Sebagai Praktisi HR, menyadari bahwa mengembangkan employee engagement survey merupakan langkah krusial dalam memahami dinamika perusahaan secara lebih mendalam. Panduan ini ditujukan untuk memberi arahan dalam merancang survei yang tak hanya komprehensif, tetapi juga memiliki efek positif dalam menghimpun data berharga.

Survey karyawan yang dilakukan idealnya mencakup keseluruhan dinamika perusahaan, mulai dari bagaimana karyawan diapresiasi, melihat elemen yang telah berjalan baik dan perlu dipertahankan, hingga elemen yang perlu ditingkatkan.

Dengan pendekatan ini, survei keterlibatan karyawan akan menjadi alat yang kuat dalam menggali insight yang lebih mendalam mengenai kesejahteraan karyawan dan berpotensi menginspirasi perubahan positif dalam lingkungan kerja.

1.  Mengembangkan Konten Survey

Memahami bahwa hasil survei karyawan yang akurat sangat bergantung pada penyusunan konten yang tepat. Konten yang dirancang dengan cermat memainkan peran penting dalam memastikan data yang terkumpul relevan dan bermanfaat. Penyusunan konten yang tepat membantu meminimalkan bias dan menghasilkan jawaban yang lebih obyektif serta sesuai dengan dinamika organisasi.

Dengan mengikuti panduan penyusunan konten yang sesuai, dapat memastikan bahwa pertanyaan survei benar-benar memberikan informasi yang insightful, dapat diandalkan, dan berdampak pada pengambilan keputusan perusahaan yang lebih baik.

• Membuat Pertanyaan dari Perilaku yang Dapat Diamati
  Saat merancang konten survei, hindari pertanyaan yang mengarah pada spekulasi tentang pemikiran atau motif individu. Sebagai contoh, dalam sektor retail, tanyakan kepada karyawan seberapa sering rekan kerja mereka membantu mengatasi kesulitan dalam pekerjaan. Dengan fokus pada perilaku konkret yang dapat diamati, jawaban menjadi lebih objektif dan memberikan gambaran nyata mengenai interaksi dan kolaborasi di tempat kerja.
• Membuat Pertanyaan yang Hasilnya Dapat Diverifikasi
  Persiapkan pertanyaan yang hasilnya akan berupa fakta yang dapat diverifikasi agar memberikan validitas dan akurasi pada hasil survei. Dalam tim customer service, tanyakan seberapa sering karyawan menerima pelatihan baru dan apakah pelatihan tersebut meningkatkan kualitas pelayanan. Data pelatihan dan umpan balik pelanggan dapat memvalidasi hasil survei.
• Fokus pada Konten Pertanyaan yang Sesuai dengan Tujuan Perusahaan
  Penting untuk mengaitkan pertanyaan dalam survei dengan tujuan perusahaan. Misalnya, dalam lingkungan startup teknologi, pertanyaan tentang sejauh mana karyawan merasa dukungan dari alat kerja sehari-hari seperti akses ke aplikasi Slack atau aplikasi kolaborasi lainnya, dapat memberikan wawasan tentang efisiensi komunikasi dan keterlibatan tim.
  Contoh lain dalam lingkungan bisnis manufaktur, pertanyaan seputar kepuasan karyawan terhadap proses produksi dapat memberikan wawasan tentang efisiensi dan kualitas produksi. Konten yang dibuat sebaiknya secara langsung terkait dengan aspek yang relevan untuk pencapaian tujuan bisnis.

2.  Menentukan Struktur dan Format yang Tepat

Setelah konten yang relevan telah dikembangkan, langkah berikutnya adalah memastikan struktur dan format survei yang sesuai. Struktur dan format yang tepat adalah kunci untuk memastikan bahwa survei dapat diisi dengan mudah dan akurat oleh responden.

Dengan menyusun survei secara teratur dan logis, akan lebih mudah bagi para karyawan untuk memahami pertanyaan dan memberikan respon yang lebih akurat. Selain itu, format yang baik juga membantu mengurangi kelelahan dan kebingungan yang mungkin muncul saat menjawab survei, sehingga meningkatkan partisipasi dan kualitas data yang terkumpul.

• Pertahankan Bagian Tanpa Label yang Spesifik
  Pertahankan bagian tanpa label dan informasi tentang kelompok pertanyaan secara spesifik, seperti grup pertanyaan di halaman tertentu merupakan pertanyaan khusus yang dilabeli pertanyaan tentang team work, growth, atau recognition dari rekan kerja dan atasan. Tujuannya adalah untuk mengurangi potensi bias yang dapat mempengaruhi pemikiran responden.
  Dengan menghindari pengelompokan yang terlalu spesifik, responden cenderung memberikan respon yang lebih objektif dan sesuai dengan pandangan mereka.
  Sebagai contoh, dalam survei kepuasan karyawan di sebuah startup teknologi, penghindaran penggunaan label pada setiap bagian akan mencegah terbentuknya persepsi bahwa beberapa aspek dianggap lebih dominan dibandingkan yang lain, seperti growth dan development  yang mungkin  lebih penting dibanding aspek-aspek lain.
• Usahakan Panjang dan Kerumitan Setiap Pertanyaan Tidak Begitu Berbeda
  Memperhatikan panjang dan tingkat kesulitan pertanyaan dalam survei tagar tidak memiliki perbedaan yang sangat signifikan dilakukan untuk menghindari respons yang tidak konsisten dari responden, baik pada jenis pertanyaan terbuka maupun tertutup dengan pilihan ganda.
• Bagian Pengisian Informasi Karyawan Ditempatkan Di Bagian Terakhir
  Penempatan pertanyaan mengenai informasi karyawan di bagian akhir survei berarti menempatkan pertanyaan mengenai demografi dan informasi pribadi responden sebagai bagian terakhir dari survei.
  Dengan menempatkan pertanyaan tentang jenis kelamin, usia, jabatan, divisi, serta informasi penting lainnya di akhir survei akan membantu membangun kepercayaan dimana responden merasa lebih aman dalam menjawab pertanyaan seputar pekerjaan mereka sebelum memberikan informasi pribadi.

3.  Pemilihan Tata-Bahasa yang Efektif

Tidak hanya konten dan format yang harus diperhatikan, tetapi juga penggunaan tata-bahasa yang tepat. Bahasa yang digunakan dalam survei memiliki dampak yang signifikan terhadap respon yang diberikan oleh karyawan. 

• Menghindari Istilah yang Memicu Asosiasi Kuat
  Prinsip ini menekankan pentingnya menghindari penggunaan istilah dalam survei yang memiliki asosiasi kuat, terutama yang dapat memicu asosiasi gender atau etnis tertentu, sehingga berpotensi mempengaruhi hasil respon menjadi lebih positif untuk golongan atau gender tertentu.
  Contoh: Dalam sebuah survei evaluasi kinerja, penggunaan istilah "berani mengambil keputusan" cenderung terasosiasi lebih positif bagi laki-laki dan "memahami isu-isu kompleks" cenderung terasosiasi lebih positif untuk perempuan.
  Sebagai solusinya, istilah yang dapat menjadi bias tersebut dapat direvisi menjadi "Memiliki kemampuan untuk membahas isu-isu yang kompleks secara presisi dan jelas".
  Istilah-istilah dengan asosiasi pada grup tertentu bisa secara tidak sadar mempengaruhi pandangan atau penilaian responden terhadap pertanyaan, sehingga menghasilkan informasi yang tidak mewakili pandangan sebenarnya.
• Formulasi 30% Jawaban dengan Tonality Negatif
  Konsep ini melibatkan merancang sekitar 30% pertanyaan dengan pengharapan jawaban yang menggunakan tonalitas negatif. Pemilihan Ini bertujuan untuk menghindari efek bias positif yang mungkin muncul dalam tanggapan karyawan dalam survei Employee Engagement apabila semua pertanyaan memiliki tonality yang positif.
  Formulasi Ini memungkinkan Praktisi HR untuk mendapatkan wawasan yang lebih menyeluruh dan jujur tentang isu-isu yang mungkin tidak terungkap dengan pertanyaan berkonotasi positif.
  “Seberapa sering Anda merasa kurang diakui atas kontribusi Anda dalam pekerjaan?" adalah contoh pertanyaan dengan desired answer menggunakan tonalitas negatif.
  Baca juga: Menerapkan Emotional Intelligence di Perusahaan
• Hindari Menggabungkan Hal yang Tidak Terkait dalam Satu Pertanyaan
  Prinsip ini menekankan pentingnya merancang pertanyaan yang fokus pada satu topik spesifik, dan menghindari menggabungkan aspek-aspek yang tidak terkait dalam satu pertanyaan. Tujuannya adalah untuk menghindari kebingungan dan memastikan respon yang akurat.
  Pertanyaan yang disarankan: "Seberapa sering Anda merasa rekan kerja memberikan dukungan dalam mencapai target pekerjaan?"
  Pertanyaan yang tidak disarankan: "Apakah Anda merasa puas dengan rekan kerja Anda dan tingkat kepuasan Anda dengan perusahaan?"

4.  Panduan Pengukuran yang Cermat dan Akurat

Pengukuran yang tepat dan cermat memberikan pandangan yang mendalam tentang aspek-aspek yang mempengaruhi keterlibatan, memberi landasan bagi pengambilan keputusan yang terinformasi, serta membantu merumuskan strategi dan tindakan yang relevan untuk meningkatkan performa dan iklim kerja secara keseluruhan.

• Buat Skala Respon dengan Angka pada Interval yang Teratur
  Sangat disarankan untuk untuk merancang skala respon dengan angka pada interval yang teratur dan hanya menggunakan kata-kata di setiap batas atas dan bawah dari pilihan.
  Selain mempermudah penyusunan skala, hal ini dapat menghindari komplikasi penggunaan kata-kata yang berbeda pada setiap opsi respon dari setiap pertanyaan, yang pada akhirnya berakibat pada penurunan distorsi pada pembacaan hasil survei dan memungkinkan analisis statistik yang lebih akurat.
  Contoh yang disarankan:
  Berikan penilaian Anda akan kompetensi manajer dalam memberikan tugas dan arahan yang jelas:
  (5) Sangat Kompeten
  (4)
  (3)
  (2)
  (1) Tidak Kompeten
  Contoh tidak yang disarankan:
  Berikan penilaian Anda akan kompetensi manajer dalam memberikan tugas dan arahan yang jelas:
  (5) Sangat kompeten
  (4) Kompeten
  (3) Cukup kompeten
  (2) Kurang Kompeten
  (1) Tidak Kompeten
  Baca juga: 9 Metrics yang Perlu Diperhatikan Dalam Proses Rekrutmen
• Gunakan Skala Respon untuk Menilai Frekuensi
  Bagian ini menyarankan untuk menggunakan skala respon yang meminta responden untuk memperkirakan frekuensi tertentu, dibanding penggunaan kata “selalu atau tidak pernah”.
  Membuat responden memberikan perkiraan frekuensi dengan persentase atau penilaian dengan angka dapat mengurangi bias dalam respons dan menghasilkan data yang lebih dapat diandalkan.
  Dalam survei motivasi karyawan, pertanyaan seperti "Berapa persen anggota di tim Anda memiliki pekerjaan berkualitas tinggi?" lebih dapat menghasilkan respons yang tidak bias dibandingkan dengan pertanyaan yang mengajak responden untuk mengukur sejauh mana mereka setuju jika anggota tim nya produktif atau tidak.
• Usahakan Opsi yang Tersedia berjumlah Ganjil
  Menggunakan satu skala respon tunggal dengan opsi yang jumlahnya ganjil seperti 3, 5, atau 7 sehingga dapat memberikan kemungkinan bagi responden untuk menyatakan pendapat secara lebih netral. Hal ini juga mempermudah perbandingan kuantitatif antara item yang berbeda.
• Hindari Pertanyaan yang Memerlukan Penyusunan Peringkat
  Penelitian yang dilakukan Harvard Business Review menunjukkan bahwa respons terhadap pertanyaan semacam ini dipengaruhi oleh berbagai faktor, termasuk urutan dan jumlah item yang diminta untuk diurutkan.
  Jenis Pertanyaan semacam ini juga dapat mengganggu respons pada pertanyaan berikutnya, karena mereka telah memiliki predisposisi akan pentingnya suatu hal dibanding hal yang lain.

5.  Panduan Administrasi Pelaksanaan

Setelah merancang dan merumuskan pertanyaan survei dengan cermat, langkah berikutnya dalam merancang survei Employee Engagement adalah memastikan administrasi yang efektif.

Pengukuran yang akurat dan bermakna memerlukan proses administrasi yang hati-hati dan tepat. Inilah mengapa langkah-langkah dalam mengelola survei, mulai dari menjaga kerahasiaan hingga memastikan kuesioner dapat diisi dengan mudah, memiliki dampak signifikan terhadap kualitas data yang diperoleh.

• Jaga Kerahasiaan Nama Responden
  Responden cenderung lebih bersedia berpartisipasi dalam survei jika mereka yakin bahwa kerahasiaan personal terjamin. Kerahasiaan ini memastikan bahwa responden merasa aman untuk memberikan tanggapan yang jujur dan tidak terpengaruh oleh ketakutan akan konsekuensi atau pengidentifikasian oleh rekan kerja atau atasan yang bisa saja intimidatif.
• Hasil Analisis Berdasarkan Departemen, Bukan Individu
  Menganalisis hasil survei pada tingkat departemen memungkinkan perusahaan memahami perbedaan keterlibatan di berbagai bagian organisasi. Ini membantu dalam perumusan rencana tindakan yang lebih spesifik dan efektif.
  Perlu diingat bahwa survei ini dilaksanakan  bukan untuk mempersekusi individu tertentu, namun melihat hal-hal yang baik dan yang perlu diperbaiki dari setiap departemen, divisi, atau tim agar kinerja perusahaan secara keseluruhan dapat berjalan lebih baik.
• Dapat Diselesaikan Kurang dari 30 Menit
  Survei yang terlalu panjang dapat menyebabkan tingkat respons yang rendah dan respons yang kurang jujur. Waktu penyelesaian yang masuk akal dibawah 30 menit memastikan partisipasi yang lebih baik dan respon yang lebih akurat.

Talentics Memiliki Employee Engagement Survey yang Siap Digunakan

Talentics menawarkan Survei Employee Engagement yang siap pakai yang difokuskan pada engagement, satisfaction, dan eNPs (Employee Net Promoter Score). Survei ini memberikan analisis mendalam tentang keterlibatan karyawan, mengukur hubungan emosional mereka dengan pekerjaan dan komitmen terhadap organisasi.
Baca juga: Psikotes Online 101: Apa itu, keunggulan, dan serba-serbinya

Selain itu, survei ini menilai kepuasan kerja pada berbagai aspek seperti lingkungan kerja, manajemen, kompensasi, dan peluang pertumbuhan. Lebih lanjut, metrik eNPs mengukur sejauh mana karyawan bersedia merekomendasikan perusahaan kepada orang-orang disekitarnya.

Manfaat utama dari Survei Employee Engagement yang disediakan oleh Talentics adalah memberikan para praktisi HR alat yang kuat untuk mengarahkan rencana pengembangan karyawan dengan mudah. Dengan menggunakan dashboard dan analisis yang mudah dipahami, para praktisi HR dapat dengan cepat mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian lebih, seperti tingkat engagement yang rendah atau masalah kepuasan spesifik.

Data yang terstruktur dan visual membantu dalam mengambil keputusan yang terinformasi, merencanakan inisiatif pengembangan yang sesuai, serta memantau hasil dari langkah-langkah yang diambil. Ini tidak hanya menghemat waktu dan upaya, tetapi juga memastikan bahwa upaya pengembangan karyawan didasarkan pada informasi yang akurat dan relevan, berkontribusi pada peningkatan performa perusahaan secara keseluruhan.

References:

Harvard Business Review – Getting the Truth into Workplace Surveys
Harvard Business Review – How Gender Bias Corrupts Performance Reviews
Harvard Business Review – The Different Words We Use to Describe Male and Female Leaders

Image ©  Kindel Media via Pexels