Dalam beberapa tahun terakhir, kecanggihan teknologi telah merambah berbagai sektor, mendorong para profesional untuk menggeser pemahamannya bahwa data bukan hanya sebagai angka, melainkan sebagai pendorong strategis berbagai keputusan perusahaan. Transformasi ini tidak terkecuali di ranah human capital atau human resources.
Dalam wilayah ini, salah satu terminologi yang mencuat dan cukup sering dibincangkan adalah People Analytics. Istilah ini menjadi penanda langkah revolusioner dalam mengoptimalkan kebijakan dan keputusan di bidang HR. Melibatkan pemanfaatan data secara mendalam, People Analytics bukan sekadar alat bantu, melainkan kunci keberhasilan untuk merespon dinamika organisasi secara efisien dan inovatif.
Daftar Isi:
Apa itu People Analytics?
People Analytics adalah pendekatan analitis yang memanfaatkan data karyawan untuk membentuk kebijakan, strategi, dan pengambilan keputusan di bidang HR. pendekatan ini bukan hanya mengumpulkan data, melainkan menggali trend mendalam dari informasi tersebut untuk mendukung berbagai aspek, termasuk rekrutmen, retensi, pengembangan, dan kesejahteraan karyawan.
Misalnya, dalam rekrutmen, People Analytics dapat membantu HR mengidentifikasi pola kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Melalui analisis data, HR dapat menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu perekrutan, seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, atau skill tertentu.
Selain itu, dalam aspek retensi, People Analytics dapat mengidentifikasi tren turnover dan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap kepuasan atau ketidakpuasan karyawan. Dengan demikian, HR dapat merancang program retensi yang lebih tepat sasaran.
Baca juga: 4 Data Statistik HR dalam Employee Retention
5 Tahapan Penerapan People Analytics
Penerapan People Analytics adalah perjalanan komprehensif yang mengharuskan keterlibatan dalam beberapa tahapan, yang tentunya tidak dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Dalam proses ini, beragam stakeholder ikut terlibat, tidak terbatas hanya pada divisi HR. Setiap tahapan dirancang dengan cermat untuk memastikan bahwa pengambilan keputusan berbasis data dapat berjalan efektif dan mendukung tujuan organisasi secara menyeluruh.
1. Manajemen Data
Sebelum terjun pada ranah people analytics, bahkan sebelum memasuki ranah analisis apapun, landasan utama yang perlu diperhatikan adalah manajemen data yang tepat. Manajemen data bukan hanya sekadar praktik pengumpulan data, namun merupakan proses untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan seragam, akurat, konsisten, dan lengkap.
Membangun program pengelolaan data yang profesional akan adalah hal yang sangat krusial sebagai langkah pertama, terutama jika belum pernah dilakukan sebelumnya. Program ini adalah panduan yang merinci kebijakan-kebijakan yang menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas aspek-aspek data, termasuk akurasi, aksesibilitas, konsistensi, dan kelengkapan.
Pada tahap ini, penyelarasan definisi data juga menjadi suatu keharusan. Kolaborasi yang erat dengan departemen IT menjadi penting karena merekalah yang bertanggung jawab atas implementasi definisi-definisi ini dalam sistem HR.
Dengan fondasi data yang kini lebih akurat, lengkap, dan terdefinisi dengan baik, organisasi siap untuk menyajikan analisis yang mendalam dan komprehensif melalui laporan dan dashboard HR. Inilah yang memberikan pemahaman yang lebih baik kepada bisnis melalui data dan angka yang relevan, membuka pintu menuju penerapan People Analytics yang efektif.
2. Pembuatan Dashboard
Setelah fondasi solid manajemen data terbentuk, langkah berikutnya dalam penerapan People Analytics adalah pembuatan dashboard. Penting untuk menjadikan fokus pembuatan dashboard berlandaskan kebutuhan spesifik. Sebagai contoh, dalam lingkup HR, ada beberapa proses HR yang relevan seperti proses rekrutmen, presensi karyawan, turnover karyawan, hingga tingkat employee engagement.
Baca juga: 9 Program untuk Meningkatkan Employee Engagement
Dalam membangun dashboard ini, kerjasama yang erat dengan departemen IT sangat diperlukan. Hal Ini bertujuan untuk memastikan bahwa dashboard yang dikembangkan tidak hanya memenuhi kebutuhan, tetapi juga dapat digunakan secara efektif. Penting untuk memastikan bahwa dashboard yang dibuat tidak hanya berupa angka-angka, namun juga mengkombinasikan penggunaan grafik dan chart yang memberikan informasi yang mudah dibaca oleh berbagai pengguna. Hal ini penting untuk memastikan bahwa informasi yang disajikan tidak hanya akurat tetapi juga mudah dipahami oleh berbagai lapisan pengguna di dalam organisasi.
Selain itu, pengaturan akses juga harus menjadi pertimbangan. Memastikan bahwa tingkat akses diatur dengan baik akan memastikan bahwa setiap pemangku kepentingan memiliki akses yang sesuai dengan tanggung jawab dan kebutuhan kerjanya. Keseluruhan proses pembuatan dashboard harus dirancang dengan cermat untuk memastikan memberikan nilai tambah dan kemudahan bagi seluruh organisasi.
3. Menggunakan Data untuk People Analytics
Dashboard yang telah dibuat dapat mengungkap berbagai temuan, seperti tren kenaikan karyawan yang resign pada periode tertentu, persentase absensi yang tinggi di beberapa divisi, hingga tingkat engagement yang rendah di beberapa tim. Dalam mengimplementasikan people analytics, penting untuk fokus pada satu aspek yang spesifik dan memulai dari satu hal dulu saja.
Lanjutkan dengan diskusi dengan subject expert seperti tim data dan HR manager untuk merinci hipotesis hingga solusi terhadap masalah yang diidentifikasi. Proses ini mungkin memerlukan sesi diskusi khusus atau meeting dalam beberapa sesi guna mendalami tren yang teridentifikasi. Beberapa kasus memerlukan Eksperimen AB testing untuk dijalankan sebagai langkah untuk mencari solusi, menemukan pendekatan terbaik dalam memperbaiki kondisi yang ada.
Penting juga untuk mengintegrasikan business knowledge yang ada dengan data yang tersedia. Langkah ini merupakan salah satu tahapan yang sangat krusial, terutama karena tim data mungkin tidak memiliki pemahaman khusus mengenai kelangsungan kinerja tim HR. Oleh karena itu, penggunaan data perlu senantiasa disinkronkan dengan pengetahuan bisnis, sehingga setiap permasalahan yang muncul dapat diatasi dengan menggunakan data yang didukung oleh pengetahuan bisnis yang mendalam dan komprehensif.
4. Penerapan Perubahan secara Berkala
Dalam perjalanan penerapan People Analytics, langkah selanjutnya yang tak kalah penting adalah memastikan bahwa temuan dan solusi yang muncul dari analisis data diimplementasikan secara konsisten dan berkala. Adapun beberapa tahapan yang esensial dalam mengintegrasikan perubahan ini dalam lingkup organisasi.
Pertama, identifikasi prioritas menjadi kunci dalam menentukan area yang membutuhkan perubahan paling mendesak dan strategis, berdasarkan hasil analisis data. Fokus pada aspek yang memiliki dampak signifikan terhadap tujuan dan kinerja organisasi.
Setelahnya, perlu dikembangkan rencana aksi yang jelas dan terukur. Rencana ini harus mencakup langkah-langkah konkret, penetapan tanggung jawab, dan jadwal waktu pelaksanaan yang terstruktur.
Melibatkan pemangku kepentingan menjadi langkah berikutnya yang tak bisa diabaikan. Diskusikan rencana aksi dan tujuan perubahan dengan departemen terkait, manajemen tingkat atas, dan tim yang akan terpengaruh.
Evaluasi dan pengukuran perubahan secara terus-menerus merupakan prinsip penting. Tetap lakukan evaluasi terhadap hasil perubahan dengan menggunakan indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam rencana aksi sebagai parameter pengukuran.
Adaptasi dan penyesuaian menjadi langkah berikutnya jika diperlukan, sejalan dengan evaluasi dan feedback yang diterima selama proses penerapan perubahan. Fleksibilitas dan keterbukaan terhadap penyesuaian adalah kunci keberhasilan.
Terakhir, komunikasi yang efektif tetap menjadi landasan. Pemahaman yang baik dari seluruh anggota organisasi dapat mencegah resistensi terhadap perubahan. Oleh karena itu, menjaga komunikasi yang terbuka dan jelas menjadi hal yang krusial.
Dengan menerapkan perubahan secara berkala dan terukur, organisasi dapat memastikan bahwa keputusan berbasis data tidak hanya menjadi analisis semata, tetapi juga mampu menciptakan perubahan yang positif dan berkelanjutan dalam mencapai tujuan bisnisnya.
5. Privasi Keamanan Data
Tahap terakhir dalam penerapan People Analytics yang tak kalah penting adalah memastikan keamanan dan privasi data perusahaan, termasuk menjaga kerahasiaan informasi dari setiap karyawan, termasuk informasi personal, gaji, rencana training dan development, serta kegiatan-kegiatan internal lainnya. Sejumlah informasi ini dapat menjadi sangat sensitif, dan penanganan yang cermat serta pengaturan akses yang tepat diperlukan untuk menjaga kepercayaan dan integritas data.
Diperlukan kebijakan keamanan data yang ketat. Hal ini mencakup pembatasan akses terhadap data yang sensitif, pengaturan hak akses yang tepat untuk setiap pengguna, dan pelaksanaan tindakan keamanan lanjutan seperti multi-factor authentication.
Selain secara internal, dibutuhkan juga penggunaan sistem keamanan siber yang handal. Implementasi teknologi keamanan seperti enkripsi data, firewall, dan antivirus menjadi langkah-langkah esensial untuk melindungi data dari ancaman eksternal.
Pelatihan dan kesadaran terhadap keamanan data juga menjadi langkah yang tidak boleh diabaikan. Melibatkan seluruh personel dalam pemahaman risiko keamanan dan praktik terbaik dapat menjadi lapisan pertahanan tambahan dalam menjaga privasi data.
Dengan menjaga keamanan data perusahaan secara holistik, organisasi dapat meminimalkan risiko terhadap pelanggaran keamanan dan membangun kepercayaan baik internal maupun eksternal terkait pengelolaan data yang cermat dan aman. Keamanan data bukan hanya tanggung jawab teknologi, tetapi juga sebuah komitmen untuk melindungi aset yang paling berharga.
Kesimpulan
People Analytics telah menjadi katalisator perubahan di ranah HR, mengubah cara profesional HR memandang data sebagai strategi kunci. Pendekatan ini menggunakan data karyawan untuk membentuk kebijakan, strategi, dan pengambilan keputusan di HR.
Lima tahapan penerapannya, dimulai dari manajemen data hingga privasi keamanan data, menciptakan perjalanan komprehensif. Melalui pembuatan dashboard dan analisis mendalam, organisasi dapat mengidentifikasi tren, memahami kebutuhan karyawan, dan merespons dinamika internal dengan efisien.
Tahap penerapan perubahan secara berkala menjadi langkah krusial, memastikan hasil analisis tidak hanya menjadi wacana semata, tetapi juga menghasilkan perubahan positif dan berkelanjutan. Terakhir, privasi keamanan data menjadi prioritas, menekankan perlunya melindungi informasi karyawan secara cermat.
Dengan demikian, People Analytics bukan hanya alat, melainkan fondasi bagi keputusan dan kebijakan HR yang inovatif dan efektif.
Image © Towfiqu Barbhuiya via Unsplash
