Seringkali kita melihat contoh onboarding pada berbagai platform media sosial seperti Linkedin atua Instagram di mana karyawan yang baru diterima dengan sambutan yang hangat dan penuh perhatian. Mereka sering kali diberikan paket yang berisi perangkat kerja seperti laptop, kartu identitas, dan beberapa souvenir kecil  perusahaan. Namun, perlu diketahui bahwa proses onboarding tidak hanya terlihat dari hal-hal fisik semata.

Artikel ini akan membahas definisi onboarding, manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan, serta merinci  empat strategi yang dapat diterapkan mulai dari sebelum karyawan memulai pekerjaan hingga 90 hari pertama mereka bekerja. Dapatkan wawasan yang mendalam dan praktis untuk memastikan proses onboarding yang sukses dan mendorong kesuksesan jangka panjang bagi perusahaan.

Apa itu Onboarding Karyawan?

Dalam dunia kerja, proses onboarding karyawan merujuk pada serangkaian kegiatan yang dirancang untuk memperkenalkan, membimbing, dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan.

Proses Ini mencakup semua hal yang berkaitan dengan karyawan baru, mulai dari administrasi dan pemenuhan persyaratan formal, hingga pengenalan terhadap budaya perusahaan, struktur organisasi, dan tugas-tugas pekerjaan yang akan menjadi tanggungjawab selama bekerja

Manfaat Proses Onboarding

Onboarding berperan penting dalam membantu karyawan baru merasa diterima, nyaman, dan siap untuk berkontribusi secara efektif dalam lingkungan kerja yang baru yang pada pelaksanaannya ternyata menguntungkan perusahaan juga, jadi manfaatnya dapat dirasakan oleh perusahaan secara keseluruhan:

1.   Mempercepat Integrasi Karyawan Baru ke dalam Tim

Proses onboarding yang efektif dapat mempercepat integrasi karyawan baru ke dalam tim. Karyawan baru akan merasa diterima dan nyaman dalam lingkungan kerja yang baru, memungkinkan mereka untuk dengan cepat beradaptasi dan membangun hubungan yang baik dengan tim. Hal ini membantu menciptakan kerjasama yang efisien dan meningkatkan kolaborasi antara anggota tim.

2.   Meningkatkan Retensi Karyawan

Survey yang dilakukan oleh Brandon Hall Group menyatakan bahwa Onboarding yang optimal meningkatkan retensi karyawan sampai 82%. Ketika karyawan baru merasa didukung dan diberikan pemahaman yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab mereka, mereka cenderung lebih puas dan terikat dengan perusahaan. Hal ini mengurangi tingkat turnover dan biaya yang terkait dengan perekrutan dan pelatihan karyawan baru secara berulang.

3.   Membangun Employer Branding

Onboarding yang efektif juga membantu employer branding perusahaan sebagai tempat kerja yang baik. Ketika karyawan baru merasa didukung dan diperlakukan dengan baik dari hari pertama bekerja, mereka tidak akan ragu untuk berbagi pengalaman positif mereka dengan sekitarnya. Hal ini dapat meningkatkan daya tarik perusahaan bagi calon karyawan dan memperkuat citra perusahaan sebagai tempat yang ramah, inklusif, dan memberikan kesempatan pengembangan karier yang baik.

4.   Memperbaiki Customer Experience

Ketika karyawan baru telah terintegrasi dengan baik ke dalam tim dan memiliki pemahaman yang jelas tentang peran mereka, mereka dapat memberikan pelayanan yang lebih optimal kepada para pelanggan.

Hal ini dapat terjadi karena karyawan merasa lebih percaya diri dalam menghadapi situasi yang mungkin timbul dan mampu memberikan solusi dengan lebih baik. Hal ini membantu membangun reputasi perusahaan sebagai penyedia layanan yang berkualitas tinggi dan memuaskan pelanggan.

Berapa Lama Proses Onboarding Karyawan Perlu Dilakukan?

Proses onboarding karyawan idealnya tidak selesai dalam 1-2 hari saja, namun terdiri dari tahapan yang perlu dilakukan secara berkesinambungan. Durasi proses onboarding dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan peran karyawan, meskipun secara general berlangsung antara beberapa minggu hingga beberapa bulan.

4 Strategi Onboarding Karyawan

Tahapan-tahapan penting dalam proses onboarding meliputi pengenalan kantor (untuk model kerja Work From Office), pengenalan tim, pemahaman tugas dan tanggung jawab, serta informasi mengenai peraturan dan prosedur perusahaan yang terbagi menjadi 4 fase, yaitu: 

1.   Sebelum Karyawan Masuk

Sebelum karyawan baru memulai pekerjaannya, perusahaan mempersiapkan segala hal yang diperlukan untuk memastikan proses onboarding yang lancar. Mereka dapat mengirimkan dokumen kontrak, formulir administrasi, dan petunjuk penggunaan sistem internal secara elektronik, sehingga karyawan dapat melengkapi semua persyaratan sebelum hari pertama mereka.

Perusahaan juga dapat memberikan panduan yang jelas mengenai kebijakan, prosedur, dan harapan yang ada di perusahaan ketika pada saat yang sama mempersiapkan barang-barang yang akan digunakan dalam pada hari pertama seperti tempat kerja apabila bekerja dari kantor,barang elektronik yang akan digunkanan seperti laptop, akses email beserta aplikasi yang akan digunakan, dan ID card. 

2.   Hari Pertama

Karyawan baru diperkenalkan dengan lingkungan kerja mereka. Jika mereka bekerja di kantor, mereka akan diajak berkeliling dan diperkenalkan kepada anggota tim serta atasan langsung mereka. Mereka juga diberikan pengantar mengenai budaya perusahaan, nilai-nilai, dan tujuan organisasi.

Selain itu, mereka akan diberikan akses ke sistem dan perangkat yang diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka. Jika mereka bekerja secara virtual atau hybrid, mereka akan mengikuti sesi pengenalan virtual yang mencakup presentasi, video, atau konferensi dengan anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya.

3.   Minggu Pertama

Karyawan  baru akan mendapatkan pemahaman yang lebih rinci tentang perusahaan dan tanggung jawab pekerjaan mereka. Mereka akan diperkenalkan secara lebih mendalam dengan prosedur operasional, alur kerja, dan sistem yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Selain itu, mereka juga akan mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan peran mereka untuk memastikan bahwa mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan.

Dalam tahap ini, karyawan baru juga dapat memiliki mentor atau buddy yang membantu mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja baru dan menjawab pertanyaan yang mungkin timbul. Mentor atau buddy ini dapat memberikan panduan, berbagi pengalaman, dan membantu karyawan baru merasa lebih nyaman dan terhubung dengan tim.

4.   Minggu Kedua –  90 Hari

Proses onboarding karyawan berlanjut hingga hari ke-90. Karyawan baru akan terus mendapatkan dukungan dan pembimbingan dari tim dan perusahaan, terlibat dalam tugas yang semakin kompleks, dan menerima feedback reguler. Mereka juga akan berkolaborasi dengan anggota tim lainnya, berpartisipasi dalam pertemuan tim, dan berkontribusi dalam proyek dengan skala yang lebih masif.

Pada proses ini, perusahaan idealnya terus memberikan dukungan, mentorship, dan peluang pengembangan kepada karyawan baru. Dengan demikian, proses onboarding tidak hanya fokus pada aspek administratif, tetapi juga memungkinkan karyawan baru tumbuh, beradaptasi, dan berkontribusi dalam lingkungan kerja yang baru, serta membantu perusahaan mengoptimalkan potensi karyawan baru dan menciptakan budaya yang inklusif dan produktif.

Kesimpulan

Proses onboarding karyawan merupakan langkah penting dalam memperkenalkan, membimbing, dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan yang bermanfaat untuk mempercepat integrasi karyawan, meningkatkan retensi, membangun reputasi perusahaan, dan memperbaiki pengalaman pelanggan. Tahapannya meliputi persiapan sebelum masuk, pengenalan pada hari pertama, minggu pertama, dan minggu kedua hingga hari ke-90.

References:

Asana – Hire, onboard, and support your team
Brandon Hall Group – The True Cost of a Bad Hire
Oak – How Employee Engagement Boosts Productivity Levels
Oak – 24 Shocking Employee Onboarding Statistics You Need to Know in 2023
Trackstar Hire – Employee Onboarding 101: From Day 0 to Day 90 and Beyond

Image Copyright Thirdman Via Pexels