Memiliki karyawan yang berperan sebagai employee Ambassador dapat menjadi aset berharga bagi perusahaan. Employee Ambassadors adalah karyawan yang dengan bangga mewakili perusahaan mereka, mempromosikan budaya kerja yang positif, dan berkontribusi pada citra positif perusahaan. Bagaimana cara mengimplementasikan praktik Employee Ambassador yang efektif? Berikut 5 langkah yang dapat pertimbangkan dan disesuaikan dengan keadaan perusahaan.

Memperkenalkan Program Employee Ambassador

Program Employee Ambassador perlu diperkenalkan dengan efektif kepada seluruh karyawan. Ada beberapa pendekatan yang bisa diterapkan untuk mencapai hal ini.

Langkah pertama, program ini bisa dibuka untuk seluruh karyawan segera setelah jika para pemimpin memiliki keyakinan yang kuat bahwa banyak karyawan yang memiliki keterlibatan yang dan berminat menjadi employee ambassador. Alternatif lainnya adalah memulainya dengan merekrut sekelompok kecil karyawan yang telah terbukti sebagai pendukung aktif merek perusahaan. Kelompok ini dapat menjadi contoh sukses yang nantinya dapat diikuti oleh karyawan lainnya ketika hasil positif sudah terlihat.

Kedua, undangan untuk menjadi Ambassador bisa dilakukan secara personal melalui email atau pembicaraan langsung. Pendekatan ini memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memutuskan apakah mereka ingin menjadi bagian dari program ini. Tidak semua karyawan mungkin merasa nyaman atau berkeinginan untuk aktif mempromosikan perusahaan kepada teman atau rekan kerja mereka. Pendekatan ini menghormati pilihan pribadi mereka.

Ketiga, manfaat dari program Employee Ambassador perlu disampaikan kepada semua karyawan melalui pertemuan perusahaan dan platform internal seperti Slack atau grup Whatsapp Kantor. Proses ini penting Ini memastikan bahwa seluruh karyawan memiliki akses informasi yang jelas mengenai program ini dan tahu kepada siapa mereka harus menghubungi jika memiliki pertanyaan atau ingin bergabung.
Baca juga: 9 Program untuk Meningkatkan Employee Engagement

Latih Karyawan dengan Training yang Tepat

Penting untuk melatih karyawan agar mereka dapat dengan efektif mempromosikan perusahaan. Training ini bukan hanya tentang bagaimana menggunakan media sosial, tetapi juga tentang bagaimana mengartikulasikan nilai-nilai perusahaan dengan baik. Training idelany mencakup:

• Penggunaan Media Sosial: Meskipun banyak karyawan mungkin sudah akrab dengan platform media sosial, training ini akan membantu mereka memahami bagaimana cara terbaik untuk berbagi konten perusahaan, menggunakan tagar yang relevan, dan memaksimalkan jangkauan pesan mereka.
• Penggunaan Konten Perusahaan: Karyawan perlu diberi tahu tentang jenis konten yang bisa mereka bagikan. Ini bisa termasuk posting blog, video perusahaan, berita industri, atau prestasi perusahaan.
• Pengartikulasian Nilai Perusahaan: Karyawan harus dapat dengan jelas mengkomunikasikan nilai-nilai perusahaan kepada audiens mereka. Mereka harus tahu mengapa perusahaan ini istimewa dan apa yang membedakan dari pesaing.
• Etika Online: Training juga perlu menyentuh etika online. Karyawan harus memahami pentingnya berkomunikasi secara profesional dan menghindari kontroversi atau perilaku yang dapat merugikan reputasi perusahaan.
• Pelatihan Offline: Jika karyawan akan menjadi duta merek di acara-acara fisik atau pertemuan dengan rekan bisnis, mereka perlu diberikan pelatihan dalam berkomunikasi secara langsung. Ini termasuk bagaimana memulai dan mempertahankan percakapan yang efektif tentang perusahaan.

Dengan memberikan pelatihan yang kuat kepada karyawan, perusahaan dapat memastikan bahwa para Employee Ambassador memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mempromosikan perusahaan secara efektif. Hal ini juga akan meningkatkan citra profesionalisme perusahaan di mata publik.
Baca juga: Talent Development dalam Sudut Pandang HR

Berikan Ruang untuk Personalisasi

Penting untuk memberikan keleluasaan bagi employee ambassador mempersonalisasi pesan mereka tanpa harus mengikuti panduan dengan sama persis setiap kalimat, kata, bahkan tanda baca. Menghadirkan banyak pesan yang seragam dapat mengurangi keaslian dan mengurangi kepercayaan para pembaca.

perusahaan perlu memberi ruang agar karyawan dapat mengembangkan suara mereka sendiri yang autentik. Perspektif karyawan sering lebih dipercayai oleh audiens daripada pesan langsung dari perusahaan.

Tampung Saran Karyawan untuk Perbaikan

Setelah mengenalkan program Employee Ambassador, penting bagi perusahaan untuk mengakomodasi saran dan masukan dari karyawan. Ada beberapa langkah yang bisa diambil:

• Mendengarkan Karyawan: Perusahaan perlu membuka telinga terhadap masukan dan saran yang diberikan oleh karyawan terkait program ini. Ini mencakup ide untuk perbaikan, tambahan pelatihan yang mungkin diperlukan, atau bahkan saran untuk pendekatan yang lebih efektif.
• Sarana Komunikasi: Sebaiknya perusahaan menyediakan sarana komunikasi yang efektif, seperti email atau formulir online khusus, yang memungkinkan karyawan berbagi pemikiran mereka dengan mudah. Pastikan bahwa semua saran diterima dan dipertimbangkan.
• Pertemuan Evaluasi: Selain itu, perusahaan bisa mengadakan pertemuan evaluasi berkala dengan employee ambassador untuk mendengarkan pengalaman mereka dan mendapatkan wawasan langsung tentang perbaikan yang bisa dilakukan.

Dengan menghargai masukan karyawan, perusahaan dapat terus meningkatkan program Employee Ambassador dan memastikan bahwa ini tetap menjadi inisiatif yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan mereka. Dengan berfokus pada perbaikan berkelanjutan, program ini dapat terus berkembang dan memberikan dampak yang lebih positif bagi perusahaan.

Informasikan Perubahan dan Perbaikan

Setelah mendengarkan masukan berharga dari karyawan, langkah selanjutnya adalah menjalankan perubahan yang diperlukan dan memberi tahu mereka dengan jelas. Perusahaan perlu mengkomunikasikan perubahan ini melalui pengumuman resmi yang merinci tindakan yang akan diambil berdasarkan masukan karyawan.

Selain itu, adakan pertemuan atau webinar kelompok untuk menjelaskan perubahan secara langsung dan memberi kesempatan kepada karyawan untuk bertanya dan memberikan masukan lebih lanjut. Dokumentasi tertulis juga dapat disebarkan sebagai referensi bagi semua employee ambassador.

Terakhir, berikan umpan balik kepada karyawan tentang dampak positif dari masukan dan saran mereka, sehingga mereka merasa terlibat dalam perbaikan yang terus-menerus.

Hal ini akan memperkuat program Employee Ambassador dan memberikan manfaat yang lebih besar bagi perusahaan. Dengan pendekatan ini, program ini akan menjadi lebih efektif, terus berkembang, dan menciptakan hubungan yang kuat antara perusahaan dan karyawan.
Baca juga: Pengertian Employee Engagement dan Cara Meningkatkannya

Kesimpulan

Dalam mengimplementasikan praktik Employee Ambassador yang efektif, ada beberapa langkah kunci yang perlu dipertimbangkan. Pertama, perkenalkan program ini dengan bijak kepada seluruh karyawan, baik melalui pendekatan terbuka atau melalui seleksi awal dengan karyawan yang berpotensi. Berikan keleluasaan kepada karyawan untuk memilih menjadi bagian dari program ini.

Selanjutnya, berikan pelatihan yang komprehensif kepada para karyawan yang ingin menjadi Employee Ambassador. Ini mencakup penggunaan media sosial, penggunaan konten perusahaan, pengartikulasian nilai perusahaan, etika online, dan pelatihan offline jika diperlukan.

Selain itu, berikan ruang kepada mereka untuk personalisasi pesan mereka agar tetap autentik. Tampung saran karyawan untuk perbaikan program, dengan mendengarkan mereka, menyediakan sarana komunikasi yang efektif, dan mengadakan pertemuan evaluasi berkala.

Terakhir, setelah mengimplementasikan perubahan berdasarkan masukan karyawan, perusahaan perlu secara transparan menginformasikan perubahan tersebut kepada semua employee ambassador. Dengan mengikuti praktik-praktik ini, program Employee Ambassador akan terus berkembang, memberikan dampak positif bagi perusahaan, dan memperkuat hubungan antara perusahaan dan karyawan.

Image © Andrea Picquadio via Pexels