadi dalam proses merencanakan.
- Pahami adanya kesulitan dalam merencanakan sebagai bagian dari prosesnya.
- Jangan terjebak dalam pemikiran "semua atau tidak sama sekali" dalam merencanakan.
- Mintalah saran dan pandangan dari orang lain yang ahli dalam merencanakan.
- Terus mencoba dan tingkatkan kemampuan dalam merencanakan.
Baca juga: Pentingnya Decision-Making Skill di Dunia Kerja
Kesimpulan
Perencanaan sangat penting bagi perusahaan untuk tetap agile dan kompetitif di lingkungan bisnis yang cepat berubah dan kompetitif saat ini. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas karyawan.
Perencanaan yang efektif memerlukan keseimbangan antara analisis supply dan demand untuk memastikan bahwa target dapat dicapai tanpa memberatkan karyawan. Empat metode perencanaan termasuk analisis pasokan dan permintaan, analisis kesenjangan, dan analisis solusi.
Mengetahui rata-rata data yang masih cukup rendah untuk kemampuan perencanaan, penting untuk memiliki karyawan dan manajer dengan kemampuan planning yang diatas rata-rata. Gunakan General Competency Test dari Talentics.id sebagai langkah awal untuk membuat perusahaan lebih agile dengan hanya merekrut staff dan manajer yang memiliki kemampuan perencanaan terbaik.
References:
Harvard Business Review – A Way to Plan If You’re Bad at Planning
Indeed – Planning skills: definition and examples
Society of Human Resources Management – Practicing the Discipline of Workforce Planning
Wallstreet Mojo – Demand and Supply Analysis
Image Copyright – This is Engineering via Pexels
Talentics General Competency Test Internal Data
